Как научиться не откладывать важные и срочные дела в долгий ящик

Скорее всего, прямо сейчас вы занимаетесь прокрастинацией и специально читаете эту статью, чтобы не делать чего-то более важного. В течение года я проводил эксперимент и испытывал на себе всевозможные методики по повышению личной эффективности. Став сверхинформированным в вопросах использования времени, я заметил вот что: оказывается, я намного чаще занимался прокрастинацией, чем мне казалось. Я вел учет времени и обнаружил, что в течение одной недели я шесть часов потратил на то, чтобы оттянуть начало работы над заданиями. И это я говорю только о том времени, потраченном на прокрастинацию, которое было учтено.

Это заставило меня задаться вопросами: «Почему мы откладываем дела, даже если знаем, что это противоречит нашим интересам? Как победить прокрастинацию? Можно ли это сделать, не испытывая отвращения к себе и способам, которые будут использованы в процессе?»

Я общался с исследователями и прочитал десятки статей в научных журналах в поисках ответа. Найденная информация легла в основу моей книги, и я убедился в том, что многие полученные мной рекомендации, к счастью, действительно работают.

Почему мы склонны к прокрастинации

Прежде всего, я понял, что человеку свойственно прокрастинировать. Автор работы «Уравнение прокрастинации» Пирс Стил пишет: примерно 95% людей признаются в том, что откладывают дела на потом. Подозреваю, что оставшиеся 5% говорят неправду. Само по себе откладывание дел в долгий ящик «чисто подсознательная, эмоциональная реакция на то, что нам делать не хочется», говорит Тим Пичил, автор книги «Не откладывай на завтра». Чем неприятнее работа, тем больше хочется ее отложить.

В своем исследовании Пичил определил семь факторов, которые усиливают непривлекательность задачи. Подумайте о том, что вам хочется отложить прямо сейчас, и вы увидите, что для этой задачи характерны многие, если не все, свойства, которые Пичил отметил как повышающие вероятность прокрастинации:

 скука,

 разочарование,

 сложность,

 неоднозначность,

 расплывчатость,

 отсутствие внутреннего удовлетворения (процесс не вызывает у вас интереса),

 отсутствие смысла лично для вас.

На уровне неврологических функций логически прокрастинацию объяснить нельзя. Она возникает в части мозга, ответственной за эмоции, в вашей лимбической системе, и оказывает сильное влияние на префронтальную кору, часть мозга, отвечающую за ваши рациональные поступки. Эта часть мозга сдается в тот момент, когда вы бросаете работу и начинаете читать Facebook или запоем смотреть «Карточный домик».

Но есть способ помочь той части мозга, которая отвечает за логичные поступки, одержать победу. Как только вы почувствуете, что конфликт между логичным поведением и эмоциями приближается, начинайте сопротивляться порывам к прокрастинации. Вот самые лучшие способы, которые я испробовал на себе.

Измените направление действия факторов прокрастинации

Решите, какие из семи факторов прокрастинации, по Пичилу, влияют на работу, которой вы так боитесь. Затем попытайтесь по-другому взглянуть на задачу, чтобы придать ее завершению большую привлекательность. Возьмем, к примеру, составление квартального отчета. Если эта работа кажется вам скучной, можно превратить ее в игру. Засеките, сколько слов вы можете написать за 20 мин. Или, если вы считаете рабочее задание неоднозначным и расплывчатым, организуйте рабочий процесс так, чтобы в нем были выделены конкретные этапы, выполнение которых вы со своей командой будете отслеживать ежемесячно.

Не превышайте порог сопротивления

Когда в задаче присутствуют факторы прокрастинации, мы противимся ее выполнению. Но насколько высок уровень такого сопротивления? Представим, что при подготовке к будущему проекту вам нужно справиться с довольно скучным исследованием. Чтобы узнать свой порог сопротивления, оцените по скользящей шкале усилия, которые вы готовы затратить на это задание. Например, сможете вы сосредоточенно читать в течение одного часа? Нет, такой промежуток времени не подходит? А если ограничить его 30 мин? Сокращайте его до тех пор, пока не найдете то значение, при котором сопротивление работе уйдет, – и приступайте к ней.

Делайте хоть что-нибудь, чтобы начать

Вам будет легче работать над задачей, если вы преодолеете критический момент ее начала. Это не так уж сложно по той простой причине, что задания, которые хочется отложить, редко оказываются настолько плохими, что их даже начать невозможно. На старте, если мы можем увидеть, что в задаче меньше факторов, вызывающих прокрастинацию, чем предполагалось изначально, мы проводим ее подсознательную переоценку.

Согласно результатам исследований, мы лучше помним незавершенные задачи, чем полностью выполненные проекты. Это чем-то похоже на легко запоминающуюся мелодию: стоит ей только внезапно остановиться посередине – и она застрянет у вас в голове на весь оставшийся день. Начало работы над задачей предполагает ее продолжение, оно заставит вас вернуться к работе позднее.

Оценивайте, чего вам стоит прокрастинация

Такая тактика лучше всего действует, когда хочется отложить на потом объемные задания. Конечно, тратить 20 мин, чтобы подсчитать цену пропуска вечерней пробежки, нет смысла. Но для такой цели, как пенсионные сбережения, выяснить цену прокрастинации стоит. Внесите в ваш список все задачи, связанные с пенсионными сбережениями, на которые прокрастинация может отрицательно повлиять. Подумайте о том, как это отразится на вашей личной жизни, финансовом состоянии, уровне стресса, благополучии, здоровье и проч. Стоит также составить список отложенных дел, личных и профессиональных, больших и малых, и подсчитать цену прокрастинации по каждому из них.

Отключитесь от сети

Наши девайсы просто бездна отвлекающих факторов: это и электронная почта, и социальные сети, и обмен sms с друзьями и родственниками. Им особенно трудно сопротивляться, когда работа становится все более неоднозначной и расплывчатой (два фактора прокрастинации).

Как только вы заметили, что ваш девайс стал союзником прокрастинации, отключите его. Порой, когда я пишу, я даже уношу телефон в другую комнату и отключаю WiFi на компьютере, а иногда использую такие приложения, как Freedom или Self Control, которые блокируют доступ к сайтам, отвлекающим от работы. Для его восстановления приходится перезагружать компьютер.

Это может показаться слишком радикальным средством, и на самом деле так оно и есть. Но предварительная блокировка отвлекающих факторов не оставляет выбора – приходится делать то, что действительно важно.

Итак, я перечислил все проверенные способы борьбы с прокрастинацией, помогающие исключить ее при работе над важными задачами. В следующий раз, когда появится желание отложить работу, определите факторы вашей прокрастинации, не выходите за пределы своей устойчивости, заставьте себя начать работу, выясните цену откладывания на потом или отключите интернет. Если вы в чем-то похожи на меня, то вскоре будете заниматься прокрастинацией гораздо реже, чем раньше.

Автор – специалист по личной эффективности и автор книги «Мой продуктивный год: как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Оригинал статьи – http://hbr-russia.ru/karera/upravlenie-vremenem/p2...