Чем agile-концепция офисов разочаровала собственников компаний

Вышли в космос

Когда-то open space считался прорывом – после кабинетной системы советских учреждений «френдли-офисы» с топами и рядовыми сотрудниками в одном пространстве казались чем-то невероятным. Сломав до основания стены и коридоры, минимизировав потери площадей, собственники компаний строили новый мир с возможностью разместить на том же количестве метров больше персонала, упростить коммуникацию, сократить дистанцию от одного сотрудника до другого.

Нравилось это всем, кроме 85% сотрудников, едва ли считавших open space с отсутствием личного пространства эффективной офисной планировкой. Недовольство пользователей неоднократно подтверждали профильные опросы и анкетирования, топ-менеджеры и HR-специалисты забили тревогу. По идее, помочь могли бы переговорные зоны, став – хотя бы временно – пространствами для вдумчивой, сосредоточенной работы. Но переговорки проектировались по остаточному принципу, их было мало, и годились они именно для переговоров, а не для того, чтобы работать в уединении или трудиться над проектом в небольших группах. Ничего другого в принципе не было. Не идти же на кухню, чтобы сделать конфиденциальный звонок.

Не только интерьер

До сих пор не выработано универсального мнения о том, какой офис считать более эффективным, – кто-то, оставляя открытое пространство, добавляет в него различные функциональные зоны, кто-то берет за основу кабинетную систему и разряжает ее лаунж-зонами. Год назад головной офис Kinnarps в Швеции провел масштабное исследование, на вопросы об организации пространства ответили административные директора 230 международных компаний. Выяснилось, что каждый день в офисах респондентов пустует около 50% рабочих станций. И в этих же офисах респонденты отмечали недостаток переговорных, комнат для работы над отдельными проектами, зон для быстрых встреч, для неформального общения. Для российского рынка сегодня это тоже характерно – многие по старинке проектируют офисы на глаз, ориентируясь на общее количество штатного персонала, а не на функции и задачи, которые надо решать. В итоге одни помещения действительно пользуются повышенным спросом (в переговорки до сих пор порой выстраиваются живые очереди), другие – постоянно пустуют.

Именно эту проблему стремятся решить процессно-ориентированные концепции – тот же самый agile, в основе которого лежит интеграция в офис различных функциональных пространств, соответствующих ключевым бизнес-процессам в компании. Но беда в том, что далеко не каждая компания готова разбираться в тонкостях этого подхода. Чаще всего создается традиционный офис с элементами гибких решений, иногда сюда добавляются необычные помещения, вроде библиотек или wellness-зон. Все это хорошо, но не приводит к нужным результатам. Необходимо не только изменить пространство, но и провести глубокий анализ бизнес-процессов, собрать большое количество данных, а также подготовить команду для внедрения новшеств, и не только интерьерных. Возможно, поэтому мы видим некое разочарование от формата agile – многим хотелось стать адептом нового тренда, но мало кто ожидал, что это требует серьезных корпоративных усилий. Например, нельзя перекроить интерьер, но не подумать об обновлении IT-решений. Делая возможной работу из любого места в офисе или за его пределами, нужно понимать, что это требует гораздо больших усилий для обеспечения безопасности корпоративной информации. Комплексный agile-подход – это и умение настроить персонал на новый стиль работы: ведь на первом этапе часто непонятно, что делать с этой «свободой», зачем уходить с рабочего места и работать в обезличенном – «ничьем» – пространстве.

Офисы счет любят

Даже при большом желании не получится угадать, как эффективно уменьшить количество закрепленных рабочих мест в офисе, без оцифровки всех процессов, происходящих здесь, без точных компьютерных расчетов. Представьте, что в компании 1000 человек. При расчете пиковых значений загрузки оказалось, что единовременно в офисе присутствуют около 850 человек. Очевидно, что можно уменьшить этот офис на 15% либо выделить эту площадь под дополнительную инфраструктуру, повысив уровень комфорта сотрудников. Если же расчетное значение иногда будет превышаться, должна быть предусмотрена возможность организовать рабочие места для сотрудников за счет неформальных зон, проджект-румов или лаунж-пространств.

Какие зоны нужны в офисе, сколько их должно быть – это все тоже поддается подсчетам, тут нужен детальный анализ того, какой процент рабочего времени люди тратят на тот или иной вид задач. Например, сотрудники инвестиционного департамента в анкетах сообщили, что они бы хотели 100% работы с документацией делать в отдельных кабинетах. Подсчитав, что такие специалисты тратят на этот вид деятельности около 50% времени, мы понимаем, что на 10 человек нужно пять кабинетов. Если же на эту работу у каждого уходит 10–15% времени, то им достаточно одного-двух кабинетов. Подобный подход более эффективен, чем метод «на глаз».

Наша методика, например, предусматривает до 16 офисных зон самого разного назначения – в зависимости от исследований и пожеланий клиентов из них собирается уникальный пазл для каждой конкретной компании. При грамотном проектировании терраса «легким движением руки» превращается в переговорную, а скайп-зона – в пространство для выступления бизнес-тренера и т. д.

Развитие офисного дизайна будет идти по пути повышения акустического, визуального комфорта работников и возвращения к большей приватности. Да, до 80% всех сегодняшних нововведений в офисах направлено на обеспечение непосредственного общения между людьми. Однако общение общению рознь – для одного формата нужны большие переговорки, для другого – отдельные островки, расположенные рядом с рабочими местами, для третьего – закрытые конфиденциальные пространства на 2–4 человека.