Большую часть работы юриста можно поручить машине, особенно если это рутинные действия, на которые юрист тратит свое дорогостоящее время. Автоматизация документов поможет зарабатывать больше и убережет сотрудников от выгорания, но внедрять технологии нужно осторожно. Как именно — рассказывает Кирилл Буряков, CEO и основатель Doczilla.

По каким критериям выбрать поставщика IT-услуг

Разработать собственные сервисы автоматизации под силу только крупному бизнесу, а для средних и небольших компаний на рынке есть немало готовых решений. На что стоит опираться при выборе поставщика:

• Функциональность. «Коробочные» решения обычно либо не могут с ходу решить ваши задачи, либо предлагают слишком много функций, за которые не хочется переплачивать. При выборе решения стоит смотреть на то, насколько точно оно отвечает потребностям вашего бизнеса и какие доработки потребуются перед внедрением автоматизации.

• Производительность. Решением будут пользоваться десятки, а то и сотни специалистов. Важно, чтобы все это время софт работал стабильно. Бывают случаи, когда сотрудники отказываются пользоваться программой, потому что она загружается слишком медленно, что только вызывает недовольство. В дальнейшем сотрудники могут саботировать любые другие технологии, которые внедряются в компании.

• Кейсы. Чтобы быстро понять, подходит ли вам сервис автоматизации, можно поинтересоваться, как этот же софт работает в других компаниях. Вендор может организовать такую встречу — например, мы в Doczilla договорились с юристами Россельхозбанка* показать сотрудникам Газпромбанка**, как сервис решает задачи.

• Пилот. Во время пилотного проекта поставщик будет стремиться доказать, что его продукт — лучший. Для этого он выяснит потребности вашего бизнеса и покажет, как софт облегчает работу и ускоряет подготовку документов. Пилотный проект по автоматизации управления документами поможет вашим сотрудникам «пощупать» продукт и вынести взвешенное решение, подходит ли софт именно для вашей компании.

Пилотный проект обычно стоит от 200 000 ₽ в зависимости от сроков и масштабов. Чтобы не платить, можно запросить демодоступ, который тоже дает возможность поработать в сервисе — но в этом случае представитель вендора не будет погружаться в ваш бизнес и помогать оптимизировать документооборот. Чтобы получить демонстрацию решения и бесплатный доступ — заполните заявку.

Как объяснить бизнесу выгоду от автоматизации

Когда вы выбрали вендора и решение, нужно защитить проект автоматизации документооборота перед руководством — другими словами, получить добро на внедрение технологий. Лучше всего это делать с точки зрения выгоды для бизнеса. Вот какие аргументы помогут убедить собственника, что автоматизация имеет смысл:

• Экономия на ФОТ. Сюда относятся все расходы, связанные с сотрудниками: зарплаты, отпускные, больничные, аренда офиса, корпоративное обучение и отдых. Подсчет всех расходов помогает узнать среднюю стоимость часа работы сотрудника. Затем можно сравнить, сколько времени тратит юрист без автоматизации документов и с ней.

• Снижение текучки кадров. Из-за рутинных задач люди быстро выгорают и часто думают о смене места работы или увиливают от исполнения служебных обязанностей. Для бизнеса это убытки, потому что либо работа простаивает, либо нужно искать нового сотрудника и обучать его. Убытки от текучки в лучшем случае составляют 3 оклада, а в худшем — до 20.

• Повышение вовлеченности сотрудников. По некоторым западным исследованиям, эффективность сотрудников после избавления от рутины повышается на 18%. Также на 81% снижается уровень абсентеизма — это состояние, когда человек работает с низкой эффективностью, потому что его мысли заняты сторонними вещами.

• Ускорение бизнес-процессов. Автоматизация позволяет быстрее готовить и согласовывать документы, а следовательно, закрывать больше сделок без расширения штата. Кроме того, вам будет проще нанимать персонал, потому что работа с системой автоматизации документооборота не требует высокой квалификации — справится даже стажер.

Увидеть выгоду в цифрах можно с помощью финансовой модели бизнеса, и решение об автоматизации придет само. Например, в Россельхозбанке рассчитали дополнительную прибыль от сокращения выдачи кредита на день и начали автоматизировать юридическую функцию.

Что предусмотреть перед внедрением технологий в юридическом отделе

Автоматизация — непростой процесс, к которому нужно готовиться. Бывает, что бизнес хочет автоматизировать подготовку документов, но в компании не хватает инженеров или юристов, которые могли бы курировать проект и обучать пользователей. Что нужно учесть перед автоматизацией:

• Инвентаризация. Иногда дешевле и быстрее решить задачи автоматизации собственными средствами. Посмотрите, какие IT-продукты уже внедрены в вашей компании и как можно использовать их для решения юридических задач.

• Болевые точки. Не стоит автоматизировать сразу всё — создание, обработку, подготовку документов. Нужно найти наиболее проблемные места в бизнес-процессах и сфокусироваться на них. Например, если больше всего времени занимает вычитка договоров, стоит автоматизировать подготовку документов так, чтобы в них было как можно меньше ошибок.

• KPI. Поможет понять, чего вы хотите получить от автоматизации с помощью конструктора документов и в какие сроки, а также — насколько реалистичны эти желания. KPI лучше обсуждать с вендором. Он сможет поделиться опытом внедрения софта в других компаниях и подсказать, получится ли достичь желаемых результатов в вашем случае.

• Команда. Среди сотрудников нужно выделить наиболее активных людей, которые уже давно желают избавиться от рутины. Такие люди инициативны и наверняка сами не раз вам предлагали автоматизацию. Они смогут курировать внедрение лучше остальных.

Автоматизация юридической функции гарантированно дает результаты, если не спешить: тщательно подготовиться ко внедрению технологий, выбрать подходящее IT-решение и защитить проект перед топ-менеджментом компании, разговаривая с ними на языке цифр.

Закажите демонстрацию конструктора документов Doczilla и узнайте, какие преимущества он может предоставить для вашей компании!

*АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ БАНК»

**«ГАЗПРОМБАНК» (АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО)

0+