Что работодатель должен сообщать государству о занятости и вакансиях

Каждый месяц работодатели сдают несколько десятков отчетов в различные надзорные органы. Хотя на время пандемии некоторые требования и правила были перенесены или приостановлены, например плановые проверки, забот у отделов персонала лишь прибавилось.

Особая ситуация с документами, которые касаются занятости: о вакансиях, сокращениях и рабочих местах. Рынок труда переживает непростые времена, и государство хочет точно знать, что происходит. Что же работодатели должны сообщать и почему сейчас им приходится отчитываться чаще?

Наше трудовое право декларирует, что компания сама определяет численность штата. Но государство чутко следит за действиями бизнеса. Более того, юридическая основа для этого появилась раньше, чем Трудовой кодекс (ТК), принятый в 2002 г. Статья 25 закона от 19.04.1991 «О занятости населения в Российской Федерации» обязывает работодателей содействовать политике занятости населения, предоставляя ряд отчетов в центры занятости.

Прежде всего, организации должны ежемесячно информировать службу занятости о наличии у них вакансий или должностей для работников. Правда, сообщать надо не обо всех: если сотрудник ушел в отпуск по уходу за ребенком или временно переведен на другую позицию – это не считается свободным местом. Срок подачи отчета регионы определяют самостоятельно.

Кроме того, компания должна сообщать о содействии в трудоустройстве инвалидов. В отчете указывается соблюдение квоты по приему инвалидов, вакансии для них и локальные акты, в которых указаны такие места. Также организация обязана уточнять, распространяются ли на нее действия ст. 21 федерального закона от 24.11.1995 «О социальной защите инвалидов». Напомню, именно эта статья говорит о квоте: в компании со штатом более 100 человек инвалидов должно быть 2–4%, если в штате от 35 до 100 сотрудников – до 3%. Конкретную цифру регионы устанавливают самостоятельно.

Еще один документ нужен, когда производство приостановлено или введено неполное рабочее время. Главное правило одно – если введен неполный режим, сообщить об этом в центр занятости надо в течение трех дней после подписания соответствующего приказа. Но есть две тонкости. На федеральном уровне установленной формы для отчетности нет, но ее могут придумать и утвердить регионы. А если неполная занятость установлена по соглашению сторон на основании ст. 93 ТК, сообщать об этом не требуется.

Один из самых больших отчетов – о сокращении численности или ликвидации. Направлять его надо за два месяца до первого увольнения, а при массовых сокращениях – за три месяца. И для каждой ситуации отдельная форма отчетности. В ней все заполняется детально: название компании, сроки увольнения, число увольняемых, должности, условия оплаты для работников. Хотя и здесь власти на местах могут вносить изменения. Так что географически распределенным компаниям надо учитывать, что в каждом регионе могут быть свои правила. А если в компании введена процедура банкротства, об этом также надо ежемесячно сообщать в центр занятости.

Но это базовые отчеты, которые работодатель направлял ранее и делает это сейчас. Режим пандемии добавил менеджерам по персоналу новых забот. Как минимум до конца 2020 г. компаниям предписано сообщать о ликвидации, сокращениях и возможных увольнениях в информационную систему «Работа в России». Причем делать это надо на следующий день после изменений в компании – согласно постановлению правительства от 12.04.2020 № 48.

Другой дополнительный отчет: в связи с запуском электронных трудовых книжек работодатели предоставляют в Пенсионный фонд России информацию о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также – при подаче заявления о выборе формата самой книжки. Прием и увольнение требуют быстрой реакции – на следующий день, об остальных ситуациях можно сообщать ежемесячно 15-го числа. Причем компании со штатом свыше 25 человек обязаны это делать только в электронном виде.

Цифровизация должна сделать трудовые отношения более эффективными и открытыми. Но пока она сопровождается лишь дополнительной отчетностью. И несоблюдение норм грозит немалыми штрафами, можно взглянуть на размеры штрафов в ст. 5.27 КоАПа.