Нужны ли топ-менеджерам личные помощники

В недавней статье Financial Times об Ингве Слингстаде, руководителе крупнейшего в мире суверенного инвестиционного фонда, рассказывалось, что у 56-летнего норвежского топ-менеджера нет личного секретаря. Он сам назначает встречи и организует свои поездки. Это выглядит странным даже по скандинавским меркам. Слингстад – не босс-новатор технологического стартапа. Он зарабатывает $800 000 в год и руководит норвежским суверенным инвестиционным фондом в $1 трлн. Фонд владеет акциями более 9000 компаний и проводит по 3500 деловых встреч в год. Возникает вопрос: неужели Слингстад сам пишет по электронной почте ассистентам других топ-менеджеров, когда хочет встретиться с ними?

Удивительно, но это так. «Я действительно часто так делаю», – подтверждает Слингстад и объясняет, что нередко общается с помощниками директоров, с которыми ему приходится обсуждать важные деловые вопросы. «Некоторые удивляются», – продолжает Слингстад, особенно когда он лично перезванивает в ответ на письмо от ассистента с предложением назначить встречу. «Они иногда не понимают, кто я. А я говорю, что я тот, с кем назначена встреча», – рассказывает он.

Еще чаще он предоставляет согласовывать детали сотрудникам соответствующих подразделений. Инвестиционно-банковское подразделение общается с банкирами, служба внешних связей – с журналистами и т. д. Но неужели сам Слингстад пользуется сервисами онлайн-бронирования, чтобы заказать билет на самолет или номер в гостинице? Бывает и такое, говорит Слингстад. Но иногда он обращается за этим в агентство. Любой из этих путей проще, чем решать вопросы через ассистента, уверен норвежец, даже если в итоге он приедет в аэропорт и только там узнает об отмене рейса.

Если у руководителя есть личный секретарь, результатом становится календарь, перегруженный встречами, и недоступность босса для сотрудников, считает Слингстад. Сам он пользуется исключительно дверью собственного кабинета: если она открыта – любой может зайти, если закрыта – директор сейчас занят. Если Слингстаду нужна помощь, например, с программой PowerPoint, он обращается к кому-то из младших сотрудников. Параллельно от него же директор узнает, что происходит в офисе.

Слингстад не знает ни одного топ-менеджера такого же уровня, который обходился бы без личного ассистента, и он не уверен, что это возможно, если в подчинении у руководителя несколько тысяч сотрудников. У него самого около 600 подчиненных. Тем не менее, слушая Слингстада, задаешься вопросом, почему его примеру не следуют другие топ-менеджеры.

Самое очевидное возражение заключается в том, что высокооплачиваемый руководитель должен заниматься непосредственно своей работой, а не поиском отелей на booking.com. Однако Слингстад, как и многие другие современные руководители, хорошо разбирается в цифровых технологиях. Он уверен в том, что быстрее забронирует себе билеты и отель сам. И считает очень разумным использовать команды профильных отделов для организации внешних встреч и управления входящими запросами.

В офисах многих компаний это уже неизбежно: финансовый кризис 2008 г. привел к сокращению тысяч секретарских рабочих мест, впоследствии не восстановившихся. Все больше директоров стали пробовать обходиться без личного ассистента.

Мелба Дункан несколько лет работала помощницей руководителя Lehman Brothers Пита Петерсона, а затем основала собственную рекрутинговую фирму, специализирующуюся на подборе ассистентов руководителям высшего звена. В последние три года она заметила рост количества обращений от топ-менеджеров, ранее решивших отказаться от личного секретаря. Сама Дункан считает такое решение безумием. «Такая самостоятельность топ-менеджеров мешает их карьере», – говорит Дункан, ссылаясь на своих клиентов, приезжавших не в тот аэропорт или не сумевших правильно составить график встреч.

Вряд ли люди держатся за ассистентов только ради карьеры или статуса, считает Дункан.

У автора этой статьи никогда не было персонального помощника. Однако недавно ей пришлось участвовать в конференции в большом отеле недалеко от Дублина. Во время регистрации рядом с ней возникла очаровательная женщина, представившаяся ее «пастырем» на время проведения мероприятия. Помощница мастерски провела автора через многолюдное собрание, быстро нашла переговорную, которую гостья мероприятия вряд ли обнаружила бы сама. А когда гостья начала жаловаться на севшую батарейку, помощница тут же принесла новые и дымящийся кофе.

Можно восхищаться Слингстадом, добровольно отказавшимся от роскоши в виде личного помощника. Большинству руководителей это не нужно, и, скорее всего, босс, не имеющий помощника, будет трудиться менее эффективно. Но в любом случае отказ от личного помощника – самоограничение, требующее большой силы воли.

ПЕРЕВЕЛА НАДЕЖДА БЕЛИЧЕНКО