Как понять, что в компании что-то не ладно
Как вовремя заметить признаки мошенничества
Когда руководитель сталкивается с проблемой, он должен всегда держать в голове, что она могла быть создана не объективными сложностями, а недобросовестными действиями коллег и третьих лиц. Действительно ли оборудование устарело, бухгалтерская система выдает ошибки и не может дать требуемые данные, сотрудники IT-отдела недостаточно квалифицированны или вагоны для перевозки продукции обоснованно отбракованы? Вполне возможно, что вы просто не владеете ситуацией, потому что вас намеренно дезинформируют.
Если длительная проблема, о которой вам без устали говорят, на самом деле возникла из-за сговора и мошенничества, рано или поздно вы упустите контроль или будете терять больше, чем можете себе позволить.
Но заметить признаки мошенничества не так уж и трудно, если проявить настойчивость и наблюдательность.
Проблема есть, а решения нет. Если к вам приходит менеджер и рассказывает о сложных и масштабных проблемах, при этом не предлагая решения, это должно стать сигналом для вас. Опытный управленец знает, что не существует безвыходных ситуаций. Проблему можно решить либо дополнительными ресурсами, либо признанием ее высокой важности в глазах руководства. Если же менеджер рассказывает, что выйти из затруднительного положения в принципе невозможно, или предлагает заведомо неоптимальное решение, убеждает, что проще пока все оставить как есть, причин такого поведения две. Или ваш подчиненный некомпетентен и не владеет ситуацией, или не заинтересован в том, чтобы проблема решилась, и, более того, желает, чтобы она усугубилась.
Пример из практики: компания построила новый завод, и под его полную мощность был спроектирован железнодорожный узел, однако этот узел постоянно был перегружен. Проблема была не в ударных темпах работы завода, а в неприемлемом состоянии вагонов, предоставляемых контрагентом в аренду. Более 8% подвижного состава было непригодно к использованию и блокировало построенные пути, а ответственный менеджер, вместо того чтобы заставить поставщика соблюдать условия договора, предложил построить на территории завода собственный ремонтный цех для вагонов. Оказалось, он получал соответствующее вознаграждение от контрагента.
В подобной ситуации руководителю следует сначала выяснить, в чем на самом деле заключается проблема. Сделать это можно, спустившись на один должностной уровень ниже (n – 1) от менеджера, который вызывает подозрение, но при этом нужно иметь в виду, что его коллеги также могут быть замешаны. А вот кто скорее всего откроет истинные причины происходящего – это простые рабочие, нередко раздраженные таким положением вещей. Если вы уже знаете, в чем проблема, найти оптимальное решение и не дать себя обмануть поможет общение со сторонними экспертами или коллегами по отрасли.
Существует процесс, который якобы нельзя улучшить. Закупочные процессы – благодатная почва для злоупотреблений. Сложно найти компанию, в которой бы не было претензий к отделу закупок как от смежных отделов, так и от поставщиков. Первые недовольны сроками и бюрократией, вторые – отсутствием справедливой конкуренции. Сам же отдел закупок обычно оправдывается, ссылаясь на отсутствие надежных поставщиков в регионе, недостаточную автоматизацию или плохую настройку информационных систем, и уверяет, что придерживается единственно возможных подходов и верных методик.
Руководителю стоит задаться вопросом, действительно ли закупки организованы оптимально. Насторожить должны значительный объем (до 10%) срочных или незапланированных закупок, а также ротация ограниченного круга поставщиков, даже если формально все требования процесса соблюдены.
Чтобы разобраться, для начала стоит собрать мнения других подразделений. Если претензий много, полезно получить независимое мнение. Можно поискать на рынке специалиста, который работал в закупочных отделах похожих компаний, пригласить его на встречу, собеседование или нанять в качестве советника и поинтересоваться, как улучшить процессы. Полезно бывает заглянуть на электронные торговые площадки или пообщаться с их операторами. Туда стекается массив информации о том, кто и на каких условиях что покупает и продает в вашем регионе.
Изменения невозможно реализовать быстро. Материалы, полуфабрикаты или сугубо оптовая продукция зачастую продаются преимущественно через посредников. Объясняется это тем, что посредники, по мнению отдела продаж, выполняют важные функции: гибко управляют цепочкой продаж, финансируют продажи, работая с отсрочками платежей, берут на себя логистические издержки. Эти доводы не всегда соответствуют действительности, особенно если у вас складывается впечатление, что ваша продукция продается по цене ниже рыночной. Зачастую единственная причина, по которой посредник этим занимается, – вывод прибыли предприятия в связанные структуры. Если вы предлагаете руководителю по продажам отказаться от посредников, а он отвечает, что переход на прямые продажи займет минимум 3–7 лет, это очевидный тревожный сигнал, который должен заставить задуматься о том, действительно ли ваши подчиненные работают на вас.