Как предпринимателю выбрать онлайн-кассу
На что обращать внимание и какие ошибки совершает в этом вопросе бизнес
2 мая вступил в силу новый приказ Минфина, который касается работы контрольно-кассовой техники (ККТ): теперь, если зарегистрированная ККТ не передает данные в налоговую 60 дней, то это является индикатором риска нарушения. Опрошенные «Ведомостями» эксперты из банков и крупнейших производителей касс рассказали, на какие критерии стоит смотреть бизнесу при выборе онлайн-касс и каких ошибок не допустить.
Последний этап обязательного перехода на онлайн-кассы завершился летом прошлого года. Он регламентируется поправками в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» – получившая отсрочку до 1 июля 2021 г. небольшая категория индивидуальных предпринимателей (ИП) начала в обязательном порядке использовать онлайн-кассы. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС), к июлю 2021 г. 1,5 млн налогоплательщиков зарегистрировали 3,5 млн онлайн-касс.
Как Россия переходила на онлайн-кассы
Онлайн-кассы появились в России летом 2016 г., когда были внесены поправки в 54-ФЗ: они обязали торговые предприятия и ИП перейти на принципиально новую форму работы – передачу данных с контрольно-кассовой техники (ККТ) в ФНС в режиме онлайн. Вступление отдельных положений было разнесено по времени для разных категорий бизнеса.
К лету 2017 г. новое оборудование и ПО должны были внедрить все крупные торговые сети. К лету 2018 г. онлайн-кассы начали использовать владельцы вендинговых автоматов и небольшие торговые и сервисные предприятия, имеющие наемных сотрудников и работающие по патенту (патентная система налогообложения – это специальный налоговый льготный режим для ИП, при котором вместо уплаты налогов и сдачи налоговой декларации предприниматель оплачивает патент, то есть фиксированную сумму, которая рассчитывается исходя из вида и места ведения деятельности) или ЕНВД (единый налог на вмененный доход, с 1 января 2021 г. не применяется). К лету 2019 г. на онлайн-кассы должны были перейти все остальные участники рынка, то есть микропредприятия без наемных сотрудников и ИП, оказывающие услуги населению. По данным ФНС, к началу 2019 г. на новый порядок расчетов перешли 865 000 организаций и ИП, было зарегистрировано 2,3 млн касс.
В феврале 2019 г. министр финансов Антон Силуанов предложил ввести отсрочку на год для ИП без наемных сотрудников. В итоге срок был отодвинут до 1 июля 2021 г. для небольшой категории ИП – на патенте, УСН (упрощенная система налогообложения – специальный налоговый режим. Существует два вида УСН: «доходы» со ставкой 6% от суммы всей выручки ИП и «доходы-минус-расходы» со ставкой 15% от полученной разницы доходов и затрат), ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог – специальный налоговый режим, который разработан и введен специально для производителей сельскохозяйственной продукции), у которых нет наемных работников и которые продают товары своего производства или оказывают услуги самостоятельно.
Классификация касс
В реестре ККТ ФНС на данный момент зарегистрировано 199 моделей. Но, по словам сооснователя банка для предпринимателей и предприятий «Точка» Евгении Евлютиной, существует всего два вида онлайн-касс – смарт-терминалы и фискальные регистраторы.
Смарт-терминал – это устройство 3 в 1: принтер чеков, фискальный накопитель, кассовое ПО, которое всем этим управляет и в котором есть товароучетная система. Чаще всего они работают на Android-планшетах. Во многие смарт-терминалы встроен прием банковских карт и платежей по QR-коду. Смарт-терминалы создавались для небольших точек продаж и для бизнесов, оказывающих услуги. Они часто имеют аккумулятор, что позволяет им работать без подключения к сети.
Фискальные регистраторы – это принтер чеков с фискальным накопителем внутри, у него нет экрана и клавиатуры. Регистратор подключается к отдельному ПК с продвинутым кассовым ПО, большой товарной базой и сканером штрих-кодов. В некоторых случаях фискальный регистратор можно подключить к планшету или смартфону и использовать его для курьерских доставок и выездной торговли. Такие кассы удобно использовать в стационарной торговле, например, в супермаркетах с большими объемами продаж и проходимостью, строительных магазинах или ресторанах.
Фискальные накопители и операторы фискальных данных
ФН – фискальный накопитель – главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике, которое хранит все кассовые чеки и шифрует сохраненные данные для проверки, а также онлайн передает эти данные оператору фискальных данных.
ОФД – оператор фискальных данных – организация, которая получает данные с фискальных накопителей, передает в ФНС, отправляет фискальные чеки покупателям по интернету, а также обеспечивает конфиденциальность, защиту и хранение информации в течение 5 лет.
