Почему офисы компаний остаются загруженными лишь на 60%

В начале 2010-х гг., в период экономического подъема, офисы в России быстро эволюционировали вслед за развитием технологий, менявших принципы работы. Компании по примеру таких западных корпораций, как Google, старались повысить эффективность работы сотрудников, создавая для них креативные пространства, претендующие стать вторым домом. В офисах появились лаунж-зоны с необычными креслами и пуфами, разнообразные игровые комнаты, капсулы для сна и т. д. «Зоны рекреации стали занимать более 5% от общей площади офисов. Но мало кто действительно анализировал эффективность таких решений. Последствия кризиса показали несостоятельность многих из них», – говорит управляющий партнер Praedium Александр Ошурко.

Не до agile

В 2016 г. на российском рынке громко заявил о себе еще более креативный и многообещающий формат офисов – agile. Сбербанк построил для себя Agile Home на Кутузовском проспекте. Главное в таких офисах – сотрудники могут легко менять рабочее место в зависимости от текущих задач. «Это отражение многозадачности команды и отдельных сотрудников», – говорит управляющий директор компании Regus в России Ирина Баева.

Однако вскоре развитие тренда приостановилось. Эксперты объясняют это тем, что agile – это в первую очередь метод управления компанией, реализации определенных проектов – и без этого самые продвинутые дизайнерские решения не имеют смысла. Руководитель мастерской Noor Architects Михаил Беляков считает, что agile идеален для компаний IT-сектора: они часто формируют под конкретные проекты специальные команды, которые затем распускают, и под новые задачи создают другие команды. В более консервативных структурах подобный подход неуместен. «Пока слишком мало компаний, которые используют этот метод управления», – отмечает директор отдела управления проектами строительства и внутренней отделки помещений CBRE Павел Якимчук.

Гендиректор IND Architects Амир Идиатулин добавляет, что сейчас компании не могут трансформироваться так быстро, как им того хотелось бы. Чтобы перейти на такой метод управления, нужно время и ресурсы, которых в сегодняшних экономических условиях почти ни у кого нет, считает директор департамента продаж элитной недвижимости Blackwood Янина Серова. «У формата был хороший старт, но его развитие остановил кризис», – говорит она.

«Если agile-зоны остаются невостребованными или компания нуждается в дополнительных рабочих станциях, данные помещения считаются естественным резервом площадей. Даже серьезно переделывать интерьер, как правило, не нужно», – говорит Максим Нескоромный, исполнительный директор Pridex. По его оценкам, офисов, где под различные общественные зоны выделено более 30% площади, в Москве немного и последние пару лет их доля стабилизировалась на уровне 21%.

Для работы, не для отдыха

Взамен стремления к креативным новшествам и модным решениям, «как у Google», компании начинают гораздо серьезнее относиться к вопросу целесообразности инвестиций. «Решения в отношении офисного fit-out и интерьера принимаются по принципу необходимости и оправданности для бизнеса», – объясняет гендиректор S.A. Ricci Project Management Руслан Кубрава. Перед тем как переделать офис или переехать в новый, детально анализируют все возможные факторы, которые могут повлиять на бизнес и продуктивность персонала. В том числе проводятся опросы среди сотрудников, отслеживается время их пребывания в разных зонах офиса, измеряется продуктивность работников в неформальных рабочих зонах. Согласно результатам опроса клиентов Fort Project, самые востребованные неформальные зоны – это обыкновенные кухни и кофе-пойнты.

Больше внимания уделяют технологиям, которые напрямую повышают эффективность сотрудников, говорит гендиректор архитектурного бюро Panacom Арсений Леонович. В первую очередь, по словам эксперта, речь идет о качественных акустических решениях: кабинах для переговоров, шумоизоляционных перегородках, шумопоглощающем напольном покрытии и других решениях, которые делают open space гораздо более комфортным. Важны качественные инженерные системы, в частности вентиляция, говорит Андрей Хазов (согласно исследованию Гарвардского университета, в помещениях с чистым воздухом люди работают эффективнее). Или световые решения: архитекторы стараются предусматривать как можно больше источников естественного освещения, используют умные световые технологии. Все чаще заказчиков интересуют системы освещения, которые позволяют создавать персональные сценарии в зависимости от времени суток, рассказывает Леонович. Понятие комфортного офиса теперь больше соответствует здравому смыслу: красивым интерьерам и зонам для нестандартного проведения времени компании предпочитают стандартные, но качественные решения. «Стало ясно, что офис не должен становиться для работника вторым домом, а обязан прежде всего быть удобным для работы», – отмечает Хазов.

