Секрет совещания
Долгие, утомительно скучные совещания - один из любимых поводов для злословия сотрудников. Есть ли способ изменить ситуацию?
Многие компании задумываются о том, как ускорить совещательный процесс. Ради этого они идут на множество уловок: одни ограничивают количество слов, которые может произнести выступающий, другие заставляют сотрудников совещаться стоя. Но ни то ни другое не дает нужных результатов, полагает Найджел Николсон, профессор организационного поведения Лондонской школы бизнеса. «Необходимость стоять на совещании воспринимается как выкрутасы начальства и его авторитарное поведение», - говорит он. Чтобы совещание было эффективным, нужно правильно его вести, замечает эксперт.
Алан Палмер, автор книги Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations, говорит: «В начале вы должны обозначить цель. Не смешивайте при этом задачи конкретного совещания с общими задачами бизнеса. Нужно, чтобы цель встречи легко измерялась в цифрах или была четкой и понятной. Это не должна быть некая общая, глобальная идея». Лучше скажите, что цель встречи в том, чтобы согласовать конкретные шаги для продвижения проекта вперед.
Если хотите ограничить время совещания, скажите об этом в самом начале. Сотрудники будут только рады узнать, что время строго лимитировано. Как председатель собрания вы обязаны всячески соблюдать предложенные рамки: останавливайте людей, которые говорят слишком долго.
Палмер советует просить людей четко формулировать идеи и подкреплять сказанное конкретными аргументами, «не растекаясь мыслью по древу». «Мы все переоцениваем способность людей слушать», - говорит он.
Во время обсуждения проблемы не распыляйтесь. К примеру, не стоит спрашивать подчиненных, почему они не выполняют своих задач в полном объеме. Лучше четко сформулировать запрос: «Что мы должны сделать, чтобы начать работать на 20% лучше?»
Тем не менее, замечает профессор Николсон, совещание - это не только порядок и логика. Деловая встреча - это сложный механизм сотрудничества людей. Если вы всё слишком рационализируете, то, возможно, лишитесь скрытой, но очень ценной пользы, которую приносят подобные встречи. «Совещания часто помогают осознать уникальность проекта и команды, в которой вы работаете. У людей появляется чувство локтя», - заключает Николсон.