Российские компании провалили тест на автоматизацию HR

Компании SAP CIS и Deloitte оценили успехи в автоматизации управления персоналом на 434 предприятиях России по четырехбалльной шкале. Единица ставилась за эйчар на бумаге, двойка – за фрагментарную автоматизацию (отдельные процессы, разрозненные системы, нет единого хранилища данных). Максимальную оценку – четыре балла – ставили за интеллектуальное управление персоналом: с искусственным интеллектом, предиктивной аналитикой, использованием виртуальной и дополненной реальности для обучения.

Выяснилось, что подавляющее большинство российских респондентов застряло между бумажным HR (90 компаний) и фрагментарной автоматизацией (293 компании). Больше 2,5 балла (что соответствует зрелой автоматизации, со стандартными процессами и единым хранилищем кадровых данных) набрала только 51 компания. На высший уровень – интеллектуальное управление персоналом – не попал никто. Есть веские причины, почему компании не спешат тратить большие деньги на цифровой HR.

Нефть в третьем эшелоне

Вера Соломатина, директор по персоналу SAP CIS, не удивлена: управление персоналом компании автоматизируют в последнюю очередь, эффект получается гораздо меньший, если сравнивать с автоматизацией производства, маркетинга или продаж. Другое дело, если большая часть прибыли компании зависит от людей или компания работает на очень конкурентном рынке. А монополистам или компаниям, которые могут удерживать персонал деньгами и льготами (например, нефтяникам), нет особого смысла вкладываться в цифровой эйчар, говорит Соломатина.

Авторы опрашивали респондентов по всем функциям эйчара: кадровому делопроизводству; подбору; адаптации; управлению карьерным ростом; обучению персонала; установке целей и оценке эффективности сотрудников, а также анализу кадровых данных.

Самыми автоматизированными ожидаемо оказались крупные организации со штатом более 10 000 человек. Самыми прогрессивными – банки, металлургические и горнодобывающие предприятия, IT-компании и телеком. За ними розница, фармацевтика, производство потребительских товаров.

В третьем эшелоне (1,7–1,9 балла) – транспортно-логистические, промышленные и нефтегазовые компании. Отстающие – энергетика, строительство и сфера образования – о цифровизации эйчара только задумываются.

Энергетические компании мало заинтересованы в автоматизации управления персоналом: там работники крайне редко меняют работодателя и отрасль в целом. А в строительстве ценность каждого отдельного работника невелика, поэтому автоматизация управления рядовыми сотрудниками не окупится, объясняет Соломатина.

По старинке

Общая картина, по данным опроса, такова: в большинстве компаний сотрудники распечатывают, подписывают и лично приносят заявления на отпуск и прочие документы в отдел кадров. Правда, в половине компаний есть функции самообслуживания по некоторым кадровым процессам на корпоративном портале. Если нужен новый сотрудник, руководитель подает заявку – документ в формате Word или Excel – в отдел персонала.

Новость хорошая: большинство служб персонала ведет базу кандидатов. Другая хорошая новость: в 60% компаний сотрудники могут работать удаленно. В половине компаний есть памятки и инструкции для новичков на корпоративном портале.

Но 42% респондентов говорят, что в их компаниях адаптацией новичков занимаются только непосредственные начальники. А если сотрудник хочет учиться, он должен подать заявку руководителю или в отдел персонала – информационных систем для обучения нет. Большинство отделов персонала не занимаются составлением индивидуальных карьерных планов сотрудников, треть делает это вручную. Большинство сотрудников узнают о целях, которых они должны достичь, и бонусах устно, от руководителя, пересмотр их вознаграждений тоже происходит по усмотрению руководителей. Большинство компаний анализируют кадровые данные вручную в Excel, 35% вообще обходятся без регулярного анализа.

Группа самых продвинутых предприятий использует чат-боты для кадрового документооборота, подбора и адаптации персонала, системы обучения на базе виртуальной или дополненной реальности, бонусы сотрудников рассчитываются автоматически, по результатам их оценки, а вознаграждения пересматриваются регулярно в информационной системе. Но таких хорошо автоматизированных компаний, по данным опроса, менее 10%.

Полмиллиарда рублей

Денег на цифровой эйчар группа лидеров не жалеет – судя по стоимости проектов внедрения системы автоматизации управления персоналом SAP SuccessFactors (SF). По данным недавнего исследования Forrester Research, эталонная международная компания с 20 000 сотрудников за три года потратит на внедрение и подписку на облачные сервисы SF 5,3 млн евро.

В России чемпион – ВТБ, который 18 апреля подвел итоги конкурса на внедрение системы управления персоналом для 58 000 сотрудников объединенного банка (ВТБ и «ВТБ 24»). Стартовая цена контракта – 479,2 млн руб., выиграла заявка Molga Consulting стоимостью 356,9 млн руб. Проект продлится с 2019 по 2021 г.

