Коллективный разум приносит пользу бизнесу

Работа сотрудников может приносить больше пользы бизнесу, если внедрить в организации культуру обмена опытом, сходятся во мнении опрошенные эксперты и «Ведомости. Идеи управления». Платформы для обмена знаниями и идеями позволяют разом решить несколько задач: обучать новичков и развивать старожилов, повышать мотивацию и производительность. «Ведомости. Идеи управления» разбирались, какие практики и решения помогают коллегам учиться друг у друга и делиться идеями.

Когда говорить лучше, чем молчать

В августе 2024 г. финалисты образовательной программы «Архитекторы. РФ» летали в Шэньчжэнь, один из самых быстрорастущих городов Китая. Они изучали, как местные девелоперы и власти строят здания и развивают городские пространства. Один из делегатов ‒ руководитель отдела подготовки земельного банка девелопера «Брусника» Павел Корнеев по возвращении в Россию собрал коллег из разных департаментов и рассказал о решениях, которые могут воплотиться в проектах компании.

Так работает культура обмена опытом и знаниями, указывает руководитель отдела по работе с персоналом «Брусники» Виктория Гостева: в коллективе девелопера принято обращаться друг к другу за советом, делиться решениями и идеями. Но эта практика возникла не сама: компания много лет целенаправленно развивает внутренние площадки для обмена знаниями и идеями.

Знания – один из основных активов постиндустриальной экономики, они генерируют больше половины ВВП в развитых экономиках, утверждает Организация экономического сотрудничества и развития в докладе «Экономика, основанная на знаниях». Гуру менеджмента Питер Друкер в книге «Расцвет общества знаний» констатировал, что знания стали самостоятельным ресурсом, наподобие минерального сырья для промышленности, и этот факт изменил общество и экономику. Идеи превратились в новый капитал, человеческие ресурсы – в основной актив предприятий, а управление знаниями ‒ в отдельную дисциплину менеджмента, отмечал новозеландский экономист Кеннет Хастед в работе, посвященной барьерам для обмена знаниями в организациях.

Наилучших результатов достигают компании, где обмен знаниями встроен в корпоративную культуру и системно поддерживается конкретными инструментами и метриками, убеждена консультант практики «Развитие лидерства» консалтинговой компании Ward Howell Елена Ушарова. Это должен быть не разовый проект, а непрерывный процесс развития и совершенствования, добавляет она.

Если пустить обмен знаниями между сотрудниками на самотек, то он может пойти вразрез с целями бизнеса, поскольку часто хаотичен, определяется личными предпочтениями сотрудников и ограничен ближайшим окружением, говорится в статье аспиранта Высшей школы менеджмента СПбГУ Анастасии Сергеевой (в настоящее время профессора университета Амстердама). Процесс обмена опытом и знаниями должен стать предметом внимания управленцев, чтобы эффективно использовать имеющиеся, но разбросанные по организации интеллектуальные ресурсы, замечает она.

Развитая культура обмена опытом помогает существенно снижать затраты на адаптацию и обучение, повышает скорость и эффективность принятия решений, добавляет Ушарова. «По нашим наблюдениям, там, где культура обмена опытом развита, время на решение типовых задач сокращается примерно на треть. Людям становится проще договариваться, облегчается контакт и между сотрудниками, и между разными подразделениями», – объясняет она.

Как развивать культуру обмена опытом

Некачественная коммуникация в коллективе ‒ одна из основных причин, почему в организации не приживается культура обмена знаниями, следует из опроса консалтинговой компании McKinsey. Лишь 25% респондентов – топ-менеджеров международных компаний считают, что в их организациях налажен обмен опытом между функциональными и территориальными подразделениями.

Открытое общение помогает лучше понимать цели, роли и задачи каждого, передавать информацию и координироваться, объясняет партнер практики развития лидерства консалтинговой компании RosExpert Антонина Иванова. Это особенно важно, когда ситуация быстро меняется и нужно оперативно корректировать план действий. Развитая культура обсуждения и коллегиальных решений помогает избегать задержек в согласованиях, ускоряет процесс принятия решений и повышает их качество, говорит она.

Для эффективного обмена знаниями необходима инфраструктура: специальные платформы для обучения и общения сотрудников. Наиболее успешно зарекомендовали себя внутренние порталы с базой знаний и возможностью поиска экспертов по темам, а также регулярные форматы обмена опытом типа «Час знаний», «Встреча с экспертом», считает Ушарова из Ward Howell. Развитию лидеров помогают форматы, когда руководители делятся своим опытом: «уроки лидерства», видеоролики, личные истории, менторинг ‒ перечисляет она. По словам Ушаровой, хороший результат дают программы наставничества, особенно в компаниях, где для работы требуется много специальных или технических знаний.

