Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей

Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг. Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).

Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг. Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек. В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда. Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.

При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.

Нелегкий выход из эксперимента

Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны. В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами. Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.

«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».

В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.

Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.

Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.

Живучая бумага

В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич. На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич. Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.

На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.

По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».

«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».

Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.

Расходы и хлопоты

Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала юрист.

Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.

Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.

Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.

Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.

Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании. По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др. Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.

Уговорить работника

По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г. лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе. Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.

Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.

Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.

Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.

Дешево расписаться

Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.

Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.

Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова. Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков. По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.

В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.

Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать. Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.