Бухгалтерский аутсорсинг: зачем нужен и кому подходит
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача функций штатной бухгалтерской службы сторонним специалистам. Смысл аутсорсинга — вывести за рамки компании непрофильные функции, доверив учетные процессы профессиональным провайдерам бухуслуг.
По последним данным, услугами бухаутсорсинга в России пользуются 1 млн компаний и ИП (источник: отчет NeoAnalytics «Российский рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг: итоги 2020 г., прогноз до 2023 г.»), то есть всего 15% из 6,8 млн действующих компаний и предпринимателей (данные ФНС на 1 марта 2021 года). Это очень и очень мало. Вы только представьте: больше десятилетия назад услугами бухгалтерских фирм пользовались: в Европе — 86% компаний, в США — 92%. Причина такого мощного отставания видится в том, что российские бизнесмены не доверяют бухгалтерским компаниям или не до конца понимают преимущества бухгалтерского аутсорсинга.
Постараемся рассказать обо всех преимуществах аутсорсинга бухгалтерии и его выгодах для собственников бизнеса и компании в целом.
Зачем нужен аутсорсинг бухгалтерии и в чем преимущества
Бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают как способ оптимизировать текущие расходы на бухгалтерию. Самое свежее исследование компании Deloitte показывает, что основной причиной перехода на аутсорсинг является потребность сократить затраты на бухгалтерию. Так ответили 70% опрошенных респондентов (Источник: Deloitte Global Outsourcing Survey 2020).
Но если раньше аутсорсинг бухгалтерии рассматривался исключительно с точки зрения экономии на штатной бухслужбе, то сейчас к нему обращаются с целью достичь конкурентных преимуществ, снижения финансовых рисков. Самое важное — бухгалтерия на аутсорсе позволяет владельцам бизнеса сконцентрироваться на бизнесе.
Основными преимуществами аутсорсинга бухгалтерии являются:
1. Операционная эффективность
Аутсорсинг бухгалтерии представляет собой механизм, состоящий из высококвалифицированных сотрудников: главбуха, расчетчиков, внутренних аудиторов, казначея и других специалистов. Отлаженный внутренний контроль на всех участках бухгалтерии исключает ошибки и риск доначислений.
2. Отсутствие кадровых проблем
Переход на аутсорсинг освобождает бизнес от тотальной зависимости от штатного главбуха. При аутсорсинге не бывает таких ситуаций, как: главбух заболел, бухгалтер ушел в декрет, расчетчик зарплаты в отпуске.
3. Качество учета и отчетности
Главная «фишка» аутсорсинговых компаний. Но учтите, что качество могут обеспечить только крупные компании, предоставляющие аутсорсинг. Качество обслуживания складывается из нескольких составляющих: сотрудники, распределение функционала, автоматизация учетных процессов и даже проактивная позиция в отношении планирования налогов.
4. Платишь за то, что получил
Клиент бухгалтерской аутсорсинговой фирмы всегда четко понимает, какую услугу и в каком объеме заказал, сколько это стоит, и что получит «на выходе».
5. Финансовые гарантии
Ведущие аутсорсинговые компании страхуют свою профессиональную ответственность. Суммы страховок исчисляются десятками миллионов рублей. Страховка нужна на случай, если из-за ошибки аутсорсера клиент потерял свои деньги (в виде доначислений, штрафов, пеней и др.). Это одно из ключевых преимуществ бухгалтерского аутсорсинга перед штатным бухгалтером.
Кому подходит бухгалтерский аутсорсинг
Начнем с того, что целевая аудитория, для которой подходит бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге, — «белый» бизнес, компании, ведущие реальную деятельность и сдающие «белую» отчетность.
Стартапы. Очевидно, что в самом начале деятельности, в период бурного развития компании надо полностью отдать себя развитию бизнеса. Аутсорсинг бухгалтерии дает возможность посвятить себя отладке бизнес-процессов, не распыляясь на вспомогательные функции. Одновременно владельцы стартапов могут быть спокойны за качество учета.
