Почему сотрудники офисов с открытой планировкой часто общаются в мессенджерах
И как это влияет на производительность труда
Американские ученые Этан Бернштейн из Гарвардской школы бизнеса и Стивен Турбан из Гарвардского университета недавно изучили опыт двух компаний из списка Fortune 500 – те пересадили сотрудников из кабинетов в офисы с открытой планировкой. Вопреки ожиданиям взаимодействие между сотрудниками упало на 70%. Люди стали реже общаться тет-а-тет: многие не захотели прилюдно давать обратную связь или обсуждать деликатные темы в присутствии коллег. За 15 дней число электронных писем, которые сотрудники посылали друг другу, выросло на 56%, а количество сообщений в мессенджерах – на 67%.
«Ведомости» выясняли, как недостаток личного взаимодействия и преобладание культуры письменного общения могут сказаться на эффективности работы компании.
В России на зону офисов с открытой планировкой (open space) приходится 47% арендованных компаниями площадей, выяснила строительная компания Pridex, которая проанализировала 121 офис российских и международных компаний в московских бизнес-центрах класса А или В, введенных в эксплуатацию в 2015–2017 гг. По мнению Алексея Новикова, управляющего партнера Knight Frank, популярность формата open space обусловлена существенной экономией площадей и ростом продуктивности сотрудников в подобных условиях. Кроме того, аренда open space обходится компаниям дешевле аренды отдельных офисов минимум на 40%, говорит Ирина Баева, управляющий директор компании Regus.
Все опрошенные «Ведомостями» работодатели сказали, что считают офис с открытой планировкой эффективным способом организации рабочего пространства. Юлия Бородай, вице-президент и директор по персоналу «Почта банка», рассказала, что большинство сотрудников банка работают именно в open space: работа в открытом пространстве позволяет быстрее принимать решения и согласовывать их с коллегами. А в российском подразделении Mars Petcare, по словам вице-президента по персоналу и организационному развитию компании Петра Орлова, личных кабинетов нет даже у членов совета директоров – все сотрудники сидят в открытом пространстве.
Люди, сидящие в open space, стали чаще общаться в мессенджерах, потому что не хотят обсуждать волнующие их проблемы при посторонних и это естественно, говорит партнер «Экопси консалтинга» Мария Макарушкина. Баева отмечает, что с развитием мессенджеров начал формироваться новый деловой этикет: даже когда люди звонят по телефону, они договариваются об этих звонках заранее, чтобы всем собеседникам было удобно. И это повышает эффективность общения. По данным Regus, 86% сотрудников разных российских компаний регулярно используют WhatsApp, а 73% – Skype.
Выбор формата общения, письменного или устного, часто зависит от задачи, которая стоит перед сотрудником, замечает Бородай. Например, в Mail.ru Group 80–90% сотрудников регулярно ведут переписку на внутреннем портале: они обсуждают идеи новых проектов компании и решают повседневные вопросы, рассказывает Лия Королева, директор по развитию персонала и внутренним коммуникациям Mail.ru Group. А в компании Wildberries существует свыше сотни рабочих чатов, в которых сотрудники обсуждают и согласовывают свои решения, говорит Максим Бешкета, директор по персоналу компании. По мнению Бешкеты, чаты позволяют быстрее решать деловые вопросы и вовлекают в обмен мнениями больше сотрудников. Электронные средства связи служат и для получения обратной связи от сотрудников офиса, распределительных центров и пунктов выдачи заказов. Например, в распределительных центрах у каждого сотрудника есть специальный терминал, на который поступают задачи по сборке заказов. Через этот же терминал сотрудник отправляет руководству компании предложения по улучшению рабочих процессов, рассказывает Бешкета.
Когда люди переписываются, они лучше формулируют мысли, а их договоренности обретают большую силу, полагает Макарушкина. Однако культура письменного общения подходит в основном организациям со стабильными и давно налаженными бизнес-процессами, поясняет она.
В организациях, где много креативных проектов и постоянно нужны мозговые штурмы, переписка результатов не даст, считает Макарушкина. Здесь люди должны лично общаться друг с другом и получать эмоциональный отклик на свои идеи. Владимир Волошин, совладелец компании, организующей любительские соревнования, Ironstar, говорит, что специфика его бизнеса подразумевает личное общение между сотрудниками – они целыми днями обзванивают клиентов, обмениваются информацией и уточняют нюансы организации того или иного мероприятия. Волошин не возражает против переписки в мессенджерах, но считает, что чувство локтя и личное общение в работе его команды незаменимы.
Лучший эффект получают компании, которые умело сочетают разные форматы взаимодействия сотрудников – личное общение и общение в мессенджерах, общие дискуссии в оpen space и кулуарные встречи в небольших переговорных, говорит Макарушкина. Чтобы расширить возможности общения, компании нередко переоборудуют офисы и помимо open space создают множество маленьких переговорных и уединенных закутков. По оценкам Knight Frank, стоимость дизайнерского офиса под ключ часто зависит от требований клиента к инженерному оснащению и варьируется от 700 евро за 1 кв. м до 2000 евро за 1 кв. м.
Эффективность работы подразделения зависит не столько от дизайна офиса, сколько от руководителя, убеждена Королева. Именно руководитель выбирает формат общения для решения повседневных задач. Если цели достигаются, в команде хорошая атмосфера, а сотрудники постоянно развиваются, то неважно, как люди общаются, в чате или лично.