Эволюция сервиса печати на промышленном предприятии

Группа ЧТПЗ (Челябинский трубопрокатный завод и Первоуральский новотрубный завод) – российская металлургическая компания, входящая десятку крупнейших производителей трубной продукции.  За 19 лет своего успешного существования группа непрерывно совершенствовала рабочие процессы, используя лучшие мировые практики. Тренд на цифровизацию коснулся всех сервисов, которые дирекция по ИТ традиционно предоставляла бизнесу. Одним из самых ресурсных, с точки зрения поддержки, и одновременно сложных, относительно детализации затрат, был сервис печати и сканирования.

Начало пути

Сервис печати в группе ЧТПЗ ежегодно эволюционировал, для обеспечения производства закупалось лучшее оборудование и оригинальные расходные материалы. Долгий период инсорсинга закончился с изменением рыночной ситуации, когда целью стала экономия и на предприятии была организована самостоятельная заправка картриджей, впоследствии переданная на сторону специализированным компаниям. Значительный рост курса доллара в 2016 года повлиял на стоимость расходных материалов, повысились затраты на сервис печати. В этот же момент компания «С-Принт» провела аудит печатной техники на ЧТПЗ и предложила организовать пилот по аутсорсингу печати в рамках запланированных бюджетов.

Что такое сервис печати на промышленном предприятии?

Печать на современном промышленном предприятии предполагает работу в режиме 24х7. Конструкторская документация, широкоформатная и термотрансферная печать, сертификаты качества на продукцию, цветная и монохромная офисная печать – все это входит в зону ответственности ИТ.  Нельзя допустить снижение уровня сервиса. VIP пользователи должны получать услугу «здесь и сейчас», в зоне отгрузки готовой продукции обязательно  резервирование, офисные подразделения мигрируют по заводу получая новые устройства, в некоторых случаях, в других перевозя с собой старые.

Оборудование часто закупалось исходя из текущих потребностей и имеющихся бюджетов. На момент запуска пилота на площадках группы и дочерних компаний находилось более 2000 единиц техники: принтеры, МФУ, сканеры и плоттеры, для которых использовалось около 400 различных типов картриджей и несколько тысяч позиций запасных частей.

Похоже, аутсорсинг печати прижился в нашей компании

На первой стадии реализации проекта «С-Принт» организовал точку постоянного присутствия на заводе, склад расходных материалов и подменной техники. В новой схеме обслуживания картриджи доставлялись по заявкам пользователей силами «С-Принт», техника ремонтировалась на месте или предоставлялась «горячая» подмена.  Благодаря слаженной работе информационного отдела группы ЧТПЗ и «С-Принт» удалось достичь нужного уровня сервиса и положительной обратной связи от пользователей.

«Это был наиболее тяжелый период в проекте, — вспоминает Кирилл Рубцов, собственник компании «С-Принт», — период уступок и поиска компромиссов, ведь не все можно описать в договоре или техническом задании. Помню, как в один из дней мы услышали от одного из сотрудников ИТ, вовлеченных в проект, такую фразу: «Кирилл, я сомневался, но, похоже, аутсорсинг печати прижился в нашей компании». После этого мы выдохнули и с новыми силами стали двигаться вперед».

Черный ящик

Несмотря на выполнение ключевых показателей сервис печати трудно было назвать идеальным: избыточное количество устройств, миграция подразделений с оборудованием, большое количество обращений из-за изношенности парка. А самое главное – отсутствие точной картины в режиме реального времени: что именно и для чего сотрудники печатают в таком количестве. Для решения этих задач директором по информационным технологиям Рустамом Абдрахмановым был инициализирован проект по оптимизации печати. В рамках активности был разработан план по отказу от персональных устройств в пользу производительных МФУ HP серии Managed общего пользования в тандеме с системой управления печатью MyQ для персонального учета печати и безопасности данных.

HP Inс. – международная IT-компания по производству персональных компьютеров и принтеров. В 2016 году HP Inc. приобрела подразделение по производству принтеров и копиров Samsung Electronics Co., результатом этой сделки стало расширение продуктового портфеля HP и создание линейки Managed, занимающей ведущие позиции по стоимости владения в MPS контрактах при использовании оригинальных расходных материалов.

После проведения пилотного проекта в управлении казначейством сомнений не осталось – централизованный сервис на оборудовании HP Managed с авторизацией по пропускам сотрудников — именно то, что нужно для решения задач. По результатам активности количество устройств в подразделении сократилось в 6 раз, число обращений от пользователей уменьшилось в 10 раз, а объемы печати снизились на 12%.

Следующим этапом печать на новых общих МФУ HP Managed была организована в офисе Сколково. Особым требованием была поддержка AirPrint, качественная цветная печать и надежность оборудования. После успешной демонстрации, проект был защищен у топ-менеджмента компании, были получены инвестиции на реализацию такого подхода для всех площадок группы.

Эволюция сервиса печати

Благодаря долгой и кропотливой работе группы ЧТПЗ, «С-Принт» и HP за 5 лет удалось передать сервис печати на аутсорсинг, освободить ресурсы ИТ для дальнейшей цифровой трансформации компании, повысить качество сервиса и удовлетворенность пользователей, радикально сократить и унифицировать парк техники, внедрить систему управления печатью, обеспечивающую прозрачность затрат и безопасность данных.

 «За 5 лет мы получили взаимный бесценный опыт. Это была настоящая командная работа со всеми радостями побед и горестями поражений. Но самое главное – наш эволюционный путь еще не закончен. Перед нами стоят новые задачи уже за горизонтом сервиса печати, и мы уверенно движемся туда», — завершает Кирилл Рубцов.

В 2021 году Трубная металлургическая компания завершила сделку по приобретению основного пакета акций группы ЧТПЗ. Проект и опыт по оптимизации сервиса печати планируется масштабировать на предприятиях ТМК.

Закажите бесплатный аудит печати для вашей компании https://audit.system-print.com/