Иностранный бизнес. За границей аутсорсинг бухгалтерии — привычное явление, его преимущества для бизнеса очевидны и просчитаны. Поэтому иностранцы с удовольствием доверяют учет провайдерам учетных функций. Более того, при открытии российской «дочки» иностранным бизнесменам проще доверить бухгалтерский учет, расчет налогов и зарплат профессионалам, чем погружаться в тонкости российского законодательства, учета и специфику бизнес-процессов.
Микропредприятия и ИП. Удаленная бухгалтерия для ИП и микрофирм является правильным решением, так как полностью загрузить штатного бухгалтера будет сложно, а полноценно оплачивать его труд — дорого. Сторонний бухгалтер-частник на удаленке — тоже не выход. Такие бухгалтеры, как правило, в одиночку обслуживают сотни фирм. Ожидать от них качественный результат и защиту от налоговых рисков точно не стоит.
Малые и средние предприятия. Бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге позволит оптимизировать расходы. Не придется содержать раздутую штатную бухгалтерию, где часть сотрудников недозагружена, другая — страдает от переработок (которые, к слову, надо оплачивать).
Холдинги. Для крупных и сложных бизнесов актуальна передача на аутсорсинг участков бухгалтерии. Как правило, наиболее рутинных и трудозатратных. Выгода таких компаний заключается в экономии на инфраструктуре и снижении операционных издержек.
Компании, которые ведут специфическую деятельность. Бывает, что деятельность компании требует специфических знаний тонкостей учета и законодательства. Подобрать узкого специалиста в штат сложно и дорого. Выгоднее найти бухгалтера на аутсорсинге. В аутсорсинговых компаниях всегда есть узкие специалисты с опытом сопровождения специфических фирм.
Сезонный бизнес. Компаниям, работающим в сезон, невыгодно содержать бухгалтерию в период спада активности. Поэтому у компаний агропромышленного комплекса, отдельных пищевых производств, гостиничного бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг пользуется спросом.
Компании с двумя и более учредителями. Еще одна категория «пользователей», которым необходим бухгалтерский аутсорсинг, — компании с несколькими учредителями. Передача учетных функций на сторону обеспечивает прозрачность учета и независимость бухгалтерии, равный доступ пользователей к результатам учета. Все прозрачно, честно, нет поводов для конфликтов.
Кому не подходит бухгалтерский аутсорсинг
Есть несколько ситуаций, когда бухгалтерский аутсорсинг неэффективен и даже противопоказан:
1. Руководство компании мыслит по-старинке. Бухгалтерия должна находиться «под рукой», а распоряжения — отдаваться лично, глядя сотруднику в глаза. Бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге ломает стереотипы и означает выход из зоны комфорта.
2. Специфические требования к учету. Процесс обслуживания у ведущих аутсорсеров — это конвейер (в хорошем смысле), где все учетные процессы грамотно спроектированы, четко прописаны и отлажены. Большинство из них автоматизировано, а бухгалтеры работают по стандартам и четким регламентам. Необходимость «допиливать» учет под конкретного клиента, как правило, стоит больших денег.
3. Компания «серая», часть сделок проходит через технические организации.
6 ситуаций, когда аутсорсинг бухгалтерии жизненно необходим
К сожалению, об аутсорсинге бухгалтерии собственники и руководители компаний чаще всего вспоминают, оказавшись в безвыходной ситуации, когда уже возникла реальная проблема:
1. Главбух неожиданно уволился или серьезно заболел. Особенно неприятно, когда это случается в разгар отчетности, накануне или во время налоговой проверки.
Из-за недочетов работы штатной бухгалтерии налоговики оштрафовали компанию, заблокировали ей счета, тем самым парализовав ее деятельность.
3. Независимый аудит выявил в работе бухгалтерии ошибки, последствия которых угрожают всему бизнесу.
4. Бухгалтер попался на мошенничестве и был уволен, либо бухгалтер ушел сам и забрал с собой всю учетную базу накануне проверки.
