Советы консультанта: Без «воды» - записки первым лицам

Первые лица в бизнесе – люди, принимающие важные для нас решения, как правило, очень заняты. Короткие письменные или электронные документы – один из главных способов нашего общения с ними. Они раздражаются, получая длинные и маловразумительные послания. А от этого во многом зависит развитие нашей карьеры. Вот несколько рекомендаций, способных помочь при написании коротких писем.

 Осознайте цель послания. Большинство неопытных авторов в ответ на вопрос о цели письма говорят: «Я хочу проинформировать». Но жанр «к сведению, для информации» провоцирует писать длинные, бессмысленные письма. Истинной целью автора, как правило, является либо получить согласие на предложение, либо получить полномочия или ресурсы, либо получить решение или мнение. Поэтому предлагайте действия.

 Пишите о том, что важно для первого лица. Его внимания достойны финансовые и организационные вопросы большого масштаба, перспективы развития организации, риски и возможности. Цвет линолеума в складских помещениях в этот перечень не входит.

Следует учитывать и «профессию» первого лица. Не стоит писать финансовому директору о вопросах информационной безопасности, если речь не идет о финансовых последствиях. Не думайте, что первое лицо помнит о вашей ситуации или проблеме. Напомните контекст.

 Сделайте так, чтобы за ходом мысли было легко следить. Сначала ответьте на вопросы: «В чем суть проблемы?» и «Каковы последствия?, затем «Каковы разумные решения? Почему? Что вы предлагаете сделать? Кому? Когда?» И наконец: «Какая реакция вам нужна (бюджет, мнение, разрешение и т. п.)?»

 Будьте конкретны. Приводите цифры и факты. Избегайте обобщений и оценочных суждений («долго», «быстро», «много», «мало»).

 Пишите понятно. Соблюдайте правило: писать короткими предложениями (одно предложение – одна мысль, один абзац – одна тема). Не используйте узкоспециальную терминологию и не злоупотребляйте канцелярским языком. Проверяйте стилистику, орфографию и пунктуацию.

 «Отжимайте воду». Не используйте два слова там, где можно сказать одно. Самые высокие шансы на прочтение имеют те письма, которые в распечатанном виде умещаются на страницу. Иногда все электронное письмо можно уместить в строке темы. Например: «Клиент не согласен с предложением. Просит скидку в 10%. Соглашаемся?»

 Написав письмо, отложите его хотя бы на полчаса. Потом перечитайте, стараясь взглянуть на текст глазами адресата.

Эти рекомендации могут показаться очевидными. Но, будучи генеральным директором компании и консультантом в одном лице, я вижу, насколько редким и важным является умение излагать мысли без «воды». Инвестиции в развитие этого навыка окупаются многократно.