Организации с развитой культурой обмена знаниями, как правило, задействуют несколько форматов. Например, у банка «Точка» есть программа наставничества, образовательная платформа, ежегодная конференция, регулярные встречи руководителей групп и мастер-классы, рассказывает HR-директор «Точки» Эльвира Фарвазова. По ее словам, сотрудники могут стать менторами для коллег, выступать на внутренних конференциях или даже создавать собственные обучающие курсы. Задача компании – предоставить инструменты для обмена знаниями. Например, создать онлайн-платформу и записать курсы для самостоятельного обучения, уточняет Фарвазова.

«Формат обмена опытом ‒ более эффективный инструмент по сравнению с классическим обучением», – убеждена HR-директор «Точки». В таких проектах выше процент сотрудников, которые прошли курс до конца, и больше вовлеченность, чем на стандартных курсах. «В этом случае сотрудник видит перед собой не просто спикера или тренера, а своего коллегу, которого знает и экспертности которого доверяет», – объясняет Фарвазова.

Опыт как стимул инноваций

Обмен опытом создает питательную среду для рождения инноваций и помогает новаторским идеям быть услышанными, убежден руководитель практики «Оценка и развитие руководителей» консалтинговой компании The Edgers (ex. Odgers Berndtson Russia) Алексей Сизов. «Бизнесу полезно, вместо того чтобы идти за консультантом, подсмотреть у самих же себя, что придумали «внутри». Это, оказывается, дешевле и применимо ровно в том контексте, в котором живет каждая корпорация», – объясняет он.

The Edgers рекомендует своим клиентам создавать внутренние банки идей: это может быть почтовый ящик для предложений и инноваций, форум для обсуждения предложений или регулярная открытая встреча. В технологических компаниях часто используют такой формат, добавляет Сизов, когда сотрудники собираются и в течение одного-двух дней концентрируются на придумывании или обтачивании идей, продукта или решений для бизнеса.

Девелопер «Брусника» в качестве платформы для генерации идей и обмена опытом формирует внутренние онлайн-сообщества. «Если у сотрудника возникает какой-то сложный рабочий вопрос, он не идет гуглить, а пишет во внутренний чат, коллеги отвечают ему, предлагают идеи и решения, и таким образом там зарождается внутренняя жизнь сообщества», – объясняет Гостева. Чтобы заставить этот инструмент работать, HR-специалисты поначалу стимулируют общение в чате: добавляют новых сотрудников, приглашают присоединиться к дискуссии коллег.

Такой подход имеет весомые плюсы, перечисляет Гостева: компании проще, чем коллегам по цеху, искать сотрудников – помогает репутация открытой устойчивой компании, а существующие сотрудники не хотят уходить, потому что чувствуют себя причастными к результатам. Когда у людей есть возможность высказывать свое мнение и к нему прислушиваются, это повышает вовлеченность, соглашается Иванова из RosExpert.

Как менять рутину на драйв

Внутреннему взаимодействию и обмену знаниями лучше всего способствуют программы развития, участниками которых становятся представители разных функций: бэк-офиса, фронт-офиса, продаж, маркетинга, производства ‒ считает ​​Сизов. Такие мультидисциплинарные программы позволяют снять коммуникационные барьеры, наладить взаимодействие между функциями. Самый хороший результат, по наблюдениям Сизова, программы развития дают в промышленных компаниях с вертикальной иерархической структурой. Там любое горизонтальное взаимодействие между отделами стимулирует рождение и внедрение идей.

Девелопер «Брусника» усовершенствовал эту идею и добавил ей географический размах – компания создала программу поездок развития, рассказывает Гостева. Инженеры и специалисты строящихся объектов в одних регионах (сейчас компания строит 1,5 млн кв. м жилья в восьми регионах России) посещают готовые жилые кварталы или строящиеся проекты в других регионах, чтобы детально изучить существующие технические решения. «Такие поездки способствуют обмену опытом с двух сторон: специалист, который приезжает на объект, не только смотрит на готовое решение, но и делится мнением, как можно было сделать его иначе», – рассказывает Гостева.

Старшим менеджерам «Брусника» помогает изучать международный опыт: например, в прошлом году кросс-функциональная команда девелопера ездила с дружественным визитом к крупнейшему застройщику Казахстана BI Group. «Изучение опыта и технологий коллег дает много идей для улучшений, и часть из них внедряется. Например, у BI Group мы переняли практику больших стартовых совещаний перед началом нового проекта и завершающих по окончании строительства. Мы автоматизировали этот процесс и сделали его частью системы организации строительства», – объясняет Гостева.

«Дом.РФ» пошел еще дальше – на отраслевой уровень. Шесть лет назад фонд запустил образовательный проект «Архитекторы.РФ», в рамках которого сотня практикующих архитекторов, проектировщиков, градостроителей и других специалистов из сферы девелопмента учится у ведущих российских и международных профессионалов. Обучение, помимо лекционного формата, включает нетворкинг, региональные и международные поездки и проектную работу в группах.

«Для нас важно поддерживать образовательные программы профессионалов нового поколения», ‒ объясняет директор по развитию городской среды фонда «Дом.РФ» Антон Финогенов. По его словам, одна из задач проекта – формирование сообщества специалистов и диалога между горожанами, экспертами и чиновниками.