Контрагенты постоянно жалуются на бухгалтерию, из-за ее ошибок и нерасторопности отказываются от сотрудничества с компанией
6. Сотрудники в бухгалтерии не могут сработаться с главбухом, постоянно меняются, нарушается процесс непрерывности учета, сдачи отчетности и обязательных выплат (налогов, зарплат, расчетов с контрагентами).
Когда в бизнесе возникают проблемы по вине штатных бухгалтеров, у руководителей и собственников возникает дилемма: отдать бухгалтерию на аутсорсинг или сменить главбуха, но оставить бухгалтерию в штате. Стремление искать другого главбуха сменяется сомнением: не случится ли очередной провал. Если есть малейшие сомнения, стоит рассмотреть куда более интересную альтернативу — перейти на аутсорсинг, ведение бухгалтерского учета, расчет налогов и зарплат доверить профессиональной проверенной бухгалтерской компании.
Первые звоночки: когда стоит задуматься о бухгалтерском аутсорсинге
Прозорливые и продвинутые бизнесмены не ждут, пока ситуация станет патовой. Они начинают задумываться о бухгалтерском аутсорсинге, как только приходит понимание, что штатная бухгалтерия «зацементировалась», мешает бизнесу развиваться. Об этом свидетельствуют следующие признаки:
1. Бухгалтерия не хочет брать на себя ответственность, бухгалтерская функция понимается узко: вести бухгалтерский учет, считать налоги, зарплату, сдать государству отчетность — на этом все!
Бухгалтерия работает «для налоговой», а не в интересах компании. В общении с проверяющими занимает пассивную позицию, скорее исполнит любое безумное требование ИФНС, нежели отстоит интересы бизнеса.
3. Бухгалтерия превратилась в учетный «придаток», получить от нее помощь за рамками ведения бухгалтерского и налогового учета невозможно. Например, экспертную консультацию по безопасным вариантам оптимизации налогов.
Бухгалтерия не успевает перестраивать свою работу под изменения, происходящие в компании, предпочитает работать «по старинке», саботируя нововведения.
Найти универсального специалиста, который разбирается не только в налогах и бухгалтерии, но и в смежных вопросах, да к тому же с проактивной позицией — практически нереально. Проще подобрать хорошего аутсорсера и получить команду профессионалов, которые будут работать в интересах бизнеса.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Перечень бухгалтерских услуг, которые предлагают участники рынка, не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Провайдер может целиком взять на себя все функции штатной бухгалтерской службы, а может обслуживать только конкретные участки. Кроме того, рядовых бухгалтеров можно оставить в компании, а управление и контроль за их действиями передать в руки профессионалов. Вариантов множество. Чем крупнее клиент и сам аутсорсер, тем больше различных комбинаций сотрудничества реализуется в рамках бухгалтерского аутсорсинга.
1. Консультирование
Любой, даже самый продвинутый главбух, время от времени нуждается в профессиональной консультации — когда надо разобраться в каком-то узком вопросе или прояснить особенности оформления специфических сделок (например, при экспорте-импорте). Часто к консультированию прибегают руководители компаний, чтобы со стороны проконтролировать работу штатной бухгалтерии.
2. Бухгалтерский аутсорсинг участков
На аутсорсинг можно передать не всю бухгалтерию, а лишь часть бухгалтерских функций. Такой подход позволяет генеральному директору или собственнику сохранить контроль над бухгалтерскими процессами, разгрузить сотрудников от рутинной работы и выполнения однотипных операций, не требующих большой квалификации, а также сократить штат бухгалтерии. Самые популярные участки для бухгалтерского аутсорсинга:
Расчет зарплаты
Кадровое делопроизводство
Кассовые операции
Обработка первички
Расчеты с подотчетниками
Авансовые отчеты
Экспортно-импортные операции
Взаиморасчеты с контрагентами
3. Комплексный бухгалтерский аутсорсинг
При «комплексе» компания полностью отказывается от штатной бухгалтерии, передает учетную базу провайдеру и получает полный набор услуг: бухгалтерский учет, расчет налогов и выплат сотрудникам, отчетность налоговую и фонды, подготовку платежек в клиент-банке, обработку, проверку и хранение всей первички. Также аутсорсинговая бухгалтерия может оказать клиенту сопутствующие услуги: проекты по налоговой оптимизации, подготовку управленки, внедрение ЭДО и доработку учетной системы. Все это услуги, не входящие в комплексный пакет, поэтому за них потребуется доплатить.
