Дефицит кадров ускорил автоматизацию HR-процессов в российских компаниях

Тренд на автоматизацию HR-процессов начал набирать обороты в России еще в пандемию, когда компании массово переводили сотрудников на удаленный режим работы.

Но настоящий бум этих технологий случился в 2023 г.: по данным сервиса HeadHunter, cпрос на HR-автоматизацию увеличился в прошлом году на 70%. Тогда же более половины работодателей (51%) в совместном опросе AtSearch Group и «Сберздоровья» назвали автоматизацию НR-процессов главным трендом 2024 г. Всего было опрошено 403 руководителя и специалиста HR-подразделений российских компаний.

Автоматизация HR стала не просто желательной, а необходимой в условиях острого дефицита кадров на рынке труда, констатирует Сергей Ахметов, гендиректор HRtech-компании «Поток». Чтобы опередить конкурентов, надо быстрее выходить на связь с кандидатами, принимать решения и делать оферы, объясняет он.

Инвестиции в технологии нужны также и потому, что сегодня российской экономике требуется все больше «синих воротничков» и «новых воротничков» (квалифицированные специалисты без профильного образования), говорит Сергей Карпов, коммерческий директор компании‒разработчика решений для цифровизации бизнеса Nexign. По его мнению, для целенаправленного найма, адаптации и управления этими кадрами нужны новые стратегии. В результате в различных секторах промышленности, в торговле и в услугах растет спрос на всестороннюю автоматизацию работы с персоналом, что позволяет управлять людьми более гибко и анализировать накопленные данные.

Важные цели

Автоматизация HR на 80% сокращает время, которое кадровики тратят на административные задачи, утверждают консультанты McKinsey. Одновременно на 30% уменьшаются затраты на найм и на 50% ‒ время найма. По данным PwC, также на 50% сокращается число ошибок в управлении вознаграждениями и в администрировании многих HR-процессов. А 73% директоров по персоналу, опрошенных Gartner, сообщили, что после автоматизации HR-процессов в компании удовлетворенность сотрудников работой выросла, поскольку с помощью технологий удалось создать более современную и гибкую рабочую среду с возможностями профессионального и личного развития.

В России наиболее системно к автоматизации HR подошли крупные компании. Многие, как показал опрос, который провели «Ведомости. Идеи управления», начали с автоматизации базовых HR-процессов: кадрового учета, учета рабочего времени, организационного менеджмента, расчета зарплат и т. д. Например, в «Ростелекоме» сегодня полностью оцифрован кадровый документооборот (КЭДО), и теперь не нужно думать, где хранить 200 000 страниц кадровых документов, которые ежегодно подписываются в компании, рассказал Никита Черкасенко, директор департамента HRM-технологий и аналитики компании.

А в «Росгосстрахе» внедрение КЭДО позволило отказаться от печати более полумиллиона листов ежегодно и сэкономить около 20 000 рабочих часов сотрудников в год за счет сокращения сроков подписания документов, говорит Андрей Маликов, директор по развитию и автоматизации HR-процессов «Росгосстраха».

О масштабной цифровизации HR-процессов большинство предприятий задумалось после ухода из России международных компаний: отечественный бизнес вышел в новые ниши рынка, это потребовало массового притока сотрудников, и пришлось решать, либо расширять штат и затраты на рекрутеров, либо автоматизировать этот процесс, делится наблюдениями Алена Шуста, старший консультант консалтинговой компании «Сотер». Кроме того, в условия кадрового голода актуальны такие задачи, как повышение комфорта сотрудников с целью их удержания.

Например, представитель X5 Group рассказал о проекте HR Max, в рамках которого в личные кабинеты сотрудников интегрировали более 20 HR-сервисов, позволяющих посмотреть рабочий график, выплаты и начисления, заказать нужные справки, загрузить больничный, подписать удаленно документы. А в «Северстали» для сотрудников создано более 90 внутренних цифровых продуктов и сервисов, например, появился цифровой помощник для повседневных запросов и расшифровки встреч, рассказал представитель компании.

Вызовы новой реальности

Автоматизировать НR-процессы компаниям пришлось в условиях ухода из России западных вендоров. Некоторые компании занялись внутренними разработками, говорит представитель компании Nexign, а потом уже вывели их на внешний рынок.

Однако такое могут позволить себе только гиганты рынка. По подсчетам Nexign, создание внутренней HR-системы может обойтись в несколько сотен миллионов рублей. Кроме того, ресурсы внутренней команды разработки ограничены: IT-специалисты могут быть параллельно заняты на других направлениях, продолжает Карпов. В результате внутренние проекты часто имеют низкую значимость для бизнеса, они не приносят сиюминутного измеримого эффекта, но отвлекают ценные IT-ресурсы.

Большинство российских компаний пошли иным путем. Практически каждый HR-директор сегодня скажет, что у него «зоопарк систем» из продуктов разных поставщиков, констатирует Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRLink. Причем интеграция с существующей инфраструктурой может быть сложной: иногда российские системы не «дружат» с зарубежными, требуется дополнительная работа и стоимость растет, добавляет Владимир Корицкий, гендиректор сервиса по предоставлению услуг проектных исполнителей Solar Staff.

Полный комплект

В 2024 г. стало заметно, что многие российские IT-решения вышли из догоняющей стадии, теперь они могут покрыть большую часть типовых задач и при этом подстроиться под конкретный бизнес, рассказывает Карпов. Особенно хорошо показывают себя отечественные продукты класса HCM/HRM ‒ интегрированные системы управления персоналом, поддерживающие весь жизненный цикл сотрудника.

