Электронные документы набирают оборот

Сегодня около 90% документов на площадке аппарата правительства представлены в электронном виде, сказали в аппарате вице-премьера, руководителя аппарата правительства Дмитрия Григоренко. Всего пять лет назад этот показатель не превышал 40%. И в основном это были скан-копии бумажного оригинала. С 2023 г. 100% документов и поручений контролируются в системе электронного документооборота (ЭДО). Ранее контроль осуществлялся в бумажном виде или через отдельные децентрализованные ведомственные системы.

Согласно распоряжению правительства РФ от 16 марта 2024 г. № 637-р, полный переход на ЭДО органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений должен произойти к 2030 г.

Для правительственных структур использование ЭДО уже обязательно: с 2025 г. его должны внедрить все министерства и ведомства, а также другие органы исполнительный власти, подчиняющиеся российскому правительству. Что касается бизнеса, по данным Ассоциации «Разработчики и операторы систем электронных услуг», ЭДО используется в 68% коммерческих структур. Наибольшее проникновение отмечается в системе образования (88%), здравоохранения (81%), металлургического производства и энергетики (по 78%). Среди регионов РФ лидируют Санкт-Петербург (79,5%), Москва (67%) и Московская область (68%).

Ускоренный рост

Статистика свидетельствует, что переход на безбумажные технологии управления в последние годы резко ускорился, рассказал президент компании «Доксвижн» Владимир Андреев. Сегодня уже более половины документов обрабатываются в электронном виде. Во многом этому способствует активность со стороны государства. Это переход на новый формат электронной подписи, инициативы Федеральной налоговой службы (ФНС) по поддержке новых форматов формализованных электронных документов, возможность применения безбумажных технологий в транспорте, отметил эксперт.

Главные драйверы развития ЭДО – сферы b2b и b2g, считает ведущий эксперт компании «Контур. Диадок» (один из российских сервисов ЭДО. – «Ведомости. Инновации и Технологии») Роман Акимов. По его данным, сегодня 98,5% юридических лиц и 88% индивидуальных предпринимателей сдают отчетность контролирующим органам в электронном виде. За 2023 г. через сервисы «Контура» прошло 1,6 млрд электронных документов, рассказал эксперт. «Это на 26% больше, чем годом ранее. Более 52% счетов-фактур уже передаются в электронном виде. В 2024 г. через системы ЭДО ежеквартально проходит более 306 млн счетов-фактур», – сообщил Акимов.

Для пользователей сервисов госструктур ЭДО также активно развивается, отметил директор центра компетенций «Цифровые решения» вендора НОТА (холдинг Т1) Дмитрий Макаров. Это, по его словам, наглядно демонстрируют портал «Госуслуги», ФНС России, Росреестр, а также судебная система. «В этом случае технологии делают обмен информацией более надежным и ускоряют процессы», – уверен Макаров.

Государство в цифровом формате

Для обмена документами между госорганами в электронном виде используется система ГосЭДО. Один из ее сервисов – система электронного документооборота (СЭД), которая действует на площадке аппарата правительства с 2023 г. Благодаря ей документы создаются сразу в цифровом виде без необходимости дублирования на бумаге. Сегодня подразделение аппарата правительства получает документ на рассмотрение в течение часа. Процедура отправки законопроектов в Госдуму также занимает всего час.

Для достижения заметного эффекта от цифровизации документооборота в госсекторе необходимо, чтобы ЭДО имел 100%-ый охват процессов, происходящих в организации, считает генеральный директор «ЭОС софт» (входит в ГК «ЭОС») Андрей Козлов.

«Дело даже не в том, что электронные подлинники документов должны везде обязательно заменять бумажные. Главное, чтобы они существовали в цифре и могли быть использованы в таком виде во внутренних деловых процессах и межведомственном взаимодействии», – отметил он.