4. Провайдер выполняет функции главного бухгалтера
Иногда собственники решают оставить в штате рядовых бухгалтеров, как хороших исполнителей, а на бухгалтерский аутсорсинг передать исключительно менеджмент в финансовой службе. Главный бухгалтер на аутсорсинге помогает грамотно настроить и формализовать учетные процессы.
Выбор того или иного вида бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики компании, ее финансов и готовности руководства выпустить из-под тотальной опеки финансовое «сердце» компании — бухгалтерию.
Сколько стоит бухгалтерский аутсорсинг
Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях формируется по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде (как правило — месяц).
Есть и другой подход, когда стоимость обслуживания зависит от выручки клиента. Вот пример такого прайса на бухгалтерское обслуживание одного из лидеров рейтинга аутсорсинговых компаний:
На итоговый чек бухгалтерского аутсорсинга влияют такие факторы:
На какой системе налогообложения находится клиент
Объем первички
Количество штатных сотрудников
Особенности учета (специфика), наличие обособок
Учетная система компании-клиента и необходимость «подружить» ее с другим ПО
Важно то, что при любой методике расчета, стоимость бухгалтерского аутсорсинга зависит от реального объема выполненных работ в данном конкретном месяце. Клиент платит не за количество обслуживающих компанию бухгалтеров, а за конкретный объем оказанной услуги.
На чем зарабатывает аутсорсер?
Крупные аутсорсинговые компании вкладывают немалые деньги в привлечение высококлассных специалистов, повышение их квалификации и аттестацию, внутренний аудит, автоматизацию учетных процессов, защиту и безопасное хранение данных клиентов, разработку уникальных решений, страхование ответственности за ошибки и т. д. Резонный вопрос: на чем тогда они зарабатывают? Кроме как установить заоблачные цены на обслуживание, вариантов нет. Но это не так.
4 основных компонента эффективности аутсорсинговой компании
1. Четкое разделение труда. Дорогие и компетентные сотрудники строят процессы, которые можно передать на поддержку массовому (дешевому) персоналу.
Руководители проектов выстраивают процесс и учетную политику.
Главные бухгалтеры отлаживают все процессы расчетчиков, кадровиков, валютный банк, ввод первички.
IT-сотрудники осуществляют интеграции с IT-системами клиента, настраивают процесс обслуживания, берут 1С на хостинг.
2. Массовый персонал и эффективный HR. Трудоемкие и механические операции при бухгалтерском аутсорсинге переносят в регионы, где рабочая сила объективно дешевле. Стандартизированные процессы найма и адаптации персонала позволяют нанимать сотрудников с лучшим соотношением зарплаты и профессионализма.
3. Производительность труда. Все обязанности, операции и малейшие действия сотрудников строго регламентированы и пошагово описаны.
Метрики по операциям (процессинг документов, разовые поручения)
Таймшиты для контроля маржинальности
Конвейер задач
4. Очень много IT и автоматизации. Лидеры рынка бухгалтерского аутсорсинга — это высокотехнологичные компании, которые автоматизируют и дорабатывают все процессы обслуживания, чтобы их упростить, удешевить, сделать более удобными для клиентов и самих бухгалтеров:
Интеграция с банками
Специальный софт для учета
Интеграция с ОФД
Облака с бэкапами
Service Desk, интегрированный с мессенджерами
Личные кабинеты клиента и сотрудников компании-клиента
5 основных трендов аутсорсинга в России
Бухгалтерский аутсорсинг из года в год становится все более востребованным. Согласно последнему исследованию RAEX, за 2019 год рынок бухгалтерских услуг вырос на 12%. При этом можно с уверенностью говорить о том, что основные тренды на российском рынке бухгалтерского аутсорсинга схожи с мировыми.
