Как организовать командировки для молодежи

В ближайшие годы подавляющее большинство работников в мире составят люди, родившиеся в период с середины 1980-х до середины 1990-х гг. У представителей этого поколения другое представление о путешествиях и командировках, нежели у старших поколений. Какие требования к командировкам предъявляют миллениалы и как сделать командировки молодежи максимально эффективными?

1. Совмещение работы и отдыха (bleisure). Работнику предоставляют возможность совместить командировку с коротким отдыхом. Например, компания разрешает командированному сотруднику остаться в новом городе на выходные, взять на время поездки с собой детей или супруга. Возможность совершать такие поездки играет все более важную роль для специалистов-миллениалов.

2. Гибкий выбор условий командировки. Если работодатель отправляет молодого сотрудника в командировку, тот хочет влиять на параметры поездки, например выбрать отель из списка предложенных вариантов – изучить отзывы в интернете и остановиться на лучшем для себя.

3. Гибкий рабочий график в командировке. Молодому специалисту может быть удобнее работать из коворкинга рядом с отелем, а не ездить в местный офис компании каждый день.

4. Использование сервисов совместного потребления. Миллениалы, как никто, вовлечены в экономику совместного потребления (sharing economy). Они не любят уравниловку и стремятся получить уникальный опыт как в туристической, так и в деловой поездке. Поэтому возможности остановиться в апартаментах, а не в гостинице, использовать не такси, а приложения райдшеринга ценятся миллениалами.

5. Применение технологий. Процесс организации командировок раньше выглядел так: у работодателя были договоры с одним или несколькими туристическими агентствами. Компания посылала им запросы на бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц и т. п. Агентство предлагало варианты, руководство компании делало выбор, затем давало распоряжение об оплате. Бронирование завершалось, когда деньги от компании поступали на расчетный счет туристического агентства. Эта схема не учитывает предпочтения миллениалов. Они привыкли самостоятельно бронировать билеты и гостиницы на время отпуска онлайн и хотят, чтобы процедуры бронирования для командировок были такими же.

Молодые люди должны иметь возможность влиять на параметры поездки – от перелета до размещения, пользоваться удобными инструментами бронирования. Возможность совмещать приятное с полезным и оставаться в интересном городе на пару выходных дней станет мощным дополнительным преимуществом. В то же время у компаний имеются свои ограничения и требования к оформлению документов для командировок, не допускающие самотека и полной свободы действий. Как найти компромисс? Работодателю следует разработать политику деловых поездок и описать все важные ограничения. Обычно это:

сроки подачи заявок на поездки;

правила отчетности после поездки;

ограничения по стоимости и типу билетов.

Процесс выработки этой политики следует сделать открытым, привлечь к ее разработке юристов, бухгалтеров, руководителей отделов. Перед введением политики деловых поездок следует провести опрос сотрудников, чтобы выслушать их предложения и в случае необходимости внести изменения.

Командировки, сочетающиеся с отдыхом, могут стать одним из инструментов продвижения HR-бренда работодателя среди молодежи. Однако современное трудовое законодательство не готово к совмещению деловых поездок с днями отдыха. Например, компания не сможет оплатить сотруднику суточные за те дни, что он находился в поездке после окончания ее обязательной части: это противоречит правилам оформления командировок. В принципе, компания имеет право не оплачивать и обратный билет. Время в самолете считается частью командировки, а по факту она уже давно завершена. Оплатить обратный билет и проживание работника после фактического завершения командировки можно приказом руководителя компании. Но бухгалтерии придется поломать голову над тем, как проводить время в пути в табеле. Проще заплатить сотруднику премию, из которой он сам оплатит проживание и дорогу домой. Но нужно заранее установить время выплаты премии (до или после командировки) и ее обоснование (например, за профессиональные достижения, а не просто «на билеты»).