Отдельной категорией стоят облачные кассы. По словам технического директора компании-производителя ККТ «Штрих-М» Дмитрия Ковалева, тут также стоит выделять два разных типа. Под облачными кассами можно понимать web-сервис, который позволяет удаленно управлять парком физических онлайн касс. В этом случае у владельца бизнеса есть возможность удаленно мониторить и управлять всем парком ККТ, удаленно обновлять ПО и настройки. Кроме того к функциям таких касс добавляется возможность загрузки базы товаров, интеграция через API (открытые программные интерфейсы – совокупность способов и инструментов, с помощью которых различные программы обмениваются своими данными, возможностями и выполняют разные функции) с личными кабинетами сторонних сервисов, например, ЕГАИС для продажи алкогольной продукции и «Честный знак» для продажи маркированных товаров. Также важной «фишкой» таких сервисов можно считать схему «транзита». «Web-сервис обрабатывает запросы на оплату из интернет-магазина, транслируя чек на одну из физических ККТ организации (например, в магазине). В этом случае нет необходимости иметь отдельные ККТ на разные типы операций», – пояснил Ковалев.
Второй тип облачных касс – сервис в интернете, который обеспечивает отправку фискальных чеков покупателю, осуществляющему покупку в интернет-магазине, где есть функция онлайн-оплаты товара или услуги.
Также растет интерес к технологии SoftPos, когда у предпринимателей есть возможность использовать обычные смартфоны для приема оплаты и фискализации. В этом случае на смартфон на базе Android устанавливается специальное приложение с удаленным доступом к онлайн-кассе и такими платежными технологиями, как tap2phone (технология позволяет клиентам рассчитаться в любой точке при помощи карты, смартфона или другого умного гаджета, приложив его к смартфону продавца вместо привычной онлайн-кассы), рассказал операционный директор IT-компании «Эвотор» Юрий Юрьев. Такой способ удобен для выездной торговли, курьеров, кейтеринга, работы с покупателями в зале и так далее. Сейчас бизнес уходит от POS-терминалов и идет в сторону SoftPos, отмечал директор по инновациям банка «Синара» (бывший СКБ-банк) Виталий Копысов на ТБ-форуме в середине февраля.
Как выбрать онлайн-кассу
Все опрошенные «Ведомостями» эксперты сходятся в том, что при выборе онлайн-касс стоит отталкиваться от размера бизнеса, целей использования кассы и проходимости в точке продажи.
Если предполагается, что касса будет находиться всегда в одном месте за прилавком, то удобнее поставить надежную и экономную стационарную кассу, советует директор дивизиона «Эквайринг» Сбербанка Дмитрий Малых. А вот если касса предназначена для курьера, мобильной торговли и проч., то стоит обратить внимание на такие параметры как вес, габариты, условия эксплуатации (влажность/температура) и емкость батареи или время автономной работы без подзарядки. Кроме того, можно посмотреть наличие дополнительных опций, например, чехол с ремнем для удобного переноса ККТ, кабель зарядки для авто, рекомендует Ковалев из «Штрих-М».
От типа бизнеса напрямую зависит и необходимый функционал ККТ. Поэтому эксперты рекомендуют заранее изучить, что входит в комплект от поставщика, а что придется докупать отдельно. Кроме того, надо ясно представлять себе, для каких именно целей предпринимателю необходима ККТ. Начальник Центра структурирования корпоративных платежных инструментов и технологий Газпромбанка Андрей Гамольский рекомендует обращать внимание на возможность настраивать каталог товаров и услуг, интеграцию с лидирующими ПО на рынке ритейла, сферы энергосбыта, транспорта и услуг страхования, поддержку всех способов оплаты (наличные, банковские карты, через систему быстрых платежей (СБП), по QR-кодам и проч.), удобство использования личного кабинета пользователя ККТ.
Отдельно стоит посмотреть, можно ли подключить кассу к товароучетной программе, насколько это сложно и в какую сумму обойдется, добавляет руководитель кластера малого бизнеса «МТС банка» Надежда Панчурина. По ее словам, начинающие предприниматели часто пренебрегают такой функцией, а когда бизнес разрастается, сталкиваются с проблемами и убытками. Для тех, кто продает алкоголь, подключение к товароучетной программе обязательно по закону, добавила Панчурина.
Многие эксперты отметили, что необходимо уточнять возможность работы кассы с кодами маркировки. Здесь стоит проверять, внесена ли та или иная ККТ в соответствующий реестр ФНС для работы с такими товарами, рассказал директор «Торгового дома «Штрих-М» Федор Денисов. По его словам, если касса не состоит в данном реестре, то применять ее для продажи маркированного товара запрещено законом. А в случае, когда выбранная ККТ сертифицирована для работы с маркированным товаром, необходимо своевременно проверять актуальность прошивок ККТ.
Современные кассы позволяют собрать под свой бизнес кассовое ПО, отмечает Малых из Сбербанка. Директор по продукту «Атол Sigma» Сергей Капацевич с ним согласен: предприниматели все чаще выбирают гибкие решения, когда функционал подстраивается под текущие нужды конкретного бизнеса. Выгоднее и удобнее, когда бизнес может в любой момент подключить дополнительный модуль с необходимым функционалом, добавил Капацевич.
