Как сказать «нет» неподходящим просьбам и дедлайнам

Отказывать нелегко. Вы боитесь расстроить собеседника, упустить перспективную возможность или опасаетесь, что отказ будет воспринят как неумение работать. Но если никогда ни в чем не отказывать, эти опасения станут реальностью. Как отклонять просьбы, если от вас требуют выделить время, которого нет, или сделать дело в нереальные сроки?

Нет времени на второстепенные дела. Если вы хотите, чтобы ваш график был намного свободнее, перестаньте выбирать путь наименьшего сопротивления и выполнять все, о чем вас просят. Вместо этого задайте себе вопрос: «То, о чем меня просят, – это правильная трата моего времени или нет?»

Представьте, что вас попросили посетить совещание, на котором ваше присутствие необязательно. Более того, для этой цели лучше подойдет другой человек из вашей команды. Вы можете отклонить приглашение и сказать: «Я получил ваше приглашение. Благодарю, что сообщили о встрече, нашу команду представит Джерри. Уверен, он отлично справится и проинформирует нас обо всем, что нужно знать».

Или вас пригласили пообедать люди, которых вы достаточно часто видите, но у вас есть незаконченная работа, планы посетить спортзал или же вы просто хотите отдохнуть. В таком случае отказ можно сформулировать так: «Спасибо за приглашение, но у меня уже есть планы». Поначалу вы будете чувствовать дискомфорт, отвечая отказом на просьбы, зато сэкономите время.

Слишком большая загрузка. У многих людей количество задач в списке дел сильно превышает физически выполнимое. Помните, что вы всегда имеете право отказаться, если вас просят сделать что-то, что не относится к вашим рабочим обязанностям. Ваш ответ должен звучать так: «Это не моя область экспертизы. Я с радостью передам вам контактные данные моей коллеги Шерил. Уверен, она с удовольствием поможет вам». Или: «Думаю, что организовать обед для завтрашнего совещания сможет наш стажер. Я переадресую ему вашу просьбу». Или: «Отчетом по итогам презентации в таких случаях обычно занимаются организаторы совещания».

Если вас просят взяться за необязательный для вас проект, а у вас накопилось больше задач, чем вы успеваете сделать, просьбу также следует отклонить. Вы можете сформулировать отказ так: «Ваше предложение звучит интересно, но, к сожалению, я сейчас уже максимально загружен. Я не смогу приступить к этому в ближайшие пару недель. Будет лучше, если вы обратитесь с тем же предложением к тому, кто сможет уделить этому достаточно времени и внимания». Наконец, если вы находитесь на совещании, где обсуждают разные задачи, требующие исполнения, а у вас нет лишнего времени, будьте осторожны: не поднимайте руку и не проявляйте инициативу. Один из лучших способов сказать «нет» – не предлагать свою помощь.

Нереальные сроки. Иногда вам слишком поздно сообщают о задании. В таких случаях нужно умение отказываться (в той степени, в которой это возможно) от нереалистичных сроков.

Возможно, условия работы не позволят вам применить подобную стратегию. Тем же, у кого все же есть некоторая свобода действий, будет полезно обратиться к следующим способам отказаться от предложенных дедлайнов. Если вас просят сделать небольшое задание без четких сроков, просьбу можно отклонить, предложив альтернативу. Скажите: «Я хотел бы помочь, но мое время сегодня полностью занято обязательствами перед руководством (или клиентами). Я сделаю это к пятнице».

Такие ответы могут раздражать. Но со временем этот подход научит людей предлагать более разумные сроки. Если вас часто беспокоят по вечерам или выходным и у вас есть возможность обозначить границы личного времени, нужно дать это понять. Хороший способ – отказаться от проверки почты и убрать подальше телефон. Но если вам все же нужно ответить, сделайте это в такой форме: «Привет, Джо! Я только хотел сказать, что видел твое письмо. Я изучу твою просьбу, как только вернусь в офис».

Наконец, если вам поручен обязательный проект, но вы понимаете, что установленный дедлайн делает его невыполнимым, потому что есть и другие задачи, надо попробовать изменить условия. Можно рассказать руководству о ваших задачах и приоритетах и спросить, на чем лучше сконцентрировать усилия. Если проект обсуждается с коллегами или клиентами, а вашего авторитета недостаточно для изменения сроков, потребуется помощь начальства. Можно сказать ему: «Я слышал, что компания хочет закончить проект до конца месяца. Однако из-за других текущих проектов мы не сможем успеть к обозначенному сроку. Я хотел бы предложить середину следующего месяца в качестве альтернативы. Как считаете, так будет разумно?» Результатом такого разговора может стать привлечение к проекту дополнительных ресурсов (например, подрядчиков) или перераспределение нагрузки.

Говорить «нет» непросто, но оно стоит того. И надо действовать быстро. Как правило, люди легче принимают отказ, если вы сообщаете о нем как можно раньше. Не забывайте о том, что нужно вести себя уверенно. Не переусердствуйте с извинениями. Произнесите необходимые слова и двигайтесь дальше. Помните: говоря другим людям «нет», вы говорите «да» тому, что важно для вас.

Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – консультант по управлению временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training.

Оригинал статьи здесь.