Почему цифровым трудовым книжкам нужна бумага

Премьер-министр Дмитрий Медведев объявил о поэтапном отказе от бумажных трудовых книжек и дал поручение до конца октября разработать проекты соответствующих законов. На смену трудовым книжкам придут электронные сервисы. Они удобны и в ближайшие годы сэкономят работодателю и сотруднику массу сил и времени.

Однако полностью оцифровать кадровые данные сложно, особенно на переходном этапе. Когда человеку потребуется подтвердить тот или иной факт из трудовой биографии, нет гарантий, что он зафиксирован в электронных базах данных. Поэтому работникам не следует пренебрегать бумажными документами.

Сведения о местах работы человека содержатся в базе Пенсионного фонда, как и информация о страховых взносах работодателей этого сотрудника. Однако пока в них нет, например, сведений ни о квалификации работника, ни о вредных условиях труда, ни многих других нюансов.

Так, если сотрудник переводится в подразделение компании на Крайнем Севере, его условия труда существенно изменятся, что должно быть закреплено в дополнительном соглашении. Но такие документы сегодня обычно подписываются не глядя, и их засовывают в кипу бумаг, где они чаще всего и теряются. И если человек перейдет на другую работу, у него не остается на руках никаких подтверждений новых соглашений с работодателем, кроме записи в трудовой книжке, справки 2-НДФЛ, справки о среднем заработке. А этого недостаточно для подтверждения перехода на работу с более вредными условиями.

Набор параметров электронных трудовых книжек пока никому не известен. Предположительно в цифровую трудовую книжку перейдет тот же набор учитываемых критериев, который есть в ее бумажной версии. Перечень критериев может быть бесконечен: у одного работодателя – условия, связанные с Крайним Севером, у другого – дистанционный труд. И в электронной трудовой книжке вряд ли будут присутствовать такие данные, как вредные условия труда или сокращенный рабочий день.

Но многие из этих данных понадобятся, когда придет время выйти на пенсию. Для ее расчета нужны справки, подтверждающие стаж и среднюю зарплату в тот или иной период. Придется поднимать расчетные листки – документы кадрового учета хранятся 75 лет. До начала тотального использования компьютеров большинство организаций вели все эти данные в бумажном виде. Но не факт, что компания, в которой вы работали десяток-другой лет назад, все еще существует.

При переходе на полностью электронный документооборот никто не будет застрахован от сбоев, поэтому работникам хорошо бы заранее подготовиться и держать все документы у себя – чтобы потом не оказаться перед фактом отсутствия данных как в электронном, так и в бумажном виде. Централизованное электронное хранение надежнее бумажного – даже при сбоях серверов существуют резервные копии. И бумажные аналоги в цифровой век можно рассматривать как дополнительные копии данных. Грамотный работник должен всегда беречь все документы, которые ему дает работодатель. Надо иметь оригиналы ИНН, СНИЛСа, дипломов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним. По окончании года желательно получать от работодателя справку 2-НДФЛ, которая поможет в дальнейшем не только подтвердить стаж и выплаты, но и пригодится при получении кредитов.

Кадровым службам компаний стоит внимательно следить за развитием технологий и не бояться внедрять их. Есть примеры, когда эффективность бизнеса росла благодаря использованию электронных подписей. Сейчас можно в режиме онлайн протестировать свое предприятие на наличие рисков проверки инспекции труда, отследить подлинность диплома работника на сайте Министерства науки и высшего образования, корректность трудового договора на сайте Минтруда. Есть сервисы, помогающие работодателю и работнику проверить себя, например onlineinspector.ru.

При этом будущее, на мой взгляд, за облачными приложениями. По нашим данным, российские предприятия психологически уже готовы к переводу части данных и процессов в облачную инфраструктуру. На облачные системы кадрового учета готовы перейти 37% крупных компаний, 27% предприятий среднего бизнеса и 40% малых предприятий.

Плохая новость для недобросовестных работодателей: переход на электронные сервисы повысит прозрачность в отношениях между работником и работодателем. У государства есть планы сделать внутреннюю систему мониторинга, чтобы повысить эффективность проверок: проверять недобросовестных работодателей чаще, чем добросовестных, и тем самым экономить ресурсы.

Первыми под прицел попадут компании, использующие вахтовый и дистанционный труд. Кроме того, большое внимание будет уделяться сотрудникам градообразующих предприятий, поскольку их трудовые споры могут подстегнуть социальную напряженность во всем регионе. Наконец, государство будет продолжать бороться с теневыми зарплатами, ведь неуплата налогов – прямой убыток государству.