Как эффективно управлять деятельностью поставщиков

Мировые гиганты, такие как Toyota, Tesco, Walmart, GE или Nissan, давно применяют инструменты управления эффективностью поставщиков. Крупные российские компании, которым ежедневно приходится взаимодействовать с тысячами поставщиков, тоже задумываются о внедрении подобных программ в службах закупок.

Система управления эффективностью деятельности поставщиков (УЭДП) – это инструмент для совместной работы с поставщиками по закупкам категорий материалов и услуг, которые имеют критическую важность для бизнеса. Она касается всех этапов сотрудничества – выбора, оценки, получения обратной связи и развития поставщиков.

Цель такого управления – сделать отношения с поставщиками более продуктивными, способствовать адаптации поставщиков к требованиям бизнеса и, как следствие, получить дополнительный экономический эффект от управления закупками.

Однако эффективное сотрудничество с поставщиками начинается не на пустом месте. Каковы предпосылки для внедрения программы управления эффективностью поставщиков в компании?

1. Компания сначала должна сегментировать поставщиков, исходя из анализа затрат, важности категории для бизнеса и возникающих рисков. Весьма часто компании классифицируют поставщиков неформально и бессистемно, а это не позволяет создать стратегическое партнерство и добиться того, чтобы поставщики развивали свои бизнес-процессы и производственные мощности вслед за требованиями бизнеса.

2. Стратегия закупок категорий должна быть долгосрочной. Наиболее распространенная стратегия закупок – на короткую перспективу. Она начинается с проведения тендера, определения минимальной цены закупки и заканчивается заключением договора, тогда как управление эффективностью поставщиков подразумевает более длительные отношения. Обе стороны должны быть постоянно вовлечены в процесс совершенствования поставок и закупок, внедрять инновационные решения и укреплять взаимовыгодный союз.

3. Сотрудники должны обладать достаточной квалификацией. Наиболее распространенный набор требований для специалиста по закупкам ограничен навыками анализа рынка, умениями проводить закупочные процедуры, переговоры, делать сравнительный анализ цен и заключать договоры. Но для эффективного управления поставщиками дополнительно нужны лидерские качества, умение оказывать влияние и управлять изменениями. Зачастую между подразделениями возникает внутренняя конкуренция, которая препятствует эффективному взаимодействию с поставщиками и бизнес-подразделениями и осложняет жизнь закупщикам. Специалисты по закупкам должны обладать соответствующими качествами, чтобы делать свою работу в таких условиях.

4. Топ-менеджмент компаний должен быть заинтересован в повышении эффективности сотрудничества с поставщиками. Иначе программа не даст ожидаемого эффекта.

Большинство компаний регулярно пытаются анализировать эффективность поставщиков, но, как показывает практика, у них нет инструментов, чтобы в режиме реального времени делать точную и полную оценку и тем самым повысить качество принимаемых решений.

Проанализировав распространенные проблемы во взаимодействии с поставщиками, мы создали навигатор по инструментам управления эффективностью поставщиков.

1. Вы хорошо представляете статус поставщиков и их роль для компании? Имеются ли в этом пуле стратегические партнеры или, напротив, поставщики, поставляющие некритичные и малоценные материалы и оказывающие разовые услуги? Если ответ отрицательный, рекомендуется разделить поставщиков на два сегмента: тех, с кем возможно стратегическое партнерство для внедрения инновационных решений для снижения затрат (в частности, расходов на эксплуатацию приобретенного оборудования), а также тех, кого необходимо развивать и кому еще предстоит дорасти до уровня требований вашей компании к качеству и срокам поставок.

2. Определите, по каким критериям и когда необходимо оценивать поставщика. Мы предлагаем использовать оценку поставщиков не только на этапе принятия решения о заключении договора, но и на этапе его исполнения.

3. Оцените структуру стоимости материалов и услуг, а также совокупной стоимости владения оборудованием, если речь идет о покупке оборудования. Желательно учитывать не только закупочную цену оборудования, но и затраты, возникающие при эксплуатации (техосмотры, ремонты, энергопотребление), которые мало кто регулярно отслеживает. Затраты на эксплуатацию оборудования могут значительно превышать закупочную стоимость, поэтому важно разрабатывать и внедрять с поставщиками энергоэффективные решения для снижения совокупных затрат.

4. Нужно внедрять современные технологии для мониторинга эксплуатации закупленного и установленного оборудования. Информирование ключевых пользователей с применением интернета вещей, озер данных, предиктивной аналитики, мобильных приложений и чат-ботов поможет лучше управлять кризисными ситуациями и оперативно подключать к их улаживанию поставщиков.

5. В договорах с поставщиками должны присутствовать карты KPI, которые позволяют оценить их эффективность: своевременность и комплектность поставок, качество материалов и услуг, способность поставщика выстроить систему эффективной коммуникации и решать возникающие в ходе сотрудничества вопросы. Хорошо, если они подкрепляются мерами мотивации поставщиков, например увеличением объема закупок, заключением долгосрочных договоров и материальным стимулированием. Можно премировать их, например, за вклад в снижение затрат компании.

6. Старайтесь получать обратную связь как можно чаще. Рекомендуется устраивать форумы и деловые завтраки, которые помогут компании не только шире взглянуть на проблемы во взаимодействии с поставщиками, но и вовлечь все заинтересованные стороны в открытый диалог о совершенствовании закупочных процессов.