Как пройти проверку трудовой инспекции

Проверки – один самых болезненных вопросов для бизнеса в нашей стране. Увы, опасения возникают не на пустом месте, а размеры выписанных штрафов на одну компанию легко могут достигать и 15 млн, и даже 45 млн руб.

Только в Москве во втором полугодии 2016 г. по итогам проверок инспекций предприятия выплатили административные штрафы на сумму 248,3 млн руб. Это в 2 раза больше, чем за тот же период 2015 г. На что обращают внимание инспектора при проверке? Успешная практика BLS позволяет мне выделить ряд основных моментов.

Трудовые договоры

В первую очередь инспекция попросит показать трудовые договоры, а особый ее интерес вызовет договор генерального директора. По нашему опыту, в этом документе всегда есть ошибки и недочеты, не соответствующие трудовому законодательству. Чаще всего это неправильно указанное место работы, непрописанные условия труда или размер оклада, отсутствие подписи сотрудника и т. д.

Отдельное внимание проверяющие уделяют договорам с иностранными гражданами (экспатами) и льготными категориями (инвалидами, беременными женщинами, молодыми мамами). Поэтому в первую очередь проверьте на соответствие законодательству трудовой договор генерального директора.

Зарплата

Зарплатные вопросы возникают при проверках всегда, и не обязательно из-за жалоб сотрудников, а и в ходе плановых рейдов. Например, в договоре может быть указан период выплаты «до такого-то числа», а не точная дата, как этого требует Трудовой кодекс. Напомню, что к заработной плате относится не только оклад, но и другие виды вознаграждения за труд. Кстати, могут поднять вопрос и о своевременности премии. Еще раз обращаю внимание: она должна быть выплачена не позднее 15 дней по окончании периода, за который начислена. Несмотря на различные комментарии на эту тему, нормативные требования и позиция трудовой инспекции неизменны, а значит, необходимо привести локальные нормативные акты в соответствие с этими нормами.

Разные оклады на одинаковых должностях

Одной из серьезных проблем остаются разные зарплаты на одинаковых должностях, чего закон не одобряет. Это в большой части относится, например, к торговым и медицинским представителям, менеджерам по продажам и т. д. Инспектора обязательно проверят названия должностей, должностные инструкции и сравнят оклады. Варианты выхода из этой ситуации есть. Можно, например, документально закреплять функциональные различия в трудовых обязанностях сотрудников. Иначе обосновать несоответствие зарплат будет очень нелегко.

Несоответствие документов нормам закона

При каждой проверке государственная инспекция запрашивает внутренние документы компании: правила внутреннего трудового распорядка, различные политики и другие нормативные акты. Любое их несоответствие – основание для предписания. Кстати, на одной из недавних конференций представители ГИТ даже пояснили, что причина многих проблем – несогласованность действий внутренних подразделений компании.

Чаще всего это бывает при сравнении документов, которые предоставляют управление персонала и корпоративные юристы. Или по запросу инспектора сотрудник HR-службы печатает документ из базы, а в ней почему-то устаревшая версия, которая отличается от бумажного оригинала. Поэтому инспекция прямо советует: в каждой компании должен быть человек, который будет координировать департаменты и контролировать документы.

Выдача мыла

Зачастую в корпоративных документах нигде не указаны условия о норме выдачи смывающих средств. Напомню, что это обязательное требование Трудового кодекса и относится оно не только к производственному персоналу, но и к большинству офисных компаний. У многих даже родилась своеобразная фобия: если других замечаний не найдется, обязательно проверят выдачу мыла. Поэтому, несмотря на кажущуюся несерьезность вопроса, отнеситесь к этому требованию закона со всей ответственностью.

Безусловно, список тем, на которые обратит внимание инспектор, можно продолжить. Среди вопросов могут быть и индексация зарплаты, и своевременное предоставление отпусков, и требования в сфере охраны труда. Так, недавно одно из столичных предприятий было оштрафовано на 35 млн руб. Поводом стал несчастный случай, а при проверке выяснилось, что несколько сотен сотрудников не проходили обучение по охране труда. Но важно не количество предполагаемых зон и объемы риска, а умение и желание их вовремя закрывать. Если соблюдать требования законодательства, проверки будут проходить без проблем, и практика нашей работы с клиентами это подтверждает.