Почему руководителям нужно вовремя планировать график отпусков сотрудников

Для подразделений по управлению персоналом конец года – горячая пора: надо и утвердить график отпусков по всем сотрудникам на предстоящий год, и срочно отправить на отдых тех, у кого остались неотгулянные отпуска. Надо не только согласовать план на предстоящий год по каждому сотруднику, но и срочно закрыть хвосты в уходящем году. В противном случае возможны не только локальные конфликты с сотрудниками, но и штрафы за непредоставленные отпуска – 50 000 руб. на каждого работника. А еще Государственная инспекция по труду (ГИТ) обяжет в течение месяца отправить всех в неиспользованные отпуска, и компания в один момент окажется без сотрудников на рабочих местах.

В соответствии с Трудовым кодексом каждая компания обязана составить график отпусков сотрудников не менее чем за две недели до нового года.

Проблема в том, что далеко не все сотрудники готовы вовремя поделиться своими планами на отдых. Помочь в решении задачи должны руководители отделов и управлений. Многие из них не очень понимают, зачем им нужно планирование. Зачастую именно из-за небрежности руководителей отделов у организаций нет графика отпусков и срываются сроки проектов.

Представьте, компания ведет большой проект, над которым работает целая команда. Иногда люди задерживаются допоздна, трудятся в выходные. В один момент кто-то устает и просит предоставить ему очередной оплачиваемый отпуск на две недели. Руководитель, естественно, против, и работник идет в службу персонала, которая не может его не отпустить. Когда в организации нет графика отпусков, фактически нарушается установленное Трудовым кодексом право сотрудника на очередной отпуск. С точки зрения закона если работодатель не исполнил свое право на планирование отпусков, то работник может уйти на каникулы, когда ему удобно. Инспекторы ГИТ и суд однозначно встанут на его защиту.

Те менеджеры, кому никогда не доводилось планировать график отпусков, обычно встают на позицию сотрудника. Она понятна: сложно заранее распланировать отпуск на целый год, удобнее определить дату за несколько недель. Но в первую очередь надо исходить из того, что говорит на этот счет Трудовой кодекс: работник имеет право минимум на 28 календарных дней отпуска, а работодатель может определять, когда именно этот отдых предоставлять. Для этого и создается график отпусков – локальный нормативный акт компании, от выполнения которого сотрудник не имеет права отказаться. Если организация запланировала работнику 28 дней отдыха в феврале, в этом месяце он и должен отправиться в отпуск. Возможности отказаться нет, за исключением ряда льготных категорий: женщин перед декретным отпуском и после отпуска по уходу за ребенком, женщин и одиноких мужчин с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, почетных доноров, ликвидаторов аварии на Чернобыльской АЭС и ряда других.

На рынке труда сложилась договорная практика: работник пишет заявление на отпуск, а работодатель его согласовывает. В этой схеме все хорошо до первого конфликта, когда компания откажется в данный момент отпускать сотрудника или ГИТ при проверке обнаружит нарушения.

Трудовой кодекс позволяет работнику и работодателю договориться о разделении отпуска на части. Чтобы подтвердить договоренность, сотрудник и пишет заявление о том, что желает разделить свой отдых на несколько периодов в течение года, а организация его согласовывает. Закон требует лишь, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней. Однако заявление сотрудник должен написать не в любое время перед очередными каникулами, а непосредственно перед утверждением графика отпусков на следующий год. Правильная схема работы: в конце года готовится график, в котором указывается общее количество дней отпуска и его дата, а перед этим каждый сотрудник пишет заявление о его разделении на части. Если же отпуск придется перенести, ничто не мешает это сделать – надо лишь согласовать с руководителем.

Зная требования законов и возможные манипуляции со стороны работников, менеджер должен понять, что создание графика отпусков на следующий год в его личных интересах. Этот вопрос надо решить сейчас, а не ждать, когда в разгар проекта один сотрудник попросится в отпуск или двое захотят уйти одновременно, а замены не будет. Опыт показывает, что в течение 2–3 лет применения графика отпусков работники к нему привыкают, учатся покупать путевки в соответствии со своим отпуском. Компания же не только соблюдает закон, но и работает эффективнее: задачи не переносятся, а сотрудники не конфликтуют.

Автор – управляющий партнер юридической фирмы BLS