Как создать цифровую систему бизнес-коммуникаций

Импортозамещение – главный тренд российской IT-индустрии последних лет и наверняка таким останется в среднесрочной перспективе. В 2022 г. зарубежные вендоры ушли с отечественного рынка. С тех пор перед российским бизнесом стоит задача максимально перейти на отечественные программные продукты.

Сделать правильный выбор в пользу какого-то из разработчиков непросто: в Реестре российского программного обеспечения более 20 000 решений, из них около 250 предназначено для корпоративных коммуникаций. «Ведомости&» поговорили с заместителем генерального директора по развитию IVA Technologies Сергеем Телевиновым о том, на что обратить внимание при выборе продуктов для офисного общения.

Удобство

Представим, что вы начальник отдела продаж компании с филиалами в городах России и ближнего зарубежья. Что это значит? Ежедневно десятки созвонов с клиентами и подчиненными в разных городах, постоянная переписка в корпоративной почте, обмен отчетами и другими документами. Все это требует развитой коммуникационной инфраструктуры: телефонии, видеоконференц-связи, электронной почты, мессенджеров.

Удобно ли будет пользоваться отдельными и не связанными между собой приложениями для каждого из этих сервисов? Скорее всего, нет. Конечно, IT-служба компании может попытаться интегрировать все сервисы во внутреннюю инфраструктуру и совместить их друг с другом, но это требует времени и ресурсов.

У IVA Technologies есть опыт интеграций с другими вендорами, но поддержание подобной совместимости – непростой процесс. Простой пример: для сохранения работоспособности интеграций новые релизы продуктов компании должны предусматривать совместимость с текущими техническими возможностями сторонних вендоров. При этом каждый из них развивается в своем темпе и направлении. Поэтому на практике эти интеграции почти не работают в долгосрочной перспективе. «Мы предлагаем рынку нашу экосистему IVA как единое решение от одного вендора, чтобы пользователь получал все привычные сервисы в одном окне», – говорит Телевинов.

Первый шаг при выборе решения для бизнес-общения – определите, какие сервисы для корпоративных коммуникаций вам необходимы, и оцените, сможете ли вы интегрировать и поддерживать набор решений от разных вендоров или лучше остановиться на системе, работающей по принципу одного окна.

Безопасность

Есть две основные угрозы кибербезопасности компании: хакерские атаки извне и внутренние утечки чувствительных данных. Первое – это, например, DDoS (создание перегрузки системы с целью ее отказа. – «Ведомости&») или вирусные атаки. Для защиты от них необходимо установить специальные программы, особенно если речь идет о работе с критической информационной инфраструктурой.

Бороться с внутренними утечками сложнее, особенно с тех пор, как многие организации полностью или частично перешли на удаленный формат работы. Работая из дома, сотрудники пользуются корпоративной электронной почтой и мессенджерами, получают служебную информацию и конфиденциальные документы, а также участвуют в видеоконференциях – вне периметра сети корпоративного контура.

Во время вспышки коронавируса международная некоммерческая ассоциация ISC2 провела опрос 256 специалистов по кибербезопасности по всему миру и выяснила: с переходом на удаленную работу почти четверть опрошенных заметили рост числа киберинцидентов у себя в компаниях, часть из них заявили, что увеличение было двукратным. В 2022 г. 51% из 1200 опрошенных Statista директоров по информационной безопасности отметили, что с переходом на удаленную работу количество таргетированных атак на их компании увеличилось.

В решениях IVA Technologies у разных категорий пользователей разный уровень доступа к информации, рассказывает Телевинов. Систему можно настроить вертикально по четырем уровням: базовый пользователь с минимумом возможностей, модератор, администратор и пользователь, имеющий полную картину внутрикорпоративных коммуникаций. Кроме того, есть «горизонтальные» настройки в зависимости от геолокации того или иного сотрудника. Выйдя за условный «периметр», например, офиса, работник не сможет получать внутреннюю информацию совсем или частично.

Поэтому второй важный тест при выборе системы корпоративной коммуникации – безопасность. Проверьте, сможете ли вы давать сотрудникам уровни доступа во всех каналах коммуникации. Также оцените, как именно вендор обеспечивает общую безопасность системы: например, проводит ли регулярно пен-тесты (тесты на проникновение. – «Ведомости&») и сотрудничает ли с ведущими компаниями в сфере кибербезопасности для обеспечения надежности своих систем.

Производительность

Около 84% работодателей обучают сотрудников как очно, так и онлайн. Это результаты исследования Русской школы управления и рекрутинговой компании Get Experts, в котором приняло участие более 600 респондентов из разных отраслей.

Но что делать, если организованный компанией семинар должно посетить несколько сотен или даже тысяч человек из разных регионов? Сейчас это можно сделать онлайн, вот только внутренние коммуникационные решения должны выдержать такую нагрузку.

По мнению Телевинова, у современной корпоративной платформы должна быть достаточная производительность, чтобы организовать коммуникацию на несколько десятков, а то и сотен тысяч человек, которые смогут принять в ней участие с любого устройства (смартфона, ноутбука, планшета). При этом важно иметь возможность обмениваться файлами и документами, а по завершении мероприятия оперативно получить автоматическую расшифровку (стенограмму).

Поэтому важен тест на производительность: оцените, сколько человек в среднем будет пользоваться вашей системой, с каких устройств, а также какие функции им будут нужны. Выбирайте систему, исходя из этих вводных.

Экономия

Еще один важный вопрос – какой ценой достигается необходимая производительность системы. Если говорить об IT-оборудовании, о «железе», Телевинов выделяет три основных вида инфраструктурных затрат: каналы связи, вычислительные мощности и инженерное оборудование (электроэнергия, охлаждение и т. д.).

Второй важнейший ресурс, если речь идет о внедрении и интеграции IT-решений, – это время. В большой корпорации внедрение в промышленную эксплуатацию каждого решения от разных вендоров может занимать 1,5–2 года для каждого продукта, делится опытом Телевинов. Если же внедрять экосистему от одного производителя, получится существенно сэкономить время: интеграция продуктов уже выполнена на этапе разработки, сроки внедрения меньше, а еще не нужен большой внутренний штат службы эксплуатации.

Исходя из этого четвертый тест: оцените, сколько финансовых вложений и времени займет у вас установка отдельных коммуникационных решений.

Гибкость

Ни одна система корпоративных коммуникаций, особенно для крупной компании, не устанавливается «из коробки» – по стандартным настройкам, заданным по умолчанию. У каждого заказчика есть свои уникальные требования, например интеграция с системой бухучета или отдела кадров. Для разных компаний требуется разное количество дополнительных опций.

«Важно смотреть, какой опыт за плечами у вендора, как давно он на рынке, сколько у него внедрений, какая техподдержка, сколько у него разработчиков и какой код они используют при создании своего продукта», – говорит Телевинов.

По его мнению, нужно обратить внимание, является ли разработка компании полностью собственной или основана на так называемом открытом коде (open source). Если это open source, насколько он безопасен и работоспособен. «Часто мы существенно дорабатываем решения под наших заказчиков, но для нас это не проблема, потому что мы знаем свой код – он полностью написан командой с нуля», – рассказывает Телевинов.

Еще один важный момент – качество и скорость техподдержки. Для крупной компании, работающей в разных часовых поясах, техподдержка вендора должна быть круглосуточной.

Отсюда пятый тест: оцените готовность и способность вендора доработать свое решение под требования заказчика, а также скорость и качество его техподдержки.