Преимущества для бизнеса

В планах ФНС – полный перевод российского бизнеса на ЭДО. К концу 2024 г. 95% счетов-фактур и 70% накладных компании должны предоставлять ведомству в электронном виде, рассказали в компании «Контур. Диадок». Осенью 2024 г. ФНС объявила о старте пилотного проекта для самозанятых граждан, сотрудничающих с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. С помощью мобильного приложения оператора ЭДО или смартфона с функцией NFC они смогут составлять, подписывать и отправлять в электронном виде акты выполненных работ или оказанных услуг.

Налоговое ведомство, пожалуй, один из самых удачных примеров внедрения ЭДО, отметил Акимов. По его словам, теперь бизнес ждет появления мобильной электронной подписи (ЭП) для руководителей организаций со стороны Удостоверяющего центра ФНС, поскольку на это есть запрос рынка.

Исследования компании «Контур. Диадок» показали, что уровень проникновения ЭДО в компании прямо зависит от размера бизнеса: чем он крупнее, тем выше вероятность отказа от бумажного документооборота. «Так, среди компаний с выручкой менее миллиона рублей в год ЭДО внедрили около 38%, а с выручкой свыше 100 млн руб. – 81%», – рассказал Акимов.

ЭДО автоматизирует документооборот, что существенно сокращает время на обработку документации, обеспечивает защищенность и безопасность процессов, отметил Макаров. По его мнению, правильно организованный процесс ЭДО обеспечивает бесшовную интеграцию с ключевыми корпоративными системами (ERP, CRM, HR), гарантирует исполнение задач, хранит историю работы с документами и позволяет работать с большими объемами данных.

Кроме того, СЭД помогает организациям собирать «цифровой след»: как и кем ведется работа с документами, как выстроены бизнес-процессы и принимаются решения, рассказал Андреев из «Доксвижн». Таким образом, ЭДО может стать платформой для цифровой трансформации управления организации в целом, отметил он.

Но чтобы получить нужный эффект, уровень цифровизации документооборота должен быть довольно высоким, считает руководитель отдела мобильной разработки IT-компании SimbirSoft Людмила Гладких. «Для этого необходимо наладить операции создания, согласования и хранения документов и, конечно, сделать ЭП для заверения. Важно обучить персонал, чтобы сотрудники понимали, как работать с системой, и были готовы ею пользоваться», – отметила она.

ЭДО для каждого

Граждане России тоже становятся активными пользователями ЭДО благодаря мобильному приложению «Госключ». Сервис, который уже несколько лет развивается по нацпроекту «Цифровая экономика», позволяет бесплатно оформить сертификат ЭП. По данным Минцифры России, за три года их получено более 19 млн.

Чаще всего в «Госключе» подписывают заявления на получение государственных услуг, кадровые электронные документы, договоры на оказание услуг мобильной связи, сделки купли-продажи недвижимости, заявления на возмещение убытков ОСАГО. Также с помощью ЭП можно заверить документы для регистрации бизнеса, заявления на развод по обоюдному согласию и т. д.

Подтвердить личность, чтобы получить сертификат усиленной квалифицированной ЭП, можно тремя способами: с помощью смартфона с NFC и загранпаспорта нового образца, через биометрию, в многофункциональных центрах или отделениях банков-партнеров (при предъявлении паспорта). Подписать документ через «Госключ» возможно двумя путями: с использованием аккаунта на «Госуслугах» через отправку в приложение и с помощью информационной системы, в которой налажена интеграция с сервисом.

По словам Андреева, в некоторых случаях существуют объективные препятствия для полного отказа от бумаги. Часть документов сегодня не могут быть переведены в электронный вид из-за отсутствия нормативной базы, отметил эксперт. Стоит учесть, что уход от бумаги может потребовать существенных финансовых вложений, в частности для оцифровки старых чертежей, технологической, проектной документации и т. д.

Задачи нацпроекта «Экономика данных», работа по которому начнется с первого января 2025 г., – создать единую цифровую среду обмена данными между гражданами, бизнесом и государством. Чтобы достичь этой цели, уровень цифровизации всех вовлеченных процессов должен значительно вырасти, считает Акимов.