Как сделать онлайн-совещания короткими и эффективными

За последние месяцы многие осознали, что в онлайне трудно поддерживать непрерывность работы и согласованность всех действий. Мы говорим или слишком мало, или слишком много, без нужды повторяясь. Наше внимание рассеяно, и мы не можем настроиться на работу. Нам не приходится переходить из одной переговорной в другую на очередную встречу, и это однообразие нервирует и заставляет скучать. Во многом это происходит потому, что отсутствие физического взаимодействия с коллегами означает отсутствие невербальных данных. Мы тратим на коммуникации больше времени, однако осмысливаем общение меньше.

Проведение встреч в виртуальном пространстве требует других навыков, чем общение вживую. Чтобы лучше организовать онлайн-коммуникации, можно изучить опыт людей, пользующихся ежедневно более широким набором стратегий и инструментов общения, чтобы понимать друг друга. Такой опыт есть у глухих и слабослышащих.

Один из авторов этой статьи, Сабина Наваз, консультирует руководителей высшего звена, среди которых есть несколько глухих, а второй автор, Роберта Кордано, президент Галлодетского университета, сама глухая. Мы научились без проблем общаться друг с другом. Разработанные нами методы можно применять для более эффективных коммуникаций и в виртуальном пространстве:

1. Не спешите. Во время видеовстреч следите за глазами участников. К примеру, во время наших совещаний Сабина делает паузу, когда Роберта опускает глаза к листу бумаги, чтобы сделать заметки. Следя за глазами и понимая, когда и где человек отвлекается, мы можем регулировать темп совещания.

Визуальная информация в виде записей усиливает восприятие на слух. Поэтому, снизив темп, мы даем возможность каждому участнику обработать вербальную информацию и усвоить основные мысли, прежде чем переходить к следующему выступающему или теме. Темпом легче управлять, когда участников меньше и встречи короче.

2. Культивируйте сотрудничество. Во время первой личной встречи Сабины с группой глухих людей одна из участниц разговора начала вдруг топать ногой. Сначала это вызвало удивление, но вскоре стало понятно, что так она пытается привлечь внимание остальных. В виртуальном мире можно применить аналогичный метод для случаев, когда участники хотят взять слово. Лучше назначить ведущего встречи и договориться поднимать руку, когда кто-то хочет высказаться. Ведущий может периодически объявлять порядок выступлений. Если вы установите порядок и будете следить, чтобы люди не говорили одновременно, вы позволите высказаться большему числу участников и все будут вовлечены полностью и в равной степени.

3. Увеличьте изображение, чтобы привлечь внимание. Язык телодвижений во многом передает наши мысли, и глухие этим часто пользуются. Например, Сабина поставила перед собой цель на каждой встрече с Робертой учиться новому жесту. Роберта показывает что-то простое вроде «да», и Сабина повторяет за ней. Но когда Сабина повторила жест «пожалуйста», Роберта указала на то, что видео Сабины было настроено на слышащего человек и нижняя часть жеста – ниже груди – не видна. Язык телодвижений передает многие наши мысли. Но значительная часть языка телодвижений теряется, когда мы показываем на видео только свою голову и шею. Представьте, как бы выглядели личные встречи, если бы большая часть нашего тела находилась ниже уровня стола. Поэтому скорректируйте угол камеры, подъем экрана ноутбука и расположение стула, чтобы вас было видно от макушки до пояса.

4. Используйте невербальный язык для повышения вовлеченности. Многие считают, что видеоконференции, идущие одна за другой, требуют повышенной выносливости. Преднамеренное управление разговорами облегчает участие в них, максимально повышает вовлеченность и минимизирует усталость.

Во время видеозвонков пользуйтесь жестами стратегически. Чем больше люди вовлечены, тем больше можно включать в разговор визуальных сигналов, о которых договорились заранее. Например, на встречах, где Сабина выступает ведущим, участники договариваются поднимать большой палец, если хотят сказать «да», и два больших пальца в значении «согласен». Все улыбаются, когда на высказанную идею реагируют двумя поднятыми пальцами. Дополняя слова жестами и мимикой, вы обогащаете свою мысль, улучшаете понимание, экономите время и способствуете подъему энергии.

5. Используйте чат для разъяснений. Люди часто упускают что-то в разговоре, но либо этого не осознают, либо не хотят этого признавать. Если вы осознали, что что-то упустили в разговоре или что-то переосмыслили, напишите об этом в чате. Когда вы используете дополнительную информацию, слова со сложным написанием, акронимы или непривычные слова, тоже пишите их в чат. Это облегчит восприятие и избавит от непонимания или повторений.

6. Оденьтесь оптимальным образом. Сурдопереводчики избегают пестрых расцветок и надевают одежду цветов, контрастирующих с цветом их кожи. Это помогает более четко видеть жесты. Точно так же во время видеосвязи яркие узоры раздражают и мешают видеть жесты. Если вы намеренно выбираете одежду, приятную для глаз, и уделяете внимание фону за спиной, то создаете атмосферу профессионального присутствия, повышающую настроение.

Внедряя визуальные подсказки и контролируя темп встреч, мы превращаем коммуникации в процесс сотрудничества, одновременно демонстрируя эмпатию по отношению к коллегам. А разделяя ответственность за эффективность коммуникаций, мы распределяем задачу и преумножаем результат.

Об авторах: Сабина Наваз – коуч, консультирует топ-менеджмент компаний, входящих в список Fortune 500. Роберта Кордано – президент Галлодетского университета, ведущего учебного заведения для глухих и слабослышащих студентов. Она выросла с глухими родителями и принадлежит к числу первых глухих женщин, получивших в США степень в области юриспруденции. Занимала должность помощника генерального прокурора штата Миннесота​