Как работодателям внедрять цифровое управление персоналом

15 ноября заканчивается эксперимент Минтруда, разрешающий вести все кадровые документы в цифровом виде. К этому моменту должен быть принят закон о внедрении безбумажного кадрового документооборота (он принят в первом чтении в июне 2021 г.), иначе 375 участников эксперимента, среди которых крупнейшие работодатели России, окажутся в правовом вакууме.

На сегодня законы разрешают вести 80% кадровых документов только в электронном виде. Это расчетные листки, графики отпусков, приказы, уведомления. Документы о приеме и увольнении сотрудников, дисциплинарных взысканиях и материальной ответственности необходимо дублировать на бумаге. С распространением удаленной работы это стало неудобно как сотрудникам, так и работодателям.

С января 2021 г. разрешен полностью безбумажный кадровый документооборот с дистанционными сотрудниками. Такую практику планируется распространить на всех сотрудников.

Закон о внедрении цифрового кадрового документооборота отменяет требование о подписании документов только квалифицированной электронной подписью. Оно было серьезным барьером для внедрения безбумажного документооборота. Теперь можно будет использовать неквалифицированную подпись или учетную запись на сайте госуслуг (в частности, госключ, который планируют оформлять бесплатно всем гражданам страны). В случае если более 50% сотрудников не против цифровых документов, работодатель имеет право обязать остальных перейти на электронный документооборот. Это существенно упрощает переход.

Быстро и безболезненно внедрить электронный кадровый документооборот работодателям помогут пять шагов.

1. Обследовать текущие кадровые процессы в компании. Аудит кадровых документов позволит выявить, какие из них действительно используются и должны быть переведены в электронный вид. Часто бывает, что некоторые документы устарели и давно не применяются. Важно унифицировать все используемые формы.

2. Выбрать информационную систему. Закон разрешает использовать собственную информационную систему, внедрить готовое решение или организовать процесс на базе портала «Работа в России». Большинство компаний, участвующих в эксперименте Минтруда, применяют сервисы сторонних разработчиков.

3. Подготовить IT-инфраструктуру. В целом требования к IT при внедрении цифрового кадрового делопроизводства невысоки. Важно удостовериться, что хранение данных сотрудников в учетной системе (1С, SAP и проч.) организовано правильно. Там должны быть актуальные паспортные данные и телефоны сотрудников. В противном случае возникнут трудности. Например, при выпуске цифровой подписи информация сверяется с Пенсионным фондом России и, если данные разнятся, подпись не выдается.

Если в компании запрещено использовать определенные каналы передачи данных, нужно обеспокоиться покупкой лицензии на защищенный канал VIPNet.

4. Запустить пилотный проект. В него рекомендуется включить от 100 до 2000 сотрудников в зависимости от размера компании. Во время пилотного проекта можно отладить процессы, выявить узкие места и доработать технические детали. Например, можно выявить процессы, которые неудобны или отнимают слишком много времени. Устранить недостатки лучше до масштабирования проекта на всю компанию. Кроме этого станет понятно, как относятся к переходу на цифровой документооборот сотрудники, какие сложности они испытывают. С учетом этих сведений можно разработать меры мотивации.

5. Мотивировать персонал. Это ключевой пункт, потому что сопротивление сотрудников может поставить под угрозу весь проект внедрения цифрового кадрового делопроизводства. Сначала важно убедить лидеров мнений в удобстве и необходимости безбумажного управления персоналом. Они должны участвовать в пилотном проекте, их опыт и рекомендации стоит учитывать при адаптации процессов. Нужно провести разъяснительную работу с сотрудниками: объяснить требования законов, рассказать о безопасности данных, показать выгоду от использования электронных документов. Нельзя действовать директивно. Электронные трудовые книжки до сих пор вызывают сопротивление работников. Необходимо учесть эти ошибки при внедрении электронного кадрового документооборота.

Переход на электронный документооборот снизит нагрузку на отдел кадров, ускорит наем специалистов (подписать трудовой договор можно будет сразу после принятия предложения), сэкономит время сотрудников, уменьшит расходы на пересылку документов. Безбумажный HR уже не будущее, а реальность.