Советы консультанта: Контролируй удаленно

Современная жизнь предоставляет массу возможностей посмотреть мир – трех жизней не хватит, чтобы попробовать все. Но если вы не собираетесь в «дауншифтинг» – свободу получать впечатления нужно сочетать с удаленным контролем текущих дел.

Для руководителя, находящегося в командировках, на встречах с VIP-клиентами, управляющего несколькими разными бизнесами, критически важно держать руку на пульсе без физического присутствия в компании.

Оркестр не обходится без дирижера – человека, поддерживающего энергетическое единство происходящего. Инструмент поддержания «энергетического единства» компании – краткие совещания, которые в обиходе называют оперативками и планерками. Не во всех компаниях планерки и оперативки проводятся в предсказуемом ритме. Но представьте монаха (любого вероисповедания), иногда посещающего воскресное богослужение, а иногда прогуливающего. Так и подразделение, не выдерживающие ритм оперативных совещаний. Дело делается, но не в полную силу. Эти совещания должны быть четкими, отнимающими: ежедневная оперативка – не более 10–15 минут, еженедельная планерка – не более часа. Но проводиться должны обязательно.

Часто ритм проведения планерок сбивается из-за отсутствия сотрудников. Однако современные технические средства проведения онлайн-совещаний позволяют подключаться не только через интернет, но и по телефону, что может быть удобно для сотрудников, участвующих в планерке из командировки, автомобиля и т. п.

Ритмичное проведение оперативок и планерок позволяет, инвестируя 15 минут времени в день и 1 час в неделю, т. е. в совокупности 2 часа 15 минут, сэкономить до 4–5 часов времени каждого сотрудника в неделю на устранении организационных нестыковок. То есть итоговая экономия на подразделение средних размеров (10–15 человек) – до 40–75 часов в неделю.

Особый тип совещаний – те, задачей которых является принятие определенного решения по какому-либо кругу вопросов. Например, принятие конечного решения по выбору системы документооборота; принятие решения об открытии нового филиала; рассмотрение и одобрение предложений какого-либо подразделения по усилению продаж, сокращению расходов и т. п. Использование онлайн-формата в таких совещаниях позволяет достигнуть нескольких целей:

Ускорить продвижение проектов. Серьезный тормозящий фактор – невозможность собрать в одно время в одном месте кворум ключевых лиц, необходимых для принятия решения.

Подключить к принятию решения людей, находящихся в других регионах.

Сохранить видеозапись и использовать ее в дальнейшей работе.