Как работать, если ничего не успеваешь

В книге «Неприятие перемен» (Immunity to Change) профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи рассказывают, что возрастающая сложность современной жизни вызывает у людей ощущение, что они не справляются ни с работой, ни с обязательствами семейной жизни.

Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку – работать больше и дольше, однако есть другой путь – остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов-руководителей есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 часа утра и приниматься за работу. Например, Сью руководит проектами в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает за несколько проектов и боится пропустить важное срочное письмо. Аджай, основатель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как компания начала расширяться. Возможно, гендиректора компаний с миллиардными оборотами и встают в 4 часа утра, но у большинства гораздо меньший уровень ответственности.

Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость – человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.

Определите основной источник перегрузки

Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить стресс в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от них, но важно определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие этапы, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения – а может быть, поможет все сразу.

Поставьте ограничения по времени и нагрузке. Например, уходите из офиса в строго определенное время; возможно, вам удастся отказаться от некоторых видов задач. Аджай понял, что большое количество времени у него отнимало разрешение конфликтов между членами команды, которые не умели договариваться друг с другом и переадресовывали ему все проблемы. Объясните сотрудникам, что им следует попробовать решить проблему самостоятельно, прежде чем обращаться за помощью к начальнику.

Скажите «нет» перфекционизму

Перфекционизм может привести к безосновательному усложнению задач и проектов, а это прямой путь к прокрастинации и психологическим проблемам. Работы становится все больше, чувство перегруженности растет. Сделанное – лучше, чем идеальное. Важно понимать, когда «уже хорошо», и этого вполне достаточно. Задайте себе вопрос: «Если я продолжу заниматься этим проектом, что это даст?» Если особого смысла нет, остановитесь и переходите к новому делу. Важно признать, что мы не можем достичь идеального результата во всем. Сью в конечном итоге поняла, что какие-то письма всегда останутся непрочитанными, но, если вопрос действительно важный, отправитель свяжется с ней еще раз.

Делегируйте полномочия

Спросите себя, какие задачи самые важные и чему полезнее всего уделять время. Все, что в этот список не попало, могут выполнять другие. Например, можно делегировать управление отдельными проектами и посещение совещаний, попросить коллегу провести собеседование на вакансию вместо вас. Мария обнаружила, что может поручить проведение еженедельного совещания отдела продаж руководителю отдела продаж. Этот человек работал в компании уже год, но Мария еще не передала ему некоторые полномочия, которые всегда оставляла себе, потому что боялась потерять контроль. Делегировав всего лишь одну задачу, Мария освободила 52 ч в год для других важных дел.

Пересмотрите ожидания

Если вы постоянно чувствуете, что не справляетесь, скорее всего, у вас есть установки, которые закрепляют непродуктивный образ действий. Киган и Лейхи называют это «базовыми допущениями». Сью была уверена, что, если она что-то упустит, все обернется неудачей. Аджай полагал, что, если он не будет участвовать в разрешении конфликтов в команде, его перестанут ценить. Мария считала, что, если не контролировать все вокруг, другие все испортят и компания рухнет. Эти убеждения мешали руководителям расстаться со своими привычками, которые как раз и приводили к перегруженности на работе. Со временем, разобравшись в себе, Сью, Аджай и Мария смогли изменить свои взгляды, снизить нагрузку и почувствовали себя более уверенно.

Об авторе: Ребекка Цукер – партнер компании Next Step Partners

Оригинал статьи