Как организовать эффективную команду из удаленных офисных служащих

Впервые за историю бизнес столкнулся с необходимостью массово и в сжатые сроки перевести сотрудников в режим дистанционной работы. Эти меры существенно влияют на процессы каждой компании. Сотрудники, привыкшие проводить много времени вместе, начинают испытывать проблемы с самоорганизацией и мотивацией. В результате бизнес-процессы расстраиваются, а клиенты страдают от задержек в обслуживании и стремительно ухудшающегося сервиса. Свести эти эффекты к минимуму помогут пять шагов.

1. Оцените реальную готовность в компании. Первым делом следует оценить, какая доля сотрудников готова к переходу на удаленную работу. Затем необходим план для тех, кто не может трудиться удаленно по семейным, личным или иным обстоятельствам. Сотрудников, которые продолжат работать в офисе, нужно разместить в комнатах, предназначенных для конференций, на максимально удаленном расстоянии друг от друга. Если сотрудники пользуются общественным транспортом, рекомендуется либо компенсировать им затраты на такси, либо подумать о дополнительном отпуске для них на период дистанционной работы.

И прежде чем отправлять всех по домам, рекомендуется провести репетицию – пробный период в 1–2 дня, который позволит оперативно выявить слабые места и быстро исправить ошибки.

2. Оснастите рабочие места. Удаленных сотрудников нужно обеспечить необходимым оборудованием для удаленной работы. Минимальный набор: ноутбук, USB-модем с SIM-картами для тех, у кого нет стабильного проводного интернета, ПО коммуникаций, обмена файлами и работы над проектами.

Если сотрудник будет работать за личным компьютером, помогите ему разграничить личные и рабочие операции. Для этого подойдет ПО, которое позволяет ограничивать просмотр нерабочих ресурсов в рабочее время. Но такие приложения могут устанавливаться только с согласия сотрудника: это не средство контроля, а помощь в организации рабочего дня.

3. Поддержите настрой удаленной команды. Не нужно делать вид, что ничего не изменилось. Удаленная работа отличается от офисной принципиально, поэтому не стоит переносить модели офисной работы на личное пространство сотрудников.

Чтобы создать ощущение спокойствия в компании, используйте экспресс-вебинары по планированию рабочего времени, неформальное общение в чате для обмена опытом и другие инструменты внутренних коммуникаций. Поддержите сотрудников в стремлении делиться с коллегами практическими приемами, как комфортнее всего обустроить рабочий процесс. Например, кто-то из команды использует шахматные часы для переключения между рабочим и нерабочим временем. Пусть поделится своим опытом – такие советы обязательно помогут кому-то еще.

4. Организуйте контроль, но не переусердствуйте. Удаленная работа не должна влиять на привычный ритм бизнеса. Поэтому важно установить конкретные KPI. Помогут обязательные ежедневные утренние и вечерние звонки, например, в 9.00 и 18.00: утром для обсуждения планов, вечером для подведения итогов дня. Лучше всего, если такие конференции будут проходить в видеорежиме: визуальный контакт помогает лучше понимать друг друга, а необходимость выходить в эфир поддерживает в тонусе.

Но важно не перегибать палку, контролируя сотрудников: чрезмерно жесткие меры на фоне изменения привычного уклада жизни только усилят тревожность в коллективе. Расскажите коллективу, что работа из дома совсем не означает круглосуточный труд без выходных. Оговоренные рабочие часы помогут и избегать профессионального выгорания.

5. Усильте безопасность. Во многих отраслях и крупных компаниях дистанционный доступ к корпоративным документам, информационным системам и базам данных запрещен требованиями регуляторов или служб безопасности.

А вот представителям среднего и малому бизнеса, не имеющего таких запретов, стоит напомнить о базовых принципах кибергигиены: двухфакторной аутентификации, установке надежных паролей, пользовании антивирусными программами. Обучите команды обращать внимание на безопасность соединения, не открывать писем от неизвестных отправителей и не переходить на сайты или баннеры с подозрительной рекламой. Любой удаленный доступ, особенно массовый, увеличивает уязвимость данных компании и данных ее клиентов. Поэтому надо ограничить доступ удаленных сотрудников к корпоративным системам и базам только тем набором данных, без которого они не смогут выполнять рабочие задачи.