Гибкая оптимизация

Развивающаяся тенденция – максимальная оптимизация офисного пространства, создание интерьеров, которые легко адаптировать к изменениям в компаниях. Это весьма актуально в условиях нестабильной экономики. «Наши заказчики все чаще обращают внимание на гибкость планировки», – подтверждает директор отдела по работе с корпоративными клиентами офисного департамента Knight Frank Мария Зимина.

При сокращении числа сотрудников свободные площади можно выделить в отдельный блок и сдать его в субаренду, а при расширении штата, наоборот, добавить рабочие места, рассказывает Кубрава. В таких пространствах в фальшпол закладываются дополнительные выходы для подключения новых рабочих мест, используют бенч-системы, которые позволяют уменьшать рабочие места, чтобы разместить в одном помещении больше людей.

Продолжают развиваться и «гибкие офисы», в которых используются hot desking – общие рабочие места, т. е. не закрепленные за определенными работниками. Этот тренд пришел в Россию несколько лет назад в результате увеличения числа удаленных или работающих по гибкому графику сотрудников. «Даже среднестатистический офис редко бывает загружен более чем на 60–70%, часть столов просто занимает место. Если отказаться от пустующих, можно сэкономить большие площади: в офисе на 100 человек – до 100–300 кв. м», – говорит Якимчук. Как правило, площади освобождают в пользу зон командной работы и общих пространств, добавляет эксперт.

По данным исследования корпорации IWG (управляет компанией Regus), в 2018 г. 64% компаний в России используют возможности удаленной работы и гибкие офисные решения, в каждой третьей планируют увеличить число удаленных сотрудников; 43% работников хотели бы работать удаленно. По информации CBRE, в Европе прирост гибких площадей, в том числе коворкингов, в среднем составляет 13% ежегодно. Если тенденция сохранится, то менее чем за 10 лет традиционных офисов может не остаться совсем. «Россия хоть и с опозданием, но повторит путь Европы», – считает Якимчук.

Дух свободы и стабильности

Сейчас в России, по данным руководителя практики стратегического консультирования в секторе недвижимости PwC Анны Данченок, растет количество компаний, которые организуют свой офис по принципу activity-based working (ABW). Для ABW характерно разнообразие типов рабочего пространства и отсутствие закрепленных за каждым сотрудником мест: в офисах проектируется несколько зон, которые кардинально отличаются между собой принципами организации рабочего процесса. Это могут быть зоны для сосредоточения, для встреч с клиентами, для совещаний и общения сотрудников. Только 60% пространства отдается под классические рабочие столы.

«Мир движется в сторону sharing-модели, когда нужно быть максимально мобильными и гибкими. Но для корпораций в любом случае будет актуальна стабильность офиса», – рассуждает Зимина. Она отмечает, что все больше специалистов работают вне офиса и в то же время идет охота за особенно ценными кадрами – так называемыми талантами. «И таланты обязательно должны работать в офисе, возможно, по гибкому графику, но в любом случае не совсем удаленно. Люди, которые принимают непосредственное участие в развитии компании, в ее управлении, в разработке стратегий, должны быть максимально погружены в ее жизнь, общаться друг с другом лично», – рассуждает эксперт. Потому новые тренды будут не столько замещать традиционные системы использования офисов, сколько дополнять их, считает Зимина.

В перспективе, по прогнозам Кубравы, в офисах будет появляться все больше серверных мощностей для подключения удаленных сотрудников, систем для конференц-связи, облачных сервисов. «А у сотрудников появится еще больше выбора, где работать: не только в open space, кабинете или лаунж-зоне, но и в коворкинге, из дома, из другой страны», – заключает он.

По наблюдениям Pridex, в 2016–2018 гг. увеличилась доля офисов с классическими кабинетами, характерными для госструктур, которые играют значительную роль на рынке аренды/покупки офисных площадей. «Но до показателей 2011 г., когда на кабинеты приходилось в среднем 15% площади офиса, еще далеко. Скорее всего, к столь нерациональному использованию площадей рынок уже не вернется», – говорит Нескоромный.