Ключевые результаты:

• Ускорили подготовку документов в 2 раза.

• Сократили длительность вычитки итогового документа в 2,5 раза.

• Уменьшили путь согласования документов в 4 раза.

В «Почте России» большой внутренний документооборот: менеджеры готовят договоры на логистику, аренду, поставку вторсырья, покупку канцелярии для офиса. До автоматизации документов работы было так много, что сотрудники увольнялись из-за усталости. После автоматизации создания и подготовки документов сотрудники работают в 2 раза быстрее, а на согласование уходит в 2,5 раза меньше времени.

Закажите демонстрацию конструктора документов Doczilla и узнайте, какие преимущества он может предоставить для вашей компании!

Подробнее о проблемах с подготовкой документов

Специалисты «Почты России» каждый день готовили минимум 700 документов. Юристы проверяли документы, чтобы в них не было ошибок, но вычитывать такой объем договоров каждый день было невозможно.

Елена Климова, аналитик в «Почте России»: «Ранее, когда я работала в подразделении бизнеса макрорегиона, я видела, что подписанту приходит минимум 10 договоров каждый день, в одном документе до 120 страниц. Юристу нужно их не просто прочитать, но и найти все-все ошибки, ни в коем случае ничего не пропустив».

Менеджеры «Почты России» также могли вносить в документы произвольный текст, ставить сноски, создавать таблицы — все это нужно было для работы. Но их привлечение к работе над документом влекло за собой и ошибки: менеджеры не всегда корректно форматировали документ. Поэтому юристам важно было вычитывать каждую строчку.

Из-за долгой проверки и согласования документы попадали в очередь, цикл сделки затягивался, а специалисты выгорали от рутины и жертвовали выходными, лишь бы успевать вычитывать текст. Чтобы решить эти проблемы, в «Почте России» решили внедрить конструктор документов и автоматизировать документооборот.

Какие задачи поставила «Почта России»

Самым важным было сократить срок согласования документов, чтобы цикл сделки ускорился, а квалифицированные специалисты освободились от рутины. Для этого часть действий по согласованию документов нужно было проводить мимо юристов и сотрудников других подразделений, которые участвовали в проверке. Ускорение процесса, по задумке, должно было повысить лояльность сотрудников и снизить текучку кадров.

Елена Климова, аналитик в «Почте России»: «Огромный вал работы по согласованию договоров макрорегиона по вечерам и в выходные напрочь убил мое личное время. Из-за дедлайнов я часто пропускала важные семейные мероприятия».

Чтобы автоматизировать подготовку документов, «Почта России» обратилась к поставщикам готовых решений — конструкторов документов. Решение от команды Doczilla подошло больше остальных благодаря функциональности, удобству, возможности кастомизации и гибкому встраиванию в IT-ландшафт компании.

Ольга Федорова, руководитель проектов в «Почтовых технологиях»: «Финальное решение было за юристами. Doczilla Pro лучше остальных платформ подошла по юзабилити и функциональности для закрытия основных вопросов».

В 2019 году мы запустили тестирование конструктора документов, который забирал на себя только часть рутинных задач. Это нужно было для калибровки результата и сбора обратной связи. После автоматизации 80 документов «Почта России» сделала окончательный выбор в пользу решения Doczilla. В 2020 году мы запустили пилотный проект, а в 2021-м начали масштабирование конструктора на всю компанию.

Как конструктор документов Doczilla Pro автоматизирует документооборот

С конструктором нужно меньше рутинных действий, а у сотрудников нет технической возможности допустить ошибку. Поэтому юристам не приходится тратить лишнее время на вычитку и согласование документов.

Заполняет документы из публичных реестров. При подготовке документов реквизиты, наименования и адреса компаний подтягиваются автоматически в нужных склонениях. Данные берутся из ЕГРЮЛ, ФИАС/КЛАДР и других публичных реестров.

Следует маршруту согласования. Мы исключили из процесса согласования несколько департаментов, поскольку в документах больше не встречаются ошибки. Юристы согласовывают только переменную часть документов — и договор отправляется на подписание по укороченному маршруту.

Ведет статистику использования. В «Почте России» хотели получить детальную статистику по документообороту, и благодаря конструктору документов теперь известно, какими договорами пользуются в первую очередь, сколько форм скачивают менеджеры и какие филиалы могут претендовать на звание самых технологичных.

Евгения Шитакова, главный юрисконсульт договорного отдела «Почты России»: «Наконец-то мы теперь не согласовываем договоры, которые пришли из конструктора документов. Я рада, что мне не надо перепроверять типовые договоры: только смотрю на полномочия и закрываю задачу».

После внедрения автоматизации мы всегда были на связи, чтобы оперативно решать возникающие вопросы. Среднее время решения задачи в нашей службе поддержки — несколько часов.

Какие сложности возникают при автоматизации

Как правило, при изменении IT-инфраструктуры и внедрении новых технологий в привычный рабочий режим возникают сложности. Неочевидно, но эти сложности связаны скорее не с технологиями, а с человеческим фактором. Так было и в случае с «Почтой России».

Консервативность. Большинство сотрудников при встрече с новыми технологиями неохотно соглашаются на переобучение. Многим проще работать привычным способом, поэтому решение нужно «продать». В «Почте России» этим занимается Департамент развития и сопровождения продуктов 1С вместе с сотрудниками юридического отдела.

Привычка мыслить в гуманитарном русле. При работе с конструктором документов приходится продумывать связи между элементами договора, размечать его и интегрировать с нужными реестрами. Поэтому менеджеру, который занимается подготовкой документов, нужно не только научиться отвечать на вопросы анкеты в интерактивном шаблоне, но и быть технически продвинутым.

Ограниченные сроки. При инвестициях в автоматизацию хочется получить результат как можно скорее, но обычно это длительный процесс. В случае с «Почтой России» мы справились за два месяца, но это была работа в авральном режиме.

Что получилось в результате автоматизации

Наиболее значимый результат автоматизации подготовки документов — сократили срок согласования в 2,5 раза. Формирование договора удалось ускорить вдвое — теперь этот процесс занимает 14 минут вместо 28. Юристам больше не приходится заниматься рутинной деятельностью и искать в тексте ошибки.

Алина Дружкина, руководитель отдела договорной работы «Почты России»: «Мы получили инструмент, который позволяет нам больше не смотреть на текст типового договора. Уверенность, что договор никто не мог изменить, — это круто».

Узнайте, как конструктор может работать в вашей компании! Закажите демонстрацию решения и получите неделю бесплатного доступа.

0+