Как сдать новый отчет о дистанционных работниках

Согласно указу мэра Москвы № 97-УМ от 6.10.2020 работодатели Москвы должны перевести на дистанционную работу не менее 30% работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам. Кроме того, начиная с 12 октября работодатели еженедельно должны сдавать отчеты, содержащие информацию об общем количестве работников, переведенных на дистанционную работу, сведения о номерах мобильных телефонов, автомобилей и проездных документов этих работников. Что нужно учитывать работодателям при подготовке отчетности?

1. Чтобы перевести работника на удаленный режим, рекомендуется заключить с ним дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу, согласно главе 49.1 Трудового кодекса (ТК). Если вы планируете после окончания пандемии вновь вернуть этого работника в офис, следует ограничить срок действия этого дополнительного соглашения конкретной датой. В противном случае и после окончания пандемии сотрудник будет иметь право работать удаленно.

2. В отчет нужно включать всех работников, которые переведены на дистанционную работу. Указ 97-УМ направлен на предотвращение распространения заболевания, на уменьшение пассажиропотока в общественном транспорте, поэтому не рекомендуем вызывать дистанционных работников из поданного списка приказом в офис, например, для работы с бумажными документами.

3. Из всех сведений, которые должны войти в отчет, у работодателя могут быть только мобильные номера телефонов работников, указанные самими работниками. Остальные сведения: государственный регистрационный номер автомобиля, номера электронной карты «Тройка» и «Стрелка», социальной карты, месячного проездного билета и т. д. работодателю придется специально запрашивать у работников. Хотя в отчете не указываются фамилия, имя и отчество работника, содержащаяся в нем информация может быть признана персональными данными. Напомним, что персональными данными считается любая информация, которая позволяет прямо или косвенно определить конкретное физическое лицо (согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных»). Также в письме от 7.07.2017 № П11-15054-ОГ Минкомсвязи указало, что абонентский номер тоже может быть признан персональными данными. Поэтому мы рекомендуем получать у работника письменное согласие на обработку его персональных данных с целью передачи их в аппарат мэра и правительства Москвы.

4. Сотрудник не обязан предоставлять информацию, которая нужна для отчета о дистанционных работниках. В ст. 65 ТК закреплен перечень документов, предоставления которых работодатель имеет право требовать от кандидата при приеме на работу. Он не содержит информации о государственном регистрационном номере автомашин, номерах проездных билетов, социальных карт и мобильных телефонов. Также список документов, приведенный в ст. 65 ТК, является закрытым. То есть работодателю запрещено требовать от работника дополнительные документы сверх списка, определенного в ТК, федеральных законах, указах президента России или постановлениях правительства. Указ мэра не может, на наш взгляд, расширить этот перечень, поэтому работник вправе отказаться от предоставления сведений для отчета. А правовых инструментов, которые позволили бы принудить работника предоставить необходимые сведения, у работодателя нет.