Как руководить совершенно неорганизованными людьми
Несобранные подчиненные могут свести с ума любого начальника. Ему помогут несколько стратегий
Задача руководителя – помочь неорганизованному человеку наладить систематическую работу. Но как сделать так, чтобы он помнил о встречах, записях в календарях и письмах в электронной почте? Возможно ли в принципе помочь сотруднику справиться с природной склонностью к беспорядку?
Необходимость руководить неорганизованным человеком может расстраивать и вызывать стресс. «Вы не уверены, что человек не наделает ошибок и успеет с работой в срок», – говорит Элизабет Грейс Сондерс, автор книги How to Invest Your Time Like Money. Ваша цель – сформулировать, что нужно команде и что нужно вам как руководителю для максимальной продуктивности и эффективности, говорит Линда Хилл, профессор Гарвардской школы бизнеса и соавтор книги «Трудно быть боссом». Вот несколько полезных стратегий.
Проанализируйте масштаб проблемы
Сначала четко определите причины и следствия неорганизованности подчиненного, советует Хилл. Поймите, в чем эта неорганизованность выражается. Кипы бумаг повсюду? Сорванные сроки? Постоянные опоздания на встречи? Затем проанализируйте, как поведение этого сотрудника мешает работе команды. Спросите себя, приводит ли подход к работе этого человека к отрицательным последствиям или он просто отличается по стилю. Если ваш подчиненный неорганизованный, но в целом надежный человек, не стоит вмешиваться, считает эксперт. Сондерс соглашается: например, какой бы беспорядок ни царил на столе у сотрудника (и как бы он вас ни раздражал), в большинстве случаев это не так важно для работы.
Проявите эмпатию
Подумайте о причине, лежащей в основе этого поведения, говорит Хилл. Всегда ли ваш сотрудник был таким неорганизованным или это новое для него поведение? Проявите чуткость и понимание. «Вы можете не знать, с каким трудом дается этому человеку продуктивная работа», – отмечает эксперт. Возможно, ваш подчиненный страдает синдромом дефицита внимания и гиперактивности или столкнулся с другими проблемами, еще больше мешающими ему быть организованным. Сочувствие поможет вам отнестись к сотруднику без осуждения и обвинений, добавляет Сондерс. Признайте, что аккуратность свойственна не всем. Возможно, то, что легко для вас, очень сложно для других. И не забывайте, что вы тоже не идеальны.
Поговорите с сотрудником
Сондерс рекомендует сказать: «Если дедлайн в пятницу и ты сдаешь мне свою часть проекта в 11 утра, я волнуюсь, потому что не успеваю дать обратную связь. Поэтому с сегодняшнего дня ты должен присылать мне свою часть к утру четверга, чтобы я успел внести изменения, если они понадобятся». Помните, что вы руководитель и можете требовать исполнения указаний.
Примеры из практики
Пример первый
Партнер компании EY Global Эми Брачио специализируется на управлении рисками. За свою карьеру она руководила несколькими неорганизованными сотрудниками, но один из них (назовем его Зак) особенно выделялся. «Неорганизованность Зака проявлялась в отсутствии дисциплины, – говорит Эми. – Он расстраивал других членов команды и клиентов: в последний момент отменял встречу, неожиданно не приходил на нее или срывал дедлайны».
Зак был умным и способным, но его непунктуальность ужасно расстраивала Эми и коллег. Эми поняла, что должна прямо поговорить с Заком о том, как его поведение влияет на компанию. Эми сказала ему, что его «ненадежность мешает отношениям с клиентами и продуктивности команды». Она также дала ему понять, что неорганизованность вредит его репутации.
Затем они обсудили, что можно сделать. «Мы сосредоточились на лучших практиках, применяемых в организации, в том числе обсудили, как привлекать к работе помощника руководителя и как заручиться поддержкой членов команды во время встреч, – поясняет она. – Думаю, он оценил искреннюю обратную связь».
Разговор прошел хорошо, и Зак начал применять некоторые из методов, о которых они говорили с Эми. Однако вскоре после разговора Эми и Зак пришли к выводу, что текущая должность ему не подходит. Его сильные стороны могли бы найти лучшее применение в другой части организации, объясняет она. «В новой должности Зак изменил методы работы, заручившись поддержкой других, и смог создать хорошую репутацию в глазах коллег и клиентов», – говорит Эми.
Пример второй
Рози Перес, ведущий финансовый специалист отдела планирования и аналитики международного розничного бизнеса в American Express, вспоминает, как в начале своей карьеры руководила неорганизованным сотрудником (назовем его Аарон). «Через несколько недель после его прихода в компанию я заметила, что он начал срывать сроки, терять информацию и в целом выглядел выбитым из колеи», – рассказывает она.
