Как малому бизнесу наладить внутренний контроль

В крупных фирмах внутренним контролем бизнес-процессов занимаются специальные сотрудники и даже целые отделы. Но в малом и среднем бизнесе внутренний контроль пока не настолько распространен, хотя кое-кто из владельцев уже начинает вводить у себя те или иные его элементы. Особенно этот вопрос актуален для тех компаний, которые активно сотрудничают с банками и участвуют в госзакупках, а это требует от них большей прозрачности и порядка в финансах.

Специфика организации системы внутреннего контроля на предприятии малого и среднего бизнеса зависит от его размера. Для торговой компании с годовым оборотом в 200–300 млн руб. целесообразно нанимать специальных сотрудников, которые будут заниматься ревизией сделок и финансовых операций, анализом закупок, проверкой контрагентов и прочими мероприятиями. В небольших фирмах большинство контрольных функций на себе приходится замыкать владельцу или руководителю, а для бухгалтерского или технического аудита привлекается сторонняя фирма-исполнитель.

Специалисты СДМ-банка проанализировали опыт своих партнеров – компаний малого и среднего бизнеса и выработали рекомендации о том, как без больших затрат наладить внутренний контроль даже в небольшой компании.

Наладить выборочный контроль торговых и финансовых операций. Это позволит собственнику компании быть в курсе текущей деятельности и иметь возможность вовремя среагировать на надвигающиеся угрозы. Как правило, выборочных проверок бывает достаточно для того, чтобы «держать руку на пульсе». Анализу могут быть подвергнуты отдельные документы или операции, которые интересуют собственника, или же документы для проверки могут быть отобраны методом случайной выборки.

Периодически проводить контрольные закупки (в торговых компаниях). Они покажут, как работают продавцы: не обманывают ли покупателей, пробивают ли чеки, насколько корректно себя ведут. Если в ходе контрольной закупки выяснится, что подобные нарушения все-таки есть, можете порадоваться, что их выявили вы, а не налоговые службы и у вас есть возможность их исправить.

Проверять все крупные сделки, разбить все платежи по уровням важности. Например, платеж на сумму до 100 000 руб. пусть одобряет бухгалтер, до 500 000 руб. – директор и бухгалтер, все что свыше следует отнести к компетенции собственника. Такой метод позволит собственнику контролировать крупные расходы, а также упростит принятие различных финансовых решений: главбуху не придется из-за платежки на тысячу рублей бежать к гендиректору, работа с подрядчиками и поставщиками будет вестись по четким критериям.

Разделить полномочия в руководстве компании. Для малого бизнеса эта практика также актуальна, несмотря на небольшой состав руководителей. В малом и среднем бизнесе организовать разделение полномочий можно хотя бы так: менеджер по продажам готовит сделку, документы по ней подписывает генеральный директор или финансовый директор, а затем ее проверяет и визирует собственник.

Регулярно проводить инвентаризацию в компании. Она поможет контролировать остатки товара и отслеживать покупательский спрос, а также выявлять факты воровства, утаивания и приписок со стороны неблагонадежных сотрудников. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем больше информации получает собственник для принятия управленческих решений. Но и злоупотреблять ими тоже не стоит: слишком частые инвентаризации могут создать у работников ощущение недоверия к ним со стороны администрации. Инвентаризация раз в месяц – этого вполне достаточно для того, чтобы руководство могло держать руку на пульсе.

Регулярно анализировать юридическую документацию. Речь идет о договорах с партнерами, с наемными работниками, а также договорах аренды и займов. Это поможет избежать ошибок в документах, а в случае возникновения проблем – более эффективно защищать свои права, в том числе и в суде. Многие владельцы малых и средних предприятий не могут отстаивать свои права именно в силу юридической безграмотности. Но эти риски можно минимизировать с помощью специалистов, которые проверят корректность документов и помогут грамотно их составить.

Проводить финансовый аудит хотя бы один раз в несколько лет. Аудит выявит все слабые места в бухгалтерском и налоговом учете компании и сделает отчетность корректной и прозрачной. Но в России не так много собственников малого бизнеса обращаются к аудиторам для проверки бухгалтерской отчетности – это услуга довольно дорогая, и не каждая компания может себе ее позволить. Стоит помнить, что бухгалтер – обычный человек и, как и любой из нас, может ошибаться. Эти ошибки могут обернуться большой бедой для бизнеса. Даже незначительные огрехи в бухучете могут нанести серьезный финансовый урон компании, испортить репутацию и отношения с налоговыми органами и кредиторами. Все это обойдется компании куда дороже, чем стоимость аудита.

Внутренний контроль (даже отдельные его элементы, внедренные в компании) помогает и в отношениях с партнерами и банками, так как снижает многие корпоративные и финансовые риски и улучшает качество бизнеса. К такой компании банк, например, может проявить больше лояльности при обращении за кредитом.

Система внутреннего контроля дает владельцу компании дополнительный уровень защиты от финансовых и корпоративных рисков, помогает свести к минимуму ошибки вследствие человеческого фактора и злоупотребления со стороны персонала. Налаживание этой системы, конечно, потребует определенных усилий, но они того стоят. В конце концов, кто, как не собственник, лучше всех разбирается в своем бизнесе и должен быть уверен, что мимо него не проскочит ничего важного.

Автор – председатель правления СДМ-банка