Как правильно вести переговоры в Zoom

В последние месяцы большинство компаний вынуждены были вести львиную долю переговоров с помощью Zoom (или других цифровых платформ виртуальных конференций), а в будущем таких переговоров станет еще больше.

Различиям между физическими переговорами, когда в одном помещении присутствуют все заинтересованные стороны, и виртуальными, т. е. переговорами при помощи онлайновых платформ, посвящено немало исследований. Существенная разница заключается в том, что в онлайне личное общение ограничено. Технические сбои, непонимание сообщений из-за отсутствия возможности считывать язык тела, интонацию, психологический дискомфорт – все это приводит к серьезным трудностям в оценке ситуации и принятии решений.

Одно из ограничений – невозможность укрепления личных связей. Начиная с непринужденного разговора, критичного для сбора информации, часто происходящего просто в коридоре перед началом официальных переговоров, во время перерыва на кофе, когда страсти в переговорной накалились и всем участникам необходимо выпустить пар, и заканчивая разговором с глазу на глаз с адвокатом другой стороны, когда все остальные участники уже вышли из комнаты.

Виртуальные переговоры таят в себе и другие опасности. Прежде всего вероятность потери важной информации из-за невнимательности. Причины различны: начиная от технических преград («Меня слышно сейчас?») и заканчивая размышлениями, почему после того, как гендиректор закончил говорить, но еще не выслушал других, он уже выключил свою камеру. Мы все пытаемся заниматься другими делами во время разговора в Zoom: то мы получили письмо по электронной почте, то просматриваем презентацию, то ленту новостей в соцсети. Но именно в тот момент, когда вы листали Facebook, вторая сторона выдала критически важную информацию для продолжения переговоров.

Чтобы предотвратить возможный ущерб, бизнесменам надо соблюдать ряд правил.

1. Самое важное правило – осознанность. Постоянно помните, что в онлайне нужно действовать по-другому, нежели сидя за столом переговоров в офисе, это ключевое условие успеха в переговорах.

2. Следует комбинировать различные платформы. Телефон, приложение WhatsApp и Zoom, например. Как правило, переговоры по телефону предпочтительнее переговоров по Zoom хотя бы потому, что такие чувства, как злость, разочарование, энтузиазм или нетерпение, которые так важны для ведения эффективных переговоров, гораздо лучше передаются через трубку телефона, чем через камеру на компьютере. Так как главная проблема виртуальных переговоров – потеря важной информации и личных связей, старайтесь восполнить эти потери. При помощи чата в Zoom, переписки в общей группе в WhatsApp или просто короткого телефонного разговора перед переговорами в Zoom. А электронное письмо, подытоживающее процесс переговоров, следует выслать как можно скорее после встречи.

3. Нужно обмениваться ясными текстами. Это позволит избежать недопонимания и предотвратить потерю информации. Но не следует показывать сложные материалы на экране. Они введут собеседников в стрессовое состояние. Если все делают вид, что понимают, некоторые постесняются лишний раз спросить, поймут неправильно, а отсюда недолго до несогласия в процессе переговоров.

4. Нужно видеть всех участников, даже тех, кто молчит. В зале заседаний, даже если замдиректора по финансам молчит на протяжении всей встречи, вы можете понять, как он относится к сделке, а главное – увидеть, как он реагирует на презентацию начальника отдела развития бизнеса своей компании. В Zoom ничего этого вы не сможете заметить.

Поэтому очень важно определить несколько организационных правил для переговоров по Zoom. У всех должны быть включены камеры (даже если фоном будет кухня или игровая комната детей), должен быть назначен модератор, который будет следить за порядком и очередностью ораторов, что поможет избежать ситуации, когда мы видим фотографию улыбающегося директора, а слышим при этом его гневные речи. Кстати, отличная идея – открыть конференцию за 10 минут до начала встречи для неофициальных приветствий и так называемого small talk.

Переговоры в Zoom – это отдельный мир. Помните о различиях и старайтесь в первую очередь восполнить пробел личных связей и отношений при помощи дополнительных средств связи. А во время встречи придерживайтесь правил ведения разговора, которые вы определили заранее. Это работает.