Смена формата

С 2024 года оформление в электронном виде транспортной накладной – документа, подтверждающего факт перевозки груза,– станет обязательным. Иными словами, бумажные перевозочные документы уже нельзя будет использовать. У игроков рынка автомобильных грузоперевозок остался примерно год для перехода на новую систему.

Накладные расходы

В конце прошлого года, выступая на форуме «Транспорт России», заместитель министра транспорта РФ Дмитрий Баканов заявил: «Мы занимаемся переводом товаросопроводительных документов в электронный вид. Количество бумаги, которая оформляется на грузы, замедляет процесс всех взаимодействий. В России в сентябре вступил в силу федеральный закон, который позволяет транспортную накладную оформить в электронном виде. В 2023 году мы даем участникам рынка поработать на условиях добровольного использования данной системы, а с 2024 года начнем вводить отраслевой императив».

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) действует уже с сентября 2022 года. Сейчас в ней можно оформить три документа — транспортную накладную, сопроводительную ведомость и наряд-заказ. С марта этот перечень планируется дополнить путевым листом, договором фрахта и заявкой на перевозку.

Внедрение электронных документов позволит участникам транспортного рынка сократить расходы на документооборот. По данным Минтранса, один бумажный документ обходится компании-перевозчику примерно в 100 руб., а за год таких документов оформляется более 3 млрд. Средняя же стоимость электронного документа – около 5 руб.

Однако многие российские автоперевозчики не торопятся с внедрением электронной транспортной накладной (ЭТрН) и пока не сделали даже первых шагов в этом направлении. Их контрагенты – грузоотправители и грузополучатели – в массе своей еще меньше спешат переходить на полностью прозрачную для контролирующих и налоговых органов цифровую систему. Между тем все участники также вынуждены работать с «бумагой», если хотя бы один участник логистической цепочки использует бумажные транспортные накладные.

Цифровая трансформация бумаги

В 2024 году, когда все транспортные компании должны будут в обязательном порядке уходить «в цифру», резко вырастет спрос на сервисы, позволяющие обмениваться электронными перевозочными документами. Удовлетворить этот спрос в одночасье будет непросто. Поэтому начать подготовку к неизбежному переходу лучше заранее, не оставляя всё на последний день.

«Наша компания готова к тотальному внедрению ЭТрН, ‒ рассказала заместитель директора по персоналу и корпоративной политике ООО «ТрансКомпани» (Набережные Челны) Марина Трубицына. – С прошлого года несколько наших ключевых клиентов, продукцию которых мы перевозим, уже перешли вместе с нами на использование электронных накладных. Правда, пока система работает как дополнение к привычному бумажному документообороту, дублируя его».

По ее словам, самое сложное в переходе на электронный документооборот – обучить ему водителей. Дистанционное обучение водителей во время рейса отнимает много времени и сил. К тому же необходимо убеждать их регулярно работать в новых мобильных приложениях, количество которых и без того постоянно растет: навигаторы, карты автомобильных заправочных станций, стоянок, станций техобслуживания, приложения, предназначенные для оперативного уведомления и управления заявками…

«Большую часть подобных приложений мы заменили единой цифровой логистической платформой CARGO.RUN, ‒ продолжает Марина Трубицына. – На сегодняшний день все наши водители пользуются этой электронной площадкой, что упрощает и их работу, и управление бизнес-процессами компании».

Вместе с тем у ООО «ТрансКомпани» более 100 основных заказчиков на перевозку груза, и они самостоятельно выбирают провайдера электронного документооборота. Не всегда в точках погрузки/выгрузки есть качественный интернет, частенько к грузоотправителям и грузополучателям возникают вопросы по организации доступа к сети.

«В целом наша компания не боится внедрения ЭТрН, ‒ резюмирует Марина Трубицына. – Это существенно сократит время на обработку и возврат грузосопроводительных документов. Цифровизация помогает в онлайн-режиме видеть показатели деятельности компании, быстрее их анализировать и проводить корректирующие действия. Уже сегодня с помощью сервиса CARGO.RUN мы можем оптимизировать процессы и получать все необходимые данные для оперативного управления блоком логистики».

«Внедрять электронные транспортные накладные и электронные путевые листы просто необходимо, ‒ считает директор ООО ТЭК «Кентавр» (Пермь) Игорь Венедиктов. – Ведь у нас зачастую бывают такие ситуации, когда клиент указывает в бумажной накладной один адрес доставки, но продает товар неизвестному лицу через третьи руки, и мы везем его по другому адресу, в другой город. У сотрудников полиции возникают к нам вопросы – и они вполне справедливы. Потому что действующая система бумажного документооборота – благодатная почва для мошеннических действий, от которых страдает в первую очередь перевозчик. Мы можем везти ворованный груз и не знать об этом. А электронный перевозочный документ, подписанный отправителем, получателем, перевозчиком и размещенный на федеральном электронном ресурсе, делает всю сделку полностью прозрачной. В том числе с точки зрения налогообложения. Кстати, именно поэтому, на мой взгляд, большинство грузоотправителей противятся внедрению ЭТрН. Просто не хотят делать прозрачным свой бизнес».

Собеседник отметил, что его компания уже три года следит за развитием нового электронного продукта, который предлагает государство, и готова начать им пользоваться хоть завтра. Тем более база для этого уже подготовлена ‒ это та же цифровая платформа, о которой говорила Марина Трубицына.

«Мы второй год используем электронный модуль CARGO.RUN, – говорит Игорь Венедиктов. – Водитель через мобильное приложение принимает заявку на перевозку, извещает диспетчеров о приеме и сдаче груза – связываться по телефону уже не нужно. В том же модуле хотелось бы получить и функционал ЭТрН вместе с возможностью подписывать перевозочные документы квалифицированной электронной подписью, чтобы наши водители и логисты выполняли все операции по принципу одного окна, а не заходили на разные ресурсы».

Новая кнопка

Генеральный директор CARGO.RUN Тимур Каримов рассказал, что сейчас компания ведет работу над внедрением в свою экосистему еще одного элемента – ЭТрН. Проще говоря, в уже существующем приложении появится дополнительная кнопка для оформления накладной, клиенты продолжат работать в привычном интерфейсе. Им не придется устанавливать новые программы и привыкать к новым сервисам, перестраивать бизнес-процессы, обучать сотрудников.

«Для пользователей платформы CARGO.RUN и аналогичных ей цифровых ресурсов переход на ЭТрН не будет сложным, потому что все вопросы перевозчики будут решать по-прежнему в одном окне, не прыгая по вкладкам и не дублируя информацию в разных системах», ‒ уверен Тимур Каримов.

Транспортным компаниям, которые еще не начинали автоматизацию процессов, придется несколько сложнее. Потребуются интеграция с ЭДО-провайдерами, разработка либо доработка информационных систем, обучение персонала.

«Переходить на электронные транспортные накладные придется всем и не только потому, что этого требует законодательство, ‒ убежден Тимур Каримов. – Просто это важный этап цифровой трансформации, вне которой сегодня все сложнее конкурировать на транспортном рынке. Закрывающие документы в электронном виде могут быть отправлены в другой конец страны буквально за пару минут. Тогда как бумажный вариант может добираться до офиса в течение месяца. Также внедрение ЭТрН исключает вероятность потери документов и открывает оперативный доступ к накладной всем заинтересованным сотрудникам внутри компании. В конечном итоге перевозки станут прозрачнее, надежнее и дешевле».