Немаловажным фактором при выборе ККТ эксперты также называют и стоимость. Представитель «ФК Открытие» отмечает, что важно изначально понять полную стоимость владения кассой, то есть оценить не только сумму первоначальных расходов, но и сколько необходимо будет заплатить поставщику за обслуживание и дополнительные услуги в течение как минимум года. Для этого у поставщика нужно уточнить, что именно входит в стоимость продукта и какие опции идут за дополнительную плату, уточняет директор Делобанка Ирина Кузьмина. Представитель компании «Дримкас» рекомендует уточнить, требуется ли доплата за регистрацию ККТ в ФНС, обслуживание и техническую поддержку, а также узнать, какие именно платежи по кассе и ПО будут ежемесячными, а какие ежегодными. Также эксперты рекомендуют заранее узнать у поставщика, помогает ли он подключать ККТ к ПК, ноутбуку или планшету и к кассовому ПО, а также помогает ли с регистрацией в ФНС, потому что чаще всего эти услуги платные.
Еще один момент – некоторые технические особенности онлайн-касс, например выбор фискального накопителя. Он зависит от вида деятельности организации и ее налогообложения и может быть на 13, 13/15 или на 36 месяцев. Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Но в 54-ФЗ и для них есть оговорка: при сезонном характере работы или одновременном применении нескольких режимов налогообложения, а также при ОСН или применении ККТ, не передающей данные через ОФД, – можно использовать фискальный накопитель сроком от 13 до 36 месяцев. Организации, работающие по УСН, ЕСХН и патенту, а также те, кто оказывает услуги, должны пользоваться только фискальный накопитель сроком на 36 месяцев (исключение – торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы).
Важна и актуальность самих касс, говорит Денисов из «Торгового дома «Штрих-М», то есть выпускает ли их сейчас производитель и поддерживает ли согласно всем требованиям законодательства. Кроме того он рекомендует учитывать ширину кассовой ленты, объем номенклатуры, попадающей в чек, т. е. количество различных товарных позиций, приобретаемых каждым отдельно взятым покупателем, а также количество чеков, которое печатается на одной кассе за день. Также представитель компании «Дримкас» советует смотреть на наличие гарантии на кассу.
Как выбрать облачную кассу
При выборе облачных касс эксперты в первую очередь отмечают такие характеристики, как возможность и удобство интеграции с платежными агрегатами, учетными системами, CMS интернет-магазина (content management system – система управления контентом сайта, например, WordPress, Joomla или 1 С-Битрикс). Также необходимо, как и в случае с онлайн-кассами, чтобы облачная касса поддерживала продажу маркированных товаров, если бизнесу это необходимо.
Вопрос стоимости аренды тоже является важным, особенно для малого и микробизнеса. Тут могут быть скрытые платежи, то есть входящие за отдельную плату в предлагаемый тариф функции и опции, которые на самом деле могут быть и не нужны конкретному бизнесу. Хотя возможна и обратная ситуация – базовый тариф может быть невысоким, но при начале практической работы могут потребоваться дополнительные опции, и общая стоимость владения резко возрастет, отметили эксперты.
Еще одним критерием выбора является скорость обработки данных – цена каждого чека. При низкой производительности облачной кассы для обработки большого количества операций потребуется подключить большее количество таких касс – в итоге стоимость одного чека, даже если стоимость аренды одной кассы ниже средней по рынку, окажется сопоставимой или даже выше, чем у конкурентов с более дорогим тарифом, пояснил директор «Атол онлайн» Алексей Краснопольский.
Другие важные характеристики: доказанная отказоустойчивость, возможность восстанавливать доступ по СМС, возможность корректно восстанавливать данные при сбоях.
Краснопольский также отметил, что для начинающих предпринимателей важным фактором является помощь поставщика кассы при ее регистрации в ФНС и подключении ОФД.
Ошибки в выборе
Капацевич из «Атол Sigma» предупреждает, что законодательство, связанное с торговлей, постоянно меняется, поэтому важно убедиться, что при будущих изменениях производитель будет оперативно дорабатывать свое решение и поддерживать его в дальнейшем. Кроме того, список товаров, подлежащих маркировке, постепенно будет увеличиваться. Поэтому даже если сейчас конкретному бизнесу это не актуально, через какое-то время ему может потребоваться решение, позволяющее торговать маркированной продукцией.
Одним из неприятных сюрпризов может стать дорогое содержание онлайн-кассы, например платная кассовая программа, необходимость покупать каждое обновление, приглашение специалиста для установки обновлений на некоторые ККТ, рассказала Панчурина из «МТС банка».
Также эксперты предупреждают, что слишком сложный алгоритм работы на ККТ может послужить препятствием для быстрой работы кассиров, особенно пожилого возраста. К ошибкам при выборе ККТ можно отнести и отсутствие нужного интерфейса для подключения к ПК, выбор кассы, не подходящей по своим характеристикам к конкретному типу бизнеса, использование низкокачественных расходников (например, чековой ленты), предупредили эксперты.
Стоит с большой осторожностью относиться к приобретению б/у касс, так как часты случаи, когда ККТ продается, не будучи снятой с регистрации, а значит, заново зарегистрировать такую ККТ на новое юрлицо будет невозможно, сказал Денисов из «Торгового дома «Штрих-М».
Эксперты также не рекомендуют неопытным предпринимателям самостоятельно регистрировать и настраивать ККТ.