Почему электронные трудовые книжки создадут новые рабочие места

Основная тема, занимавшая менеджеров по персоналу в 2019 г., получила логическое завершение: электронные трудовые книжки (ЭТК) введены в обращение с 1 января 2020 г. А через год произойдет окончательный переход на цифровую форму. Именно об этом говорит федеральный закон от 16.12.2019 о внесении изменений в Трудовой кодекс России, касающихся хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Преимущества новых электронных книжек очевидны: уменьшение числа бумажных документов, снижение трудозатрат, отсутствие риска потери сведений. Авторы идеи даже оценили возможную экономию для работодателей: около 500 млн руб. в год. Именно эта цифра фигурировала в обосновании к законопроекту перед его принятием.

Но, имея опыт работы с трудовыми книжками многих клиентов-работодателей, мы предвидим массу вопросов, ответов на которые сегодня еще нет. Искать их придется, исходя из конкретных ситуаций, но, пока сложится практика, именно работодатели остаются в зоне серьезных рисков.

Прежде всего, до сих пор так и не определена четкая последовательность действий для работодателя. В законах сказано, что работодателям нужно до 30 июня уведомить сотрудников об изменениях и их праве выбора, а они должны письменно сообщить свое решение до конца 2020 г. Известно также, что с февраля работодателям придется ежемесячно направлять специальную отчетность (это и есть электронная книжка) в Пенсионный фонд России (ПФР). Но на какие нормы нужно опираться службам персонала, чтобы понять последовательность конкретных шагов, сроки и ответственность? А ведь все изменения и нововведения еще надо успеть регламентировать в документальном фонде компании. Исходя из положений закона, работодателям надо получить форму отчета в ПФР. Им потребуется сделать и дополнительные настройки в программах и базах данных. К тому же придется не только уведомить коллектив и собрать заявления, но и разделить сотрудников на тех, кто останется с бумажной версией и кто перейдет на электронную книжку. Для последних придется разработать отдельный документ – акт приема-передачи бумажной трудовой книжки.

Главное, что не урегулированные до конца нововведения порождают как минимум две серьезные трудности. Первая – предоставление отчетности в ПФР. Если в 2020 г. отчеты надо отправлять ежемесячно, то с 2021 г. это придется делать не позднее чем через один рабочий день после даты кадровой процедуры (прием, изменение должности, перевод, увольнение). Для крупных компаний это может превратиться в почти ежедневные обязанности. Вторая – ведение двух баз данных. Очевидно, что некоторые работники захотят оставить бумажную трудовую книжку. И службам персонала необходимо будет не просто вести отдельно две базы, но и синхронизировать их, чтобы не было дублирования, а информация в надзорные органы поступала правильная и вовремя.

Кроме того, появляются и новые неудобства, например невозможность оформления кадровых процедур задним числом. И в процессе перехода на ЭТК работодателя ждет множество организационно-технических задачек. Например, как ему понять, какая именно книжка у человека, как проверять опыт работы, указанный в резюме? Проверка прошлого опыта кандидата вообще может стать серьезной головоломкой, особенно если сотрудник бумажную книжку потерял, а в его ЭТК есть только данные о последнем работодателе. А как учитывать стаж для оформления больничных листов? Немало вопросов подбросят и сотрудники. Например, что сотруднику предъявить в банке, если тот попросит трудовую книжку для принятия решения о выдаче кредита? И так далее.

Новшества всегда сопровождаются появлением новых задач, процессов и трудностями переходного периода. Не является исключением и введение ЭТК. Оно приведет к появлению новых рабочих мест, ведь понадобятся дополнительные силы для решения возникающих задач. А это создает дополнительную нагрузку на бизнес, пусть временную. Поэтому говорить о большой выгоде работодателей от введения ЭТК пока преждевременно.