Получить единую платформу, которая закрывает сразу много HR-процессов и задач, чаще всего хотят крупные компании, отмечает руководитель практики цифровой оценки «Экопси консалтинг» Юрий Шатров. По его словам, интегрированные решения ускоряют решения задач, так как не нужно руками переносить данные из одной платформы в другую. Кроме того, сосредоточение всех решений на единой платформе повышает управляемость и безопасность: все данные собираются в одной «материнской» базе.

Ключевой запрос сегодня ‒ многофункциональная HRM-система со сквозным путем сотрудника, рассказывает Карпов из компании Nexign. По его словам, особенно компании заинтересованы в том, чтобы модули системы поддерживали кросс-функциональные операции для работы с разными отделами и структурами бизнеса, они хотят бесшовную интеграцию систем управления талантами с кадровыми учетными системами.

Как устроена такая система, представитель компании объясняет на примере собственной разработки Nexign ‒ модульной системы Neon HRM. В этой системе HR-специалисты, руководители и сотрудники получают единую точку входа в личный кабинет, информацию о команде и жизни компании, корпоративные знания и курсы, инструменты оценки и мотивации, сервисы самообслуживания и сквозную HR-аналитику. Модули Neon HRM включают корпоративный портал, адаптацию, обучение, оценку 360, индивидуальные планы развития, целеполагание, аналитику и отчетность, управление командировками. Все эти функции можно внедрять не одномоментно, выбирая только те, что необходимы сейчас, а потом добавлять другие. Гибкие настройки важны, потому что многие компании заинтересованы в кастомизации HRM, замечает Карпов.

В 2022 г. на HRM-систему Neon перешел, к примеру, «Мегафон». Ранее эта компания использовала решения по управлению персоналом от SAP. Сейчас, как говорит представитель компании, HR стал одним из основных направлений внедрений технологий генеративного ИИ в «Мегафоне». Компания заменяет машинным трудом людей там, где возможно, и таким образом высвобождает трудовые ресурсы для работы над более сложными задачами. Сегодня в процессах управления персоналом в «Мегафоне» задействовано много разных решений на основе больших данных и ИИ – адаптационные, обучающие и тренировочные боты, персональные HR-консультанты и помощники, продолжает представитель компании. Только в этом году «Мегафон» внедрил на основе генеративного ИИ HR-партнера под названием «Мегаколлега», который ежемесячно отвечает на 5 000 вопросов сотрудников.

Выгодно, но затратно

Компании, вплотную занявшиеся цифровизацией процессов в HR, быстро почувствовали от этого пользу. Например, представитель «Сбера» рассказал, что благодаря автоматизации в компании выросла скорость найма: на 30% сократилось время получения анкет соискателей, а успешные кандидаты на 10% чаще принимают предложение благодаря прозрачности системы отбора.

В результате в недавнем опросе Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ 27% компаний сообщили о планах выделить больше всего средств на автоматизацию отчетности и КЭДО, еще 27% заявили о готовности инвестировать в рекрутинг и 23% компаний вложат деньги в цифровизацию адаптации и обучения персонала.

Компании не отрицают, что автоматизация HR-функций стоит недешево. «Ведомости. Идеи управления» не узнали от собеседников конкретные цифры инвестиций, но поняли, что за 2023‒2024 г. они выросли. «Рост произошел прежде всего за счет того, что мы расширили объем процессов и проектов», ‒ сказал, например, Черкасенко из «Ростелекома». Он добавил, что, кроме того, выросла стоимость инфраструктуры (лицензии и поддержка) и специалистов на рынке труда.

Дар убеждения

В этих условиях бывает нелегко уговорить собственника бизнеса заняться автоматизацией HR, об этом «Ведомости. Идеи управления» узнали от собеседников. Можно обосновывать необходимость с помощью конкретных метрик, полагает Дмитрий Сысоев, директор управленческого консалтинга компании НОРБИТ (входит в группу ЛАНИТ и является партнером разработчика HCM-платформы Websoft). Это могут быть затраты на подбор или скорость закрытия вакансий, время адаптации сотрудника или оценки вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.

Если собственник все же дал согласие, надо разобраться, с какими уже имеющимися IT-системами взаимодействует сотрудник компании и насколько эффективно это взаимодействие, говорит Карпов. Далее следует выяснить, насколько цифровизировано в компании каждое HR-направление, к чему надо стремиться и что для этого понадобится. Важно определить основные критерии: количество пользователей, формат развертывания системы (облако или собственные серверы), необходимость адаптации системы под процессы компании, наличие обязательной интеграции с другими IT-сервисами. Наконец, стоит подсчитать, сколько часов сейчас тратится на рутинные задачи и ручную обработку HR-аналитики, и составить план метрик проекта, объясняет он.

Формирование правильного пула HR-технологий крайне важно не только для «закрытия» функциональных потребностей компании, но и для снижения зависимости от иностранного ПО, обеспечения высокого уровня информационной безопасности и эффективного использования возможностей искусственного интеллекта, утверждает представитель одного из крупнейших российских работодателей ‒ РЖД. По его словам, такой комбинированный подход позволяет РЖД балансировать между инновациями и стабильностью, обеспечивая при этом эффективность и удобство для сотрудников.