Как сделать кадровые документы цифровыми

При приеме на работу одного сотрудника российской компании нужно оформить около 10 документов, а иногда и больше. А когда он уже принят, ежегодно появляются еще десятки, а то и сотни документов – дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы, графики, табели, расчетные листки, журналы, акты и многое другое. Своевременно и правильно оформить эту кипу бумаг непросто. А если на документах нужна подпись представителя компании, а иногда и подпись работника? А если в компании несколько тысяч работников? А если трудятся они не на одном заводе, а во многих городах России и за рубежом?

Выход из положения – оформление документов в электронном виде. Так проще и быстрее получать необходимые подписи, контролировать статус подписания и находить нужный документ. Тем не менее 99% компаний оформляют документы на бумаге.

Дело в том, что работодатели и многие чиновники неправильно толкуют закон. Бытует мнение, что российские законы не допускают оформление кадровых документов в электронном виде. Однако ни в одной статье Трудового кодекса нет требования, чтобы кадровые документы составлялись только на бумаге. Исключения весьма редки. Пример – трудовые книжки, для которых предусмотрены специальные бланки, учет бланков и т. д.

В остальных случаях закон либо ничего не говорит о форме документа (например, требуется вести учет рабочего времени, но как именно – не сказано), либо упоминает о необходимости подписания документа (например, работник должен расписаться, что ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка).

Закон об электронной подписи гласит, что любой документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к документу с рукописной подписью. Исключения из этого правила могут быть предусмотрены только законом. А поскольку Трудовой кодекс таких исключений не устанавливает, кадровые документы уже сейчас можно подписывать электронными подписями.

В большинстве развитых стран работник и работодатель могут оформлять в электронной форме основные документы, такие как трудовой договор. Многие специалисты за все время работы ставят собственноручную подпись один или два раза.

В России есть примеры успешного внедрения систем электронного документооборота. Они дают бизнесу весомую экономию, а работникам – больше удобства и прозрачности в оформлении трудовых отношений. При правильном подходе документы, подписанные электронными подписями, принимают инспекции труда и суды.

Но таких проектов в крупном бизнесе пока единицы. Компании боятся, что месяцы работы над проектом электронного документооборота и серьезные финансовые затраты будут перечеркнуты требованием суда или инспектора труда оформлять все на бумаге.

Уже несколько лет готовится законопроект, расставляющий все точки над «i» и окончательно легализующий электронные кадровые документы. В апреле 2018 г. Минтруд объявил о тестовом внедрении электронного документооборота в крупных компаниях: РЖД, «Яндексе», «Ростелекоме» и др. В конце 2018 г. эксперимент должен завершиться, затем по меньшей мере еще несколько месяцев понадобится на то, чтобы закон был принят и вступил в силу. Однако уже сейчас можно внедрить электронный кадровый документооборот – и с минимальным риском неправильного толкования закона чиновниками. Вот четыре рекомендации.

1) Начните с перевода в цифровую форму тех документов, на которых по закону подпись не нужна. Например, компания обязана вести учет отработанного времени, доводить до сведения работников графики смен, письменно сообщать сотрудникам о составе выплат и т. п. Форма таких документов не установлена, поэтому риск претензий при их электронном оформлении невысок. К примеру, допустимость рассылки расчетных листков по электронной почте признают почти все суды и инспекции труда.

2) Определите порядок использования электронных документов и подписей в специальном положении и соглашениях с работниками. Это даст людям больше ясности, а суды и контролирующие органы обязаны будут его учитывать, поскольку компания по закону имеет право устанавливать свои правила регулирования трудовых отношений и требовать их исполнения работниками.

3) Используйте так называемые усиленные квалифицированные подписи – как работника, так и представителей компании. Их использование наилучшим образом защищает документ от несанкционированных изменений, поэтому доказать достоверность такого документа будет легче. Тем более что стоимость оформления усиленной квалифицированной подписи существенно снизилась.

4) Следите за позицией чиновников. Государство понимает необходимость современных систем и нередко отменяет прежние запреты. Например, в конце 2017 г. Роструд признал допустимым регистрировать проведение инструктажей по охране труда в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью.