Право доступа. Как компании следят за тем, что печатают сотрудники

В условиях турбулентной ситуации 2022 года российские компании стали оптимизировать бизнес-процессы, в том числе сокращать расходы на бумагу. Кроме снижения объема закупок и частичного перехода в цифровой формат в организациях теперь обращают внимание на эксплуатацию принтеров сотрудниками. Например, сколько документов распечатывает каждый сотрудник и делает ли он это в рабочих целях. «Ведомости» выясняли, какие средства контроля за печатью используют в офисах российские компании и насколько это эффективно.

От бумаги не откажутся

Всерьез экономить офисную бумагу российские компании начали в марте 2022 года, когда столкнулись с ее дефицитом и подорожанием в рознице в несколько раз. Из-за введенных санкций начались перебои с поставками реактивов для отбеливания бумаги из Финляндии на Светогорский целлюлозно-бумажный комбинат (выпускает офисную бумагу под брендами SvetoCopy и Ballet Classic). В середине мая австрийский производитель бумаги Mondi также решил продать свои активы в России, в том числе «Монди Сыктывкарский ЛПК», самый известный бренд которого офисная бумага «Снегурочка».

К лету 2022 года цены в магазинах постепенно начали стабилизироваться, но в российских офисах задумались, как эффективнее использовать бумажные ресурсы и не тратить целлюлозу зря. По данным внутреннего исследования «Ростелекома», затраты бизнеса на печать материалов составляют до 14 % от выручки, при этом 17 % напечатанных материалов сотрудники не используют совсем или забывают в принтере.

Каждый сотрудник ежегодно распечатывает до 10 000 страниц документации, подсчитали в компании Xerox. При этом зачастую бумага используется неэффективно. Например, в брендинговом агентстве Depot бывали случаи, когда дизайнеры по три раза перепечатывали рекламные макеты на 20 листах формата А3, рассказал управляющий партнер Depot Алексей Андреев. С учетом количества документов, которые распечатывались на обычных принтерах, компании приходилось тратить приличные суммы для этих нужд. Только расходы на картриджи достигали 100 000 руб. в месяц, еще порядка 20 000 – 30 000 руб. приходилось платить за бумагу.

Заменить бумагу цифровыми документами получается не везде. С одной стороны, последовавшие один за другим кризисы: пандемия и уход западных вендоров ‒ дали толчок к внедрению электронного документооборота. Компании упорядочили работу внутренних порталов и пересмотрели процессы сканирования и печати, подчеркивает директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям компании и ИТ компании Konica Minolta Станислав Парфенов. С другой стороны, российский бизнес вряд ли сможет полностью отказаться от бумаги. По мнению председателя комиссии «Опоры России» по целлюлозно-бумажной промышленности Андрея Гурьянова, цифровизация в современном мире неизбежна, однако полный отказ от использования бумаги в офисах пока экономически нецелесообразен.

Один на всех

Чтобы контролировать объемы бумажного документооборота, компании переходят на специальные системы офисной печати. Это программное обеспечение, которое позволяет отслеживать работу устройств и управлять процессом печати с компьютера или телефона.  Например, в РЖД установили «Сервис офисной печати» от «Ростелекома». С помощью него в компании отслеживают техническое состояние принтеров, картриджей, а также наличие бумаги в режиме онлайн. Следить за процессом можно удаленно, с компьютера или телефона, а полученные данные отображаются в дашборде – электронном документе с отчетом и инфографикой. Если принтер нуждается в обслуживании, система сама формирует заявку для специалиста и прогнозирует объем расходных материалов, которые необходимо приобрести.

В РЖД пилотный проект печати начали реализовывать еще в 2018 году на Северной железной дороге. Если раньше в компании работали 13 000 принтеров, то после внедрения сервиса печати такой же объем печати стали выполнять 3 000 аппаратов, рассказал представитель РЖД. Несмотря на то что загрузка каждого из аппаратов увеличилась с 504 до 1622 копий, очередей возле принтеров не возникало. Кроме того, простои в работе печатающих устройств снизились на 36 %. И если раньше большая часть принтеров использовалась индивидуально, то после полной реализации проекта 95 % устройств будут предназначены для групповой эксплуатации, сообщил собеседник «Ведомостей».

В компании Depot после внедрения цифрового контроля расходы на закупку бумаги сократились в 2‒3 раза до 10 000 руб. в месяц. Всего в офисе установили 20 принтеров, а пространство разделили на восемь зон, в каждой из которых распечатывают документы только сотрудники определенного отдела. У бухгалтеров один принтер, у аналитиков другой и т. д., объясняет управляющий партнер Алексей Андреев. Кроме того, у каждого устройства есть свой цифровой паспорт, поэтому можно выяснить, кто, когда, с какого компьютера и в каком объеме распечатал документы. При необходимости эту информацию потом можно запросить у службы безопасности, говорит Андреев.

Остудить горячие головы

IT-cервисы офисной печати позволяют не только снижать расходы на бумагу и тонеры, но и обеспечивают безопасность процессов печати. По данным внутреннего исследования «Ростелекома», доля утечки информации из-за отсутствия контроля и систем безопасности составляет 14 %. От краж или неправильного хранения документов утекает еще порядка 4,5 % информации. Из-за обычной халатности распечатанные документы подолгу лежат на принтере или выбрасываются в корзину без должной утилизации, поясняет начальник отдела информационной безопасности компании SearchInform Алексей Дрозд.

C помощью IT-сервиса «Ростелекома» можно управлять доступом к печати и лимитами для сотрудников, а все файлы и данные о том, кто их распечатал, сохраняются на сервере. Чтобы распечатать документ, сотрудник должен авторизоваться в системе, после чего он может забрать бумажную копию на любом удобном принтере в любое время. Получить доступ к многофункциональному устройству (МФУ, включает принтер, сканер, факс и копировальный аппарат) можно через мобильное приложение, QR-код, пароль, пропуск или с помощью биометрии.

С какой бы целью компания ни внедряла цифровую систему офисной печати, число утечек информации все равно сокращается, уверен Алексей Дрозд из SearchInform. «Когда человек знает, что в системе записываются все его действия, он понимает, что его могут найти. Создается ощущение, что за тобой все время следит «большой брат», и это остужает многие горячие головы», ‒ говорит эксперт.

Обычно сотрудники авторизуются через те же карточки, по которым они проходят в офис, поскольку это уникальный цифровой идентификатор, объясняет Станислав Парфенов.  Человек отправляет документ на печать, затем подходит к МФУ, прикладывает карту к считывателю ‒ и процесс пошел. Если сотрудник находится вне офиса, он может отправить документ на корпоративную почту: система распознает сотрудника, и он сможет распечатать бумаги сразу по приходе в офис.  

В крупных компаниях условия пользования печатными устройствами в офисе проговариваются при приеме на работу. Например, в «Почте России» использовать оборудование в офисе можно только в рабочих целях, это прописано в трудовом договоре, рассказал представитель компании. По его словам, в офисах организации действует система управления доступом IDC, которая фиксирует, какой сотрудник запрашивал тот или иной документ. Все принтеры входят в локальную офисную сеть, и распечатать что-либо можно только с рабочего компьютера. При этом сама компания старается снизить число бумажных документов. Так, с начала 2022 года за счет перехода на цифровой документооборот в «Почте России» сократили потребление бумаги на 250 млн листов, сообщил представитель компании.

Родные технологии

В условиях, когда многие западные бренды покинули Россию, локальному бизнесу приходится искать альтернативу среди импортозамещающей продукции и ПО. Для государственных организаций этот вопрос стал актуальным гораздо раньше, с момента введения первых санкций в 2014 году. Так, Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина (Державинский университет) озадачился проблемой еще 4 года назад. В пилотном проекте «Ростелеком» предложил в аренду 4 аппарата, а всю систему в комплексе на отечественном ПО «СКИТ» установил в октябре 2022 года, рассказал заместитель начальника отдела цифровой трансформации Державинского университета Владимир Трейгер.

После того как на четырех этажах здания было установлено 8 печатающих устройств, высвободилось 70 принтеров, которые позже прошли техобслуживание и были перераспределены. Вуз сэкономил на бумаге и теперь закупает ее централизованно и распределяет по подразделениям. Кроме того, университет освободился от забот по приобретению расходных материалов и ремонту целого парка разношерстной техники. Сегодня университет из единого центра контролирует все задачи, посылаемые на печать, и при желании может посмотреть и содержание документа. «Люди, как это обычно бывает, сначала выражали недовольство и жаловались, что им неудобно. Но потом привыкли. Как и любое нововведение, сервис печати прошел три стадии: отторжение, осмысление и восприятие», ‒ говорит В. Трейгер.

Цифровые системы контроля печати – удовольствие не дешевое, предупреждает Алексей Дрозд из SearchInform. По его оценкам, внедрение цифровой системы офисной печати с закупкой принтеров обойдется компании в 2‒3,5 млн руб. на 100 пользователей, а закупка софта без принтеров на то же количество людей – в полмиллиона рублей. Но практика показала, что после трех месяцев использования цифровой системы число распечатанных документов уменьшается на 45 %, а количество печатных устройств сокращается в разы, отмечает Парфенов из Konica Minolta. Высвободившиеся средства компания может потратить на другие IT-проекты, в том числе и на повышение информационной безопасности, заключил эксперт.