Как правильно переносить дедлайны

В реальности сроки часто бывают не такими жесткими. Например, начальник просит вас подготовить предложение по долгосрочному проекту к пятнице, хотя сам планирует посмотреть его не раньше вторника. Принято считать, что перенос сроков плохо сказывается на работе и может показаться признаком непрофессионализма, однако довольно мало исследований посвящены тому, как просьба об отсрочке на самом деле влияет на результаты.

Мы провели 10 экспериментов и опросили около 10 000 рядовых сотрудников и их начальников из США. И обнаружили, что независимо от профессии просьба об отсрочке для выполнения задачи в среднем воспринималась начальством положительно, к тому же это снижало уровень стресса сотрудников и положительно сказывалось на результатах работы. Один из опросов показал, что просьбы об отсрочке удовлетворялись в 95% случаев.

Однако сами сотрудники редко просят дать им чуть больше времени. Когда мы спрашивали людей, какова вероятность того, что они попросят об отсрочке, если сроки поджимают, но их вполне реально передвинуть, только один из 10 сотрудников ответил, что рассматривает такую возможность.

Участники исследования, особенно женщины, боялись, что, если они попросят продлить срок выполнения задачи, начальство решит, что они некомпетентны или недостаточно мотивированы. Однако начальники, наоборот, воспринимали просьбу об отсрочке (вне зависимости от того, исходила она от мужчины или от женщины) как признак, что эти люди мотивированы больше других. Сотрудник считался менее компетентным, только если просил об отсрочке выполнения по-настоящему срочного задания.

Конечно, есть оговорка: единоразовая просьба об отсрочке не заставит руководителя хуже думать о сотруднице, но в целом просьбы женщин о продлении срока выполнения задач могут утвердить руководителя во мнении, что женщины более ориентированы на семью и менее привержены работе, чем мужчины.

Серьезные опасения женщин иногда связаны с тем, что они чувствуют себя менее уверенными на своих рабочих позициях и более социально ориентированы. Опрошенные нами женщины чаще соглашались с такими утверждениями, как «я не знаю, как моя карьера будет развиваться в этой компании» и «принимая решение, я обращаю внимание на потребности и чувства других людей», что, в свою очередь, объясняет, почему они реже готовы просить об отсрочке, чем мужчины.

Нежелание просить о переносе срока чревато стрессом и переутомлением. В ходе исследования женщины чаще соглашались с такими утверждениями: «В последнее время я постоянно тревожусь» и «На работе я все время чувствую себя уставшей».

Гибкие дедлайны положительно сказываются на производительности труда и удовлетворенности сотрудников. Просьбы об увеличении срока исполнения задачи в этом случае могут быть особенно полезны женщинам, которые зачастую загружены работой больше, чем мужчины. Так происходит, потому что женщины нередко выполняют больше задач, не связанных с прямым продвижением по службе, редко делегируют и обычно несут на себе больше домашних обязанностей, чем их коллеги-мужчины.

Есть несколько стратегий, с помощью которых руководители могут внушить команде мысль о том, что просить об отсрочке в случае необходимости – это нормально.

– Говорите сотрудникам, которым нужно больше времени, что они не одиноки. Часто об отсрочке сотрудники просят по электронной почте или в личной беседе. И даже не подозревают, насколько часто руководители сталкиваются с подобными ситуациями. Если вы расскажете, что получаете много таких запросов, сотрудник перестанет беспокоиться о том, что именно его окружающие сочтут недостаточно компетентным и мотивированным.

– Демонстрируйте, что вы и сами иногда просите о переносе дедлайна. Не бойтесь, будучи руководителем, публично просить об отсрочке дедлайна, чтобы обдумать и завершить работу. Например, скажите: «Я хотел бы уделить больше времени и внимания вашему предложению». Так руководители помогут сотрудникам увереннее просить об отсрочке в ситуации, когда им нужно больше времени для выполнения задач.

– Заранее уточняйте, является ли дедлайн гибким. Часто бывает неясно, действительно ли назначенный дедлайн – это крайний срок, и сотрудники не знают, можно ли его переносить. Столкнувшись с неоднозначной ситуацией, не слишком уверенные в себе люди (чаще это относится к женщинам), могут сделать неверный вывод и не станут просить об отсрочке. Распределяя задачи, руководители должны четко указывать желаемый срок исполнения и возможность его переноса. Если вы пишете сотруднику ночью, рано утром или на выходных, обязательно поясните, почему вы выходите на связь в неурочные часы и нужен ли вам немедленный ответ. Эти простые действия помогут сотрудникам эффективнее распоряжаться временем. Им будет легче просить о переносе дедлайна в тех ситуациях, когда это необходимо.

– Стресс, связанный со сроками исполнения задач, – одна из ключевых проблем современных организаций. Перегруженные сотрудники чувствуют себя менее счастливыми и здоровыми и чаще увольняются. Этот стресс сильнее сказывается на женщинах, которые, как правило, выполняют больше рутинных задач, а также больше обязанностей вне работы. Поощрение сотрудников к необходимым отсрочкам снизит риск выгорания и создаст более здоровую рабочую атмосферу.

Об авторах: Жевон Юн – аспирант Гарвардской школы бизнеса; Эшли Уилланс – доцент Гарвардской школы бизнеса; Грант Доннелли – доцент кафедры маркетинга в Институте устойчивого развития при Университете штата Огайо.

Оригинал статьи здесь.