На втором месте – Сбербанк, который вложил в проект цифровой трансформации персонала на базе SF около 300 млн руб. Сейчас системой пользуется 230 000 сотрудников.

На третьем месте – «Ростелеком» с завершившимся в 2017 г. проектом для 45 000 сотрудников на сумму 106 млн руб.

По данным Forrester Research, эталонная компания со штатом в 20 000 сотрудников за три года получает экономический эффект в 9,8 млн евро. У российских предприятий с оценкой эффекта и сроков окупаемости возникли трудности. «Ведомости» обратились в Сбербанк, «Ростелеком», Evraz, «Мегафон», «Фосагро» и сеть спортивных гипермаркетов «Декатлон». Сбербанк от комментариев отказался. Оценить эффект смогла лишь одна компания – «Декатлон», а сроки окупаемости программ назвали две – «Декатлон» и «Мегафон».

Некоммерческое дело

В сети «Декатлон» проект автоматизации управления персоналом на основе SF завершился в 2018 г. Как рассказал представитель компании, система SF внедрялась одновременно с платформой электронного документооборота, разработанной «Декатлоном» совместно с компанией «СКБ контур». Сеть автоматизировала все кадровые процессы: наем и увольнение, оформление отпусков и командировок, обучение, ведение базы знаний, охрану труда. Проект окупился за девять месяцев, а сегодня «Декатлон» экономит 50 млн руб. в год, говорит представитель сети. Во всех подразделениях упразднили должность кадровика (минус 40 человек), вдвое сократились затраты времени сотрудников и руководителей на кадровое делопроизводство и затраты на пересылку документов. Системой пользуются все 3000 сотрудников .

В «Мегафоне» системой пользуется более 15 000 сотрудников, самым популярным пока остается модуль обучения, запущенный в декабре 2018 г., остальные модули (развитие и карьера, результативность и целеполагание, соцсеть, оценка, компенсации и адаптация) были запущены в начале апреля 2019 г., рассказал представитель компании. Основные эффекты – сокращение времени на рутинные операции, упрощение взаимодействия между сотрудниками и управлением персоналом, дебюрократизация бизнес-процессов, появление полной сквозной аналитики. Плановый срок окупаемости проекта – год, сообщил представитель «Мегафона».

Никита Черкасенко, директор департамента HRM-технологий и аналитики «Ростелекома», рассказал, что целью проекта была автоматизация рекрутинга, адаптация, оценка, постановка и контроль исполнения целей и KPI, расчет премий, планирование карьеры и обучения в одной системе. Сейчас системой пользуется несколько десятков тысяч сотрудников. По его словам, основной эффект автоматизации – не в сокращении затрат или улучшении характеристик кадрового состава, а в повышении управляемости благодаря стандартизации процессов и новым возможностям анализа данных. Проект запускался как некоммерческий и не предполагал оценки сроков окупаемости, говорит Черкасенко.

Только для топов

Многие российские компании ограничивают число пользователей цифрового HR службой персонала и топ-менеджментом. В «Фосагро» системой SF пользуются 125 топ-менеджеров, рассказал директор по персоналу и социальной политике Дмитрий Бородич. В компании используется модуль оценки по целям. «Мы не ставили перед собой цели экономии. Прежде всего стремились повысить качество процесса оценки персонала», – говорит Бородич. Руководители, зайдя в систему, могут видеть как свои KPI, так и KPI подчиненных, замечает Бородич.

В Evraz системой SF пользуются 1500 руководителей, говорит Галина Тихонова, директор Evraz по корпоративному обучению и работе с вовлеченностью. Руководители активно вовлечены в процессы подбора, оценки, постановки годовых целей, в работу кадровых комитетов, служба персонала лишь консультирует. Процессы стали прозрачнее, замечает Тихонова. Первый пик пользования – в начале года, когда идет подведение итогов прошлого года и постановка целей на год. Второй пик – подготовка к кадровым комитетам в марте-апреле. Третий пик – июнь, когда запускается оценка по методу 360º для руководителей и число пользователей увеличивается за счет подключения их подчиненных, рассказывает Тихонова.

По данным Forrester Research, именно автоматизация оценки персонала и расчета вознаграждений дает львиную долю экономии. Проблема в том, что внедрение таких систем вызывает сопротивление сотрудников – никто не любит быть оцениваемым, говорит Майя Колосницына, партнер практики SF в компании «Экопси консалтинг». Есть и другие причины. Люди привыкли получать задачи от руководителя; они ждут, что оценка будет проводиться в личной беседе или по телефону.

Или им не объяснили преимущества информационных систем для них лично: что они смогут заранее рассчитать свою премию или запланировать обучение именно по тем дисциплинам, где у них недостаточно знаний. Либо же люди видят, что лучшие сотрудники не получают повышения, несмотря на хорошую оценку, руководители ставят оценки формально, но это проблема не технологий, а корпоративной культуры, считает эксперт.