Итак, какие тенденции на рынке бухгалтерского аутсорсинга проявят себя в 2021 году:
1. Роботизация бухгалтерской рутины. Рутинные операции, которые выполняются бухгалтерами с самой низкой квалификацией, передают роботам. Тем самым продвинутые провайдеры хотят удешевить процесс обслуживания.
2. Дефицит крутых специалистов и рост их зарплаты. Найти рядовых бухгалтеров не проблема, а руководителей финансовой службы — очень сложно. Аутсорсинговые компании с четко поставленной системой аттестации и повышения квалификации сотрудников окажутся в выигрыше.
3. Повышение требований к защите данных. Наличие сертификатов по информационной безопасности становится важным критерием при выборе провайдера.
4. Рост качества сервиса. Клиенты все больше доверяют аутсорсерам, позволяя им оптимизировать учетные процессы. За счет этого накапливается опыт эффективного управления изменениями и повышается качество услуг.
5. Рост спроса на услуги бухгалтерских аутсорсинговых компаний. Несомненно, пандемия, самоизоляция и массовый переход на удаленку повлияли на развитие рынка бухгалтерского аутсорсинга.
Во-первых, бизнес осознал, что бухгалтерия может работать дистанционно, ей необязательно находиться в соседнем кабинете.
Во-вторых, на рынке остались действительно достойные игроки — кто во время карантина и ограничений сумел обеспечить клиентам бесперебойный процесс обслуживания.
В-третьих, в период самоизоляции и ежедневных изменений в работе собственники бизнеса и руководители компаний трезво оценили возможности штатной бухгалтерии с точки зрения оперативной перенастройки учетных процессов, а также ее слабые стороны — с точки зрения помощи бизнесу. Следовательно, с большей заинтересованностью посмотрели в сторону аутсорсинга бухгалтерского учета для ООО.
Отличия аутсорсинга от штатной бухгалтерии
Обслуживание в аутсорсинговой компании имеет ряд выгодных отличий от штатной бухгалтерии:
1. Оптимизация бизнес-процессов, за счет чего собственники и руководство компании получают возможность сконцентрироваться на развитии основного направления бизнеса.
2. Гарантия качества отчетности и правильности расчета налогов, зарплат и других обязательных выплат.
3. Расширенные компетенции и риск-ориентированный подход. Помимо ведения налогового и бухгалтерского учета и подготовки отчетности, аутсорсинговые компании отслеживают уровень налоговой нагрузки, проводят инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, следят за отсутствием кассовых разрывов и др.
4. Снижение налоговых рисков, рисков приостановления деятельности компании.
5. Процессы учета и обслуживания строго регламентированы, что обеспечивает качество и непрерывность учета, удобство контроля со стороны заказчика.
6. Отсутствие риска неожиданного ухода или увольнения главного бухгалтера, так как в аутсорсинговых компаниях все сотрудники, обслуживающие клиентов, взаимозаменяемы.
7. Экономия на содержании бухгалтерии: зарплате бухгалтеров, их отпусках, больничных, на аренде офисного помещения и обеспечении рабочих мест.
8. Ответственность бухгалтера на аутсорсинге в случае ошибки застрахована, финансовые потери, возникшие по вине провайдера, компенсируются.
Как выбрать бухгалтерскую аутсорсинговую компанию
Передача бухгалтерии на аутсорсинг — это стратегическое решение менеджмента компании, которое затрагивает всю деятельность компании и влияет на ее эффективность. Поэтому, прежде чем передать учетные функции на сторону, нужно разработать план по переходу на аутсорсинг. Одним из важнейших пунктов этого плана является выбор провайдера бухуслуг.
Величина бухгалтерской аутсорсинговой компании, как правило, прямо влияет на качество обслуживания. Поэтому ИП и мелкие фирмы лучше сразу исключить из поиска — вряд ли у них есть деньги на классных специалистов, автоматизацию учетных процессов, покупку современного ПО и т. д.
