Как малому бизнесу подготовиться к участию в тендере

Тендерная система была разработана американцами для борьбы с коррупцией – после громких скандалов, связанных с тем, что огромные суммы, выделяемые на восстановление городов, перетекали в карманы чиновников. Новая система позволяла выбрать поставщика по объективным критериям и описывала как эти критерии, так и пошаговую процедуру выбора участников конкурсов. В России система, аналогичная тендерной, известна с XV в. (принцип откупов). Однако после революции нужда в тендерах исчезла – предприятия были национализированы. В последнее десятилетие система вновь стала развиваться с учетом исторического опыта ее применения как за рубежом, так и в России.

Сегодня госкомпании в России тратят на закупки около 9 трлн руб. Предполагается, что доля малого и среднего бизнеса в закупках госкомпаний должна достичь 25%. Это огромные ресурсы для потенциального развития, от которых малым предприятиям не стоит отказываться. Поле, на котором у малого и среднего бизнеса есть хорошие шансы, – это региональные и муниципальные конкурсы.

По формату конкурсы бывают закрытые, открытые, специализированные, участие в которых может быть ограничено определенным кругом компаний. Существуют также так называемые тендеры открытых решений. В этом случае условия конкурса содержат лишь приблизительные пожелания государства, а участники конкурса самостоятельно решают, какую цену, сроки и дополнительные услуги могут предоставить, чтобы стать победителем конкурса. Перечень текущих конкурсов можно найти на федеральных электронных торговых площадках и в коммерческих торгово-закупочных системах. Самые популярные – «Госзакупки», «Сбербанк АСТ», ЭТП ММВБ, «РТС-тендер».

Участнику следует выполнить несколько шагов.

Правильно оценить ситуацию на рынке. Часто конкурс проводится для галочки и победитель известен еще до проведения торгов. В этом случае от участия стоит воздержаться, так как заведомо очевидный проигрыш испортит компании репутацию. Следует также обращать внимание на заниженную стоимость работ или нереальные сроки выполнения. Нашумевший пример – запрос на создание социальной сети для Минздравсоцразвития за 16 дней.

Изучить все требования заказчика. Нет смысла готовить заявку, если вы не подходите под какое-либо из условий. Например, ограничения могут касаться размера капитала компании либо сферы деятельности. Так, в строительных тендерах не сможет победить банк, в активах которого есть непрофильные компании, имеющие отношение к теме конкурса. Одной из самых распространенных причин отказа в рассмотрении заявки является также недостаточная квалификация для выполнения заказа: отсутствие необходимых специалистов в штате, недостаточный срок работы на рынке.

Потрудиться над оформлением документов. Слабая подготовка тендерных документов – это самая распространенная причина отказа в рассмотрении заявки. Очень часто бывает так, что предприниматель много времени уделил самому предложению, но упустил из виду оформление сопроводительных документов.

Обзавестись электронной подписью. Она обеспечивает юридическую правомерность всех операций на площадке, без нее не обойтись.

Постараться установить персональные контакты. Любое решение принимается людьми. Поэтому перед подачей документов нужно выяснить куратора проекта и постараться наладить с ним связь, показать ему ваше предложение заранее. Чиновник может подсказать, что будет приниматься во внимание в первую очередь. Налаженный контакт сможет существенно облегчить подготовку. Например, все вопросы организаторам конкурса нужно направлять по обычной, а не по электронной почте. А лояльный человек сможет ответить на все вопросы в оперативной переписке. Наладить взаимопонимание могут помочь любые нюансы: если вы покажете, что детально вникли в проблемы заказчика, если предложите что-то необычное, например дополнительные услуги, не предусмотренные в изначальных проектных требованиях, или придумаете бизнес-модель, позволяющую заказчику ускорить возврат инвестиций в проект.

Особое внимание следует обратить на сроки подачи заявок, опаздывать нельзя. То же касается и внесения изменений в уже поданные документы. Имейте в виду, что придется запрашивать у государственных органов и вашего банка свежие справки, подтверждающие вашу платежеспособность и надежность. Иногда выдача справок может занять месяц и больше. Поэтому на подготовку заявки, особенно если вы делаете это впервые, запланируйте 1,5 месяца. Вся итоговая документация должна быть готова за три дня до окончания сроков подачи. Если приглашение на участие в тендере пришло слишком поздно, лучше отказаться. Если вы твердо решили принять участие в конкурсе, то в заявке придется учесть все, даже самые, казалось бы, незначительные моменты и исправить все мелкие ошибки. Вас могут подвести мелочи – черные чернила ручки (нужно заполнять синей ручкой) или неразборчивая подпись.

Не следует делать ставку на самую низкую цену. Она является решающим фактором не всегда. Излишний демпинг сделает контракт невыгодным и испортит репутацию на рынке. Другой негативный момент – если вы заложили в конкурсное предложение цену ниже той, по которой вы продаете товары или услуги другим клиентам, они могут об этом узнать. Это чревато конфликтами и может сказаться на будущих продажах.

Если вы решили участвовать в тендерах, делайте это регулярно. Или не делайте вовсе. Постоянное участие даст возможность получить опыт и навыки быстрого и качественного оформления документации и подготовки предложений.

Автор – вице-президент «Деловой России»