Советы консультанта: За границей документа
Обсуждали с начальником стратегического управления крупного холдинга проведенную в компании реорганизацию. Компания внедрила матричную структуру, увеличила количество подразделений и штат в управляющей компании. На увеличение затрат шли сознательно - важно было повысить управляемость семью крупными предприятиями и сделать более эффективной работу холдинга. Управление по стратегическому развитию как раз реорганизацией и занималось. Начальник управления с коллегами уже несколько месяцев корпели над уточнением новой оргструктуры и подготовкой соответствующих документов. Работе не было видно конца, так как все решения по переподчинению отделов подкреплялись приказами и распоряжениями. Каждый документ тщательно выверялся во избежание новых вопросов и дополнительных разъяснений из-за неоднозначно понятого слова в приказе. Но тщательность не помогала. Руководители подразделений, пытаясь понять, что именно скрывается за терминами «координирует», «согласовывает», шли к нашему собеседнику непрерывным потоком. Новые попытки найти однозначную формулировку и подготовить четкое и одинаково читаемое всеми заинтересованными лицами распоряжение не приводили к успеху - и количество вопросов не уменьшалось.
В итоге после полугода внедрения новой оргструктуры было непонятно, насколько она повысила эффективность работы и облегчила жизнь руководителям предприятий. Мнения руководителей никто не спрашивал, и, вообще, коммуникации были односторонними - участникам изменений направлялись все новые варианты приказов и распоряжений, с которыми они должны были разбираться самостоятельно.
Описанная выше ситуация проведения изменений в компании методом приказов и распоряжений очень распространена. Если культура компании предполагает формализованные коммуникации и следование букве документа, то привыкшим к письменным распоряжениям менеджерам зачастую сложно перейти на другой формат. И если при локальных изменениях привычный метод приказов срабатывает, то в случае реорганизации в крупном холдинге формальных коммуникаций недостаточно.
Работа в устоявшейся структуре - это когда все спорные моменты типа «кто за что отвечает» уже согласованы и приказы поступают именно тому, кто уполномочен решать конкретный вопрос. Но если зоны ответственности, полномочия, информационные потоки пересматриваются, то слово в документе может читаться по-разному и вызывать самые разные эмоции. Для человека, чья зона влияния и ответственности изменяется, важно видеть, что происходит за границами письменного документа. Ему важно понимать намерения коллег и быть уверенным, что никто ничего не упустил, все риски учтены и согласованы, никого не обвели вокруг пальца и не подставили.
Даже в самом идеальном коллективе любые перемены воспринимаются людьми как угроза собственному комфорту, интересам и безопасности. И поэтому самый короткий и экономный путь согласования изменений - это личный разговор. Разговор по существу дела, с возможностью высказаться, отделить важное от не важного, привлечь опыт коллег и компаний, которые это уже проходили. Разговор, который предоставляет возможность каждому участнику изменений оценить риски и высказать свою точку зрения или свои опасения.
Организовать такой разговор опытных, занятых, чаще всего не заинтересованных в изменениях людей - задача сложная. Нужно продать идею изменений, увлечь обсуждением, показать выгоду, расшевелить, подкинуть факты... Одним словом, проделать специальную работу по организации коммуникации. Работу, которая позволит избежать бесконечного согласования документов и объяснения их сути.
Такую работу могут организовать внутренние менеджеры, обладающие талантами и компетенциями коммуникаторов и проводников изменений. Но, как показывает опыт, коммуникативные компетенции и умение организовать обсуждение сложных вопросов нечасто оцениваются у внутренних кандидатов на руководство проектами по изменениям. К тому же внутренний сотрудник вряд ли может быть беспристрастным. Поэтому лучше всего обратиться к тому, кто, будучи не вовлеченным в ситуацию эмоционально и политически, сможет обеспечить согласование спорных вопросов. Изменения пройдут быстрее и с лучшим результатом.