Сначала Рози подумала, что это сложности освоения новой работы и привыкания к новому месту. «Но через несколько месяцев, когда его неорганизованность начала влиять на способность команды эффективно завершать проекты, я поняла, что ему нужно помочь, – вспоминает она. – Я не знала, когда получу результаты работы, о которых мы договорились, и получу ли их вообще. Кроме того, я испытывала чувство вины за то, как это сказывалось на остальных членах команды».
В разговоре с Аароном Рози проявила сочувствие и ясно дала понять, что находится на его стороне. «Я сказала, что не все от природы организованные, в том числе и я, – говорит она. – Я рассказала, что мне потребовалось время, чтобы систематизировать работу, но когда мне это удалось, я получила огромное преимущество».
Потом Рози сказала, что ей нравится, с каким энтузиазмом он берется за новые проекты и дополнительную работу, но ему пойдет на пользу, если он сделает график работы более структурированным и выделит время, чтобы проанализировать каждый этап после его завершения. Вместе Рози и Аарон обсудили, как составлять детальные графики и планы работы, как добавить резервное время для анализа результатов и планирования, и договорились о регулярных встречах, чтобы Рози могла своевременно помочь ему справиться с возникшими препятствиями.
В конце концов Аарон стал более организованным, повысил качество работы в целом, говорит Рози. «Чтобы изменить укоренившееся поведение, требуется время, но это выполнимая задача, – добавляет Рози. – Главное для руководителя – помочь сотрудникам конструктивной обратной связью».
Если поведение сотрудника наносит ущерб продуктивности всей команды, нужно поговорить с ним, считает Сондерс. Помогите своему подчиненному понять последствия его неорганизованности. Возможно, из-за сорванных им сроков компания превысит бюджет по проекту либо он создаст кризисную ситуацию для других членов команды в будущем и компания будет плохо выглядеть в глазах клиентов. Обсудите с ним, как исправить ситуацию. Скажите, например, что предпочитаете, чтобы работа делалась заранее, если подчиненный откладывает ее до последнего момента.
Поделитесь практикой
Вы можете помочь подчиненному личным примером. Расскажите, как вы систематизируете свою работу, предлагает Сондерс. Покажите ему, например, свой список задач по проекту. «Возможно, вы используете простые приемы, но другому человеку они просто не приходят в голову», – говорит эксперт. Имейте в виду, что люди, у которых на столе беспорядок, чаще обладают хорошей зрительной памятью и поэтому для них эффективнее будет планирование на бумаге или доске, а не в таблице Excel, отмечает Сондерс. Можно сделать обмен лучшими практиками командной задачей, но не перестарайтесь. «Делиться опытом хорошо, но люди не должны быть обязанными пользоваться этими советами», – отмечает эксперт.
Обсудите карьерные перспективы
Сондерс рекомендует не делать выговор неорганизованному сотруднику, а заинтересовать его. Если вы дадите ему понять, что изменение его поведения пойдет на пользу его карьере, он захочет измениться. «Обычно неорганизованные люди компенсируют отставание, задерживаясь на работе, – говорит эксперт. – Скажите такому человеку, что не хотите, чтобы он вредил своему здоровью переработками». Также можно объяснить, как неорганизованность влияет на имидж в глазах других, советует Хилл. «Попросите человека подумать о том, как его воспринимают другие», – добавляет она. Хилл предлагает использовать заваленный бумагами стол в качестве метафоры. Скажите что-нибудь вроде: «Когда люди – коллеги и клиенты – смотрят на беспорядок на твоем столе, они могут подумать, что ты не справляешься. Это не в твоих интересах».
Дробите задания
Одна из типичных характеристик неорганизованных работников – неспособность правильно распределять время между конкретными задачами. «Они не знают, как расставить приоритеты, потому что даже не знают, с чего начать», – говорит Хилл. Научите такого сотрудника разбивать задания на более мелкие части, предлагает Сондерс. В начале проекта можно сесть вместе с подчиненным и изобразить на доске этапы управления проектом, цели и результаты.
Будьте терпеливы
И наконец, поймите: легко проблему не решить. «Я видела множество людей, которым удалось стать более организованными, но это трудно и отнимает много времени», – говорит Сондерс. Не срывайтесь на неорганизованном сотруднике, особенно если он старается справиться со своей неорганизованностью. Лучше признайте его усилия и хвалите за достижения. «Когда ему удастся прийти вовремя или сдать работу в срок, оцените это», – говорит эксперт.
Об авторе: Ребекка Найт (Rebecca Knight) – автор статей в The New York Times, USA Today и Financial Times.