Как оптимизировать офис для работы в гибридном режиме

За полтора года гибридная посещаемость стала привычной во многих офисах: сотрудники работают дома, из другого города, бывают в офисе 2–3 раза в неделю. В рабочих помещениях все меньше закрепленных мест, работники формируют новую этику пользования общими зонами. Как мотивировать команду и оптимизировать площади?

Если до самоизоляции в Москве сотрудники «Мегаплана» приходили на работу каждый день, то сейчас больше половины сотрудников полностью перешли на удаленный режим, у трети гибридный график. Очень немногие бывают в офисе каждый день.

Благодаря этому мы переехали в помещение площадью в пять раз меньше, чем до пандемии, но пришлось снять отдельно небольшой склад и решить ряд организационно-технических проблем.

1. Ненужная серверная комната. Собственная серверная – существенная обуза. Если рабочее пространство легко перевезти, технологическое помещение просто так не вывезешь, нужна целая процедура. Кроме того, в новом месте под оборудование нужно отдельное пространство. В серверной «Мегаплана» много лет стояло полтора десятка машин: интернет-шлюз с VPN, четыре компьютера файлового хранилища, бухгалтерский терминал, четыре гипервизора для внутренних нужд, серверы телефонии и «1С».

Всю нашу серверную мы в итоге распределили по московским и петербургским дата-центрам, некоторые сервисы свернули вовсе, другие заменили облачными, более современными решениями.

Преимущество дата-центров – бесперебойная работа. В них крайне редко пропадают электричество и интернет. В среднем московском офисе это происходит хотя бы раз в 6–12 месяцев.

2. Сухой склад для документов. Другая обуза – архив бумажных документов. По закону тонны бумаги компании обязаны хранить годами. Для бумажного архива можно снять склад.

Под архив не следует выбирать подвалы и нижние этажи домов. Их может затопить во время неожиданного ливня. Кроме того, в подвале могут прорваться трубы. Помещение должно быть сухим, кроме документов там можно хранить запасные компьютеры и оргтехнику.

Важно не подбирать помещения на бывших производственных площадках или близ общепита. Там могут водиться паразиты, которые поселяются в документах или системных блоках. Также важно, чтобы ваш архив находился недалеко от рабочего пространства и туда можно было попасть круглосуточно.

3. Техника в офис. Еще недавно у каждого менеджера отдела продаж любой компании на столе стоял стационарный телефон. Покупка этих телефонов и подключение АТС были отдельной большой задачей. Сегодня все звонки могут идти через IP-телефонию в CRM на ноутбуке. Достаточно наушников с микрофоном. Менеджерам нужны менее производительные компьютеры, а лучше – ноутбуки. Разработчикам – стационарные и мощные компьютеры. Удобно подключить функцию печати документов с мобильных телефонов. Дистанционным сотрудникам нужны смартфоны с большими экранами для работы с CRM-системой и программой управления задачами.

4. Расписание для команды. Когда в офисе каждый день работают не все, уместна и гибридная рассадка. У постоянных сотрудников возле их столов стоят системные блоки, мониторы, лежат личные вещи. У тех, кто бывает на работе время от времени, есть шкафчик для личных вещей и возможность забронировать себе свободное рабочее место перед визитом.

При переходе на гибридный график работы и незакрепленные рабочие места особую важность приобретают правила: рабочее место перед уходом нужно привести в порядок, убрать вещи в шкафчик; переговорные комнаты и рабочие места нужно бронировать в определенном порядке. Обо всех этих правилах нужно договариваться всем вместе.

Сотрудники смежных специальностей приходят в офис в определенные дни для переговоров. Например, среда в «Мегаплане» – день маркетологов, вторник – специалистов по продуктам. В этот день на работу приходят работники других отделов, которые хотят встретиться с маркетологами и продуктологами.

5. Меры мотивации сотрудников. Команда, работающая в одном кабинете, способна сама выбрать мебель и цвет стен в своем пространстве. Между отделами получается особое соревнование за стиль интерьера, это также объединяет их.

Транспортная доступность офиса – критически важный параметр для большинства сотрудников. Работодатель набирает очки, если рядом с его адресом есть несколько станций метро, сотрудники могут добраться до хороших фудкортов и кафе либо до центра города.

В центре Москвы много приличных исторических зданий с недорогой арендой. Их минусы – небольшие окна, отсутствие лифта, современного климат-контроля. Но кирпичный особняк в центре Москвы в годовом выражении обойдется дешевле новых офисов в бизнес-центрах.

6. Способы контроля. Всего за 10 лет работники компаний получили больше свободы: возможность работать удаленно, формировать гибкий график, самостоятельно составлять планы на день без указаний сверху. Системы контроля и управления доступом изменились и перестали быть частью системы слежения за персоналом. Еще несколько лет назад они играли ключевую роль и помогали составлять журнал активности сотрудников по итогам месяца. Они считали время на рабочем месте, перекуры. В случае нарушений сотрудники писали объяснительные.

Сейчас коммуникации перемещены в онлайн и, например, CRM-системы чаще учитывают скорость ответа на уведомления. Пока через такие системы нельзя проследить, чтобы сотрудники не филонили, но скоро появятся системы по выполнению плана – разработки, продаж и т. д. Фокус смещается на результативность: разработчик должен выполнить свои задачи в спринт, менеджеры по продажам – продать определенный объем, например, за месяц.

В любом случае совместное принятие решений позволяет учесть интересы всех членов команды даже в вопросах контроля их работы. Например, при переезде в новый офис можно учитывать требования всей команды: наличие парковки для велосипедов, места для отдыха под деревом на улице, магазины и кафе поблизости, высокие потолки и большие окна, свой туалет, а не общий на этаже.

За считанные месяцы гибридные офисы перестали быть чем-то удивительным, превратились в необходимость и норму по всему миру. Руководителям, которые до сих пор не успели пересмотреть свой подход к организации офисной жизни, стоит сделать это прямо сейчас, чтобы не проиграть в конкурентной гонке и избавиться от лишних расходов.