«Почта России» будет оцифровывать бумажные письма и доставлять адресатам в электронном виде
Получателям обещают 40%-ную экономию на разборе корреспонденции
«Почта России» запустила новый сервис для организаций – оцифровку входящей бумажной корреспонденции для компаний и госструктур и передачу ее адресатам в электронном виде. Об этом «Ведомостям» рассказал представитель почты. По его словам, «Почта России» может как просто пересылать сканы писем адресату, так и загружать их во внутреннюю систему документооборота компании, если она интегрирована с IT-системами «Почты России».
По его словам, приходящая в разные почтовые отделения корреспонденция в адрес компании передается в центры оцифровки, где письма вскрываются и переводятся в электронный вид, после чего пересылаются или выкладываются на сервер адресату: «При этом «Почта России» заключает с заказчиком соглашение о неразглашении и получает от него доверенность на получение, вскрытие и обработку корреспонденции».
Тарифы на услугу варьируются от 4,8 руб. (оцифровка одной страницы документа) до 60 руб. (внесение документа в систему документооборота заказчика), следует из тарифной сетки «Почты России». «Бизнес в среднем тратит около 35 000 руб. на обработку 1000 бумажных писем, сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 руб., – утверждает представитель почтового предприятия. – Сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа». Чтобы адресат не пропустил в потоке корреспонденции, к примеру, судебное письмо или претензию клиента, до конца этого года «Почта России» намерена ввести автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем.
Пилотные проекты «Почта России» провела с несколькими госструктурами и компаниями из медицинской и строительной отраслей. Одним из первых пользователей услуги по оцифровке корреспонденции стала девелоперская группа «Самолет», рассказывает представитель «Почты России»: «С февраля по июнь 2021 г. почта оцифровала около 50 000 страниц адресованной «Самолету» корреспонденции, т. е. примерно половину входящих отправлений». Это позволит девелоперской группе сократить затраты на документооборот на 20%, надеется руководитель ее управления внутреннего аудита Дмитрий Волков: «Кроме того, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почты».
В практике мировых почтовых служб пересылка адресатам оцифрованных писем есть – например, такую услугу предоставляет почта США. Но на российском рынке это первый такой сервис, утверждает директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный.
За первый год работы сервиса «Почта России» планирует оцифровать 6 млн страниц корпоративной корреспонденции. Всего в 2020 г. она обработала 1,2 млрд единиц исходящей платной письменной корреспонденции, что на 4,1% больше, чем годом ранее. Подавляющее большинство этих отправлений, по данным «Почты России», различные сообщения от госструктур и корпоративная переписка.
В первую очередь в услуге будут заинтересованы компании, бизнес которых предполагает тесное взаимодействие с органами власти, – это те же застройщики, отмечает гендиректор Telecom Daily Денис Кусков: «Получение официальной корреспонденции в электронном виде для них действительно удобно, это позволит сократить издержки на сортировку и распределение документов по подразделениям – в этом случае перевод до половины корреспонденции в гибридный, бумажно-электронный формат вполне реален».
«Мы давно и плодотворно сотрудничаем с «Почтой России» и готовы к дальнейшему развитию взаимодействия, в том числе в области оцифровки документооборота», – говорит представитель «Ростелекома».
«Сервис максимально актуален сегодня, поскольку все больше компаний переходят на электронный документооборот. Электронный вид значительно упрощает отслеживание статуса рассмотрения документов, – сказал заместитель гендиректора «Гринатома» (входит в периметр «Росатома») Светлана Борматова. – Оцифровка документов имеет преимущество еще и потому, что далее работу с электронными носителями может выполнять робот».
Новая услуга «Почты России» – удобный дополнительный сервис, говорит руководитель Департамента управления и координации технологических изменений ВТБ Сергей Безбогов: «В крупных компаниях значительная часть документооборота уже происходит в цифровом формате. Сейчас большая часть внешней корреспонденции ВТБ оцифровывается при получении».
Услуга может быть интересна для корреспонденции, не содержащей коммерческую информацию, считает руководитель проектного офиса «Сибура» Руслан Броничев: «Но в корпоративной среде это сравнительно узкий сегмент».
«На уровне межведомственного взаимодействия потребность в такой системе давно назрела, и она будет востребована, – считает заместитель директора по работе с корпоративными клиентами компании «АЛП – информационные системы» Павел Мельник. – Что касается бизнеса, то получение всей корреспонденции в виде сканов уже не очень интересно даже крупным компаниям – интереснее наладить правильный сквозной электронный обмен документами по всем бизнес-цепочкам».
«М.видео-Эльдорадо» уже несколько лет развивает систему электронного документооборота, до 90% документов в рамках работы с поставщиками проходят автоматические проверки и отражаются в учете без участия человека, рассказывает представитель ритейлера Валерия Андреева: «Если говорить о входящей корреспонденции, для компаний сейчас важен не столько перевод бумажного формата в скан, сколько дальнейшая автоматическая маршрутизация в зависимости от типа входящего документа, постановка задачи исполнителю с возможностью отслеживания статуса, формирование и автоматическая отправка ответов».
«Из очевидных плюсов проекта «Почты России» можно выделить существенную экономию для бизнеса, где документооборот посредством бумажных писем объемен, актуален и растет с каждым годом, – считает управляющий партнер экспертной группы Veta Илья Жарский. – Также «Почта России» в теории будет экономить на транспортных издержках, связанных с доставкой корреспонденции корпоративным клиентам». В числе минусов Жарский называет риски утечек информации из корреспонденции или иных данных третьим лицам: «Опасения хакерских атак могут препятствовать росту спроса на эту услугу – компании, скорее всего, не захотят внедрять в свои внутренние системы стороннюю организацию. Риски, связанные с вскрытием конфиденциальной переписки, перевешивают все реальные плюсы, которые дает новая услуга почты». По мнению Жарского, «Почте России» придется доказать заказчикам безопасность своих IT-систем, а также готовность к безопасной интеграции с информационными системами компаний.