Как правильно оптимизировать офисные издержки

Оптимизация офисных издержек – один из основных трендов рынка последние пять лет. Экономят на аренде, расходных материалах, представительских расходах и даже услугах клининга. Но экономия экономии рознь.

Уехать из центра

За счет переезда из исторического центра на окраину можно сократить арендные расходы и даже получить более комфортное рабочее пространство – как минимум более вместительный паркинг, больше простора и зелени. По данным JLL, в 2018 г. доля сделок с офисами за ТТК выросла до 46% против 39% в 2017 г. Несмотря на то, что большинство международных консультантов убеждены, что «центр никогда не выйдет из моды», компаний, готовых перебраться за пределы Садового кольца, становится все больше. Например, подразделение «Сбербанка» Sberbank CIB в целях оптимизации своих расходов покинуло офис в БЦ «Романов двор», перебравшись в головное здание компании на ул. Вавилова, 19. По оценкам международных аналитиков, стоимость аренды в бизнес-центре «Романов двор» – без учета налогов и коммунальных платежей – на момент переезда компании составляла порядка $950 за кв. м в год, что было почти в два раза выше среднего уровня цен на офисы класса А в Москве. Есть, впрочем, и обратные примеры: так, «Озон» переехал из БЦ класса В- на Соколе в «Башню на набережной» (класс А).

Показательно, что активно развивается и качественный С-класс, среди лотов которого, например, есть исторические здания в центре или престижных районах Москвы. По оценкам Colliers International, рынок переживает бум реконструкций морально устаревших зданий этого класса с репозиционированием их до уровня В-. Пользуются спросом среди компаний, желающих оптимизировать офисные издержки, и бывшие московские промзоны, превращенные в креативные кластеры, в которых ставки достигают полноценного B-класса.

Собраться вместе

Всё больше компаний предпочитает консолидацию бизнеса в одном здании, хотя еще год назад разные подразделения могли находиться в разных концах города. С одной стороны, в век высокоскоростного интернета, скайп-совещаний и общения через мессенджеры кажется, что единое рабочее пространство для компании перестает иметь то значение, которое оно имело до технологической революции. С другой, по нашим данным, если посадить все бизнесы одной компании в одно здание (или нескольких близлежащих), можно сократить затраты на офисные помещения до 30% и повысить эффективность работы всех подразделений.

Попали под сокращение

Сокращение площадей – еще один ключевой тренд последних пяти лет. Одни оптимизируют квадратные метры, сдавая излишки в субаренду, другие возвращают арендодателю невостребованные площади, третьи делают перепланировку/реконструкцию, создавая дополнительные функциональные площади, зоны отдыха и т. д. При грамотном проектировании размещение в гибком офисе позволит сократить арендуемую площадь на 15–30%. Мы убеждены, что стоит проанализировать эффективность использования квадратных метров в офисе, чтобы в итоге создать планировку, которая будет максимально адаптирована под специфику работы компании.

Гибкие и легкие

По данным Regus в России, к 2030 г. в развитых экономиках мира от 8 до 13% сотрудников будут связаны с гибкими рабочими пространствами. До 90% сотрудников в России, по мнению экспертов Regus, из двух похожих вакансий выберут работу с гибким графиком, 24% респондентов предпочтут работать в удобном для себя месте, нежели добираться в офис более престижной, но неудобно для них расположенной компании, а еще 60% респондентов уверены, что гибкий график позволяет улучшить баланс между личной жизнью и работой.

По данным JLL, рынок гибких офисов (это коворкинги, сервисные офисы и гибридные пространства) в 2018 г. в Москве вырос на 84%. В I квартале 2019-го объем предложения гибких офисов в Москве был равен 127 000 кв. м. Однако, несмотря на динамичный рост сектора, на гибкие офисы приходится всего 0,7% от объема офисного рынка столицы. Для сравнения: в Лондоне этот показатель достигает 5,1%, Амстердаме – 7%. Аналитики JLL прогнозируют рост сектора гибких офисов Москвы на 30–40% в год в течение трех лет; таким образом, предложение в нем удвоится в ближайшие два-три года.

Да, в офис все труднее заманивать представителей нового поколения, но интересные решения становятся для соискателя одной из причин согласиться на фуллтайм в принципе. Спальные места, душевые кабины, бесплатное питание, качественные кофе-пойнты, игровые зоны и лаунжи, офисные террасы с гамаками, скалодромы, комнаты для домашних питомцев, барные стойки – все это помогает создать тот самый город в городе, помогающий удержать сотрудника в офисе. Работа в таком офисе с гибким графиком делает работу более продуктивной, а персонал – более результативным и лояльным к компании. Более того, организовав такой офис для своих сотрудников, компания частично может пересмотреть корпоративный соцпакет – например, отказаться от оплаты фитнес-клуба, компенсации транспортных расходов и т. д.

Да, еще семь лет назад бизнесмены боялись, что в таких офисах сотрудники просто перестанут работать, однако произошло обратное – эффективность выросла, а тренд «офис как дом» стал определяющим даже для суровых бизнесов со строгой корпоративной культурой, вроде банков и аудиторов. В домашних и не похожих на офисы БЦ специалисты готовы работать даже за меньшие деньги и, как правило, намного реже хотят менять работу.

Успеть до подорожания

Из-за определенного дефицита качественных офисных помещений (все мы помним, что последние несколько лет девелоперы избегали реализации офисных проектов, переключившись на другие сегменты рынка) ставки снова начинают расти, к концу года ожидается, что они прибавят от 5 до 15%. Но еще можно успеть арендовать офис по хорошему соотношению «цена – качество». Даже сейчас собственники пока еще охотно предоставляют гибкие условия и практически идеальные ставки для бизнесов, которые за счет поглощения большого количества площадей, например, могут стать якорными арендаторами в их объектах. Речь может идти о дисконте в 20–30%.

Не экономить на ремонте

Вложиться в качественный ремонт – один из основных способов оптимизации расходов. Качество в данном случае предполагает и многофункциональность. Тогда не придется искать новое пространство, если нужно больше переговорных, например, – все решаемо, и в кратчайшие сроки. Да, стандартная гипсокартонная стена будет стоить существенно дешевле, чем трансформируемая перегородка с хорошими акустическими характеристиками. Но для некоторых компаний трансформируемая стена оказывается решением более выгодным. Представьте консалтинговую компанию, которой нужно организовать тренинги для сотрудников. Найти дополнительное пространство не всегда возможно, не в каждом БЦ есть и конференц-зал, где можно было бы провести тренинг. А мобильные интерьерные решения позволяют быстро выделить площадь для конференций, мероприятий и обучающих встреч за счет других зон офиса. Это дешевле, чем вывозить сотрудников за пределы офиса, арендовать дополнительные метры и т. д.

Кроме того, не стоит забывать о том, что российский бизнес, вторя зарубежным трендам, постепенно уходит от жесткой привязки к возрасту, переставая воспринимать сотрудников старше пятидесяти лет «специалистами возраста дожития до пенсии». Это значит, что удобство мебели, освещение, воздух, акустика в офисе будут играть еще более важную роль, а хорошо спроектированное офисное пространство будет повышать настроение и эффективность работы специалистов самого разного возраста. По данным Swedish Social Insurance Agency, существует явная связь между дизайном и оснащением офиса и количеством дней, проведенных сотрудниками на больничном. А значит, оптимизация в данном случае – это инвестиции, которые позволят обеспечить сотрудников компании удобным, стильным и эффективным рабочим пространством.