Выбор провайдера рекомендуется начать с изучения рейтингов. Например, рэнкинг «Эксперт РА». В ТОП-10 рейтинга входят крупные компании, работающие на рынке аутсорсинга учетных функций более 10 лет.
Помимо рейтинга, есть несколько критериев, которые помогут не ошибиться в выборе провайдера бухгалтерских услуг.
10 критериев для оценки провайдера бухгалтерского аутсорсинга
Если решили перейти на бухгалтерский аутсорсинг, рекомендуем изучить:
1. Масштаб компании, время существования компании на рынке, пул клиентов.
Наличие офиса и живого, обновляемого сайта.
3. Наличие рекомендательных писем от клиентов, отраслевого опыта.
4. Специалисты компании и уровень их квалификации. Наличие в штате профильных специалистов (налоговые эксперты и адвокаты, аудиторы, юристы и пр.).
Договор на обслуживание. Запросите образец договора на бухгалтерский аутсорсинг и проверьте в нем лимиты ответственности провайдера и сумму возмещения ущерба.
6. Подробные регламенты оказания услуги. Тщательно прописанная процедура обслуживания гарантирует качество.
7. Технологичность. Разузнайте, как происходит ввод документов в учетную систему, их проверка и хранение, за счет чего обеспечивается сохранность и защита бухгалтерских баз, есть ли резервное копирование и т. д.
8. Наличие сертификатов по информационной безопасности, которые гарантируют конфиденциальность и безопасность данных.
9. Скорость реакции на запросы клиента при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультировании.
10. Полис страхования ответственности – проверьте срок его действия и условия. Индивидуальный расширенный полис страхования — идеальный вариант.
При этом важно помнить, что на рынке нет единого стандарта услуги «аутсорсинг бухгалтерии». Поэтому даже у близких по рейтингу и размеру аутсорсинговых компаний услуга может носить одинаковое название, а наполнение — существенно отличаться. Чтобы стало понятнее, рассмотрим на примере.
Пример. Компания входит в ТОП-5 рейтинга Raex. Помимо собственно ведения налогового и бухгалтерского учета, подготовки отчетности, в стоимость обслуживания включены:
1. контроль среднеотраслевой налоговой нагрузки по НДС и налогу на прибыль — чтобы клиент не привлекал внимание ИФНС;
2. анализ договоров с контрагентами на предмет обоснованного учета расходов и снижения налога на прибыль;
3. инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности;
4. резервное копирование (несколько раз в сутки) бухгалтерской базы в целях сохранности данных клиента и др.
Все эти услуги четко прописаны в Регламенте обслуживания клиентов.
Поверьте, такой комплекс «допов» могут предложить далеко не все провайдеры. Но именно на такие приятные дополнения надо обращать внимание — они направлены на снижение рисков компании-клиента (налоговых, финансовых, репутационных и др.).
Но даже при одинаковой «начинке» — наборе услуг, входящих в стоимость обслуживания, — возможны вариации. Например, многие компании в рамках обслуживания предлагают консультирование по налоговым, бухгалтерским, юридическим вопросам. При этом кто-то включает в стоимость неограниченное количество консультаций, кто-то ставит ограничения по количеству, часам или видам консультаций (устные, письменные). В таких условиях очень сложно сравнивать предложения разных бухгалтерских компаний и выбрать лучшего провайдера.
Заключение
Современный бухгалтерский аутсорсинг — это услуги высокотехнологичных бухгалтерских компаний. Воспроизвести силами штатной бухгалтерии все меню услуг провайдеров с аналогичным качеством — едва ли посильная задача для бизнеса, как по времени, так и по стоимости. Поэтому внутри компании имеет смысл поддерживать только те компетенции, которые являются ключевыми и определяют ее конкурентоспособность. А бухгалтерию — отдать на аутсорсинг.
Если сделать правильный выбор и довериться надежному и «комфортному» провайдеру, можно спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в компании — он будет безупречным, без рисков и дополнительных трат для бизнеса, и оставаться при этом под контролем.
Узнать больше об аутсорсинге бухгалтерии вы можете на сайте 1C-WiseAdvice