Почему руководителям опасно увлекаться тайм-менеджментом

Декан Harvard Business School Нитин Нориа и знаменитый профессор этой школы, автор книг о конкуренции Майкл Портер, очень загружены: их календари переполнены записями о встречах и мероприятиях, а с журналистами они беседуют по дороге в аэропорт. Очень известные и очень занятые исследователи – Нориа и Портер в последние годы посвятили часть времени выяснению того, на что тратят время топ-менеджеры, все более озабоченные личной продуктивностью.

Нориа и Портер организовали исследование, в котором 27 генеральных директоров в течение трех месяцев классифицировали и отслеживали свои действия. В большинстве случаев делать это им помогали незаменимые личные помощники. На основании полученных таким образом данных Портер и Нориа рассчитали средние показатели. Не исключено, что другие топ-менеджеры теперь начнут сравнивать собственное поведение с выводами исследователей и ориентироваться на них, а в результате уровень их загруженности и стресса вырастет.

У наблюдений за деятельностью топ-менеджеров долгая история. Профессор Генри Минцберг начал заниматься этим еще в 1970-е гг. Он заметил, что ученые строят много теорий о менеджменте, имея очень мало информации о том, чем на самом деле занимаются руководители. Позднее консультанты из Bain & Company опросили 300 топ-менеджеров и выяснили, в частности, что около 15% времени в компаниях тратится на совещания и эта доля растет.

В выводах исследований чувствуется здравый смысл: планировать более короткие совещания, меньше пользоваться электронной почтой (по подсчетам Портера и Нориа, на электронные средства связи уходит около четверти рабочего времени топ-менеджеров), встречаться с клиентами и подчиненными лично, заниматься спортом, хорошо спать по ночам, выделять в графике время для спонтанных встреч (как бы парадоксально это ни звучало) и, опять же, держаться подальше от электронной почты.

Но рекомендации, как проводить время топ-менеджерам, подвержены постоянно меняющейся моде. Профессора из Гарварда начали исследовать топ-менеджеров в 2006 г., и с тех пор их выборка выросла, но в настоящий момент в ней всего две женщины. Современному исследованию нужна более разнообразная выборка. И, возможно, его выводы были бы иными.

Например, нынешняя мода на экстремальный спорт и физические нагрузки – от парапланеризма до участия в соревнованиях типа Ironman – может пойти на спад. Один топ-менеджер, занимающийся триатлоном (это увлечение требует тренировок по 15 ч в неделю и более), рассказывал, что спросил у своего тренера, как достичь высокого класса в триатлоне. Тот ответил, что для этого нужно тренироваться как минимум на 10 ч в неделю больше. Это возможно только за счет рабочего времени или, что еще хуже, за счет общения с семьей.

Развитие технологий за последнее десятилетие дает топ-менеджерам новые инструменты отслеживания занятости и эффективности. В программном обеспечении Apple появились функции, помогающие пользователям бороться с зависимостью от смартфонов. Множество других приложений позволяет менеджерам фиксировать, чем они занимаются, так же просто, как замерять пульс, количество пройденных шагов или потребленных калорий. Автор книг по менеджменту Джим Коллинз много лет измерял собственную производительность и старался придерживаться в среднем 1000 ч созидательной работы в год. Согласно его подходу качество потраченного времени важнее, чем его количество.

Но даже если топ-менеджерам удается организовать свою работу более эффективно, они все равно сталкиваются с множеством неизбежных побочных эффектов, не предусмотренных никакими рекомендациями, пишет профессор Минцберг. Например, руководитель должен понимать, на что именно тратится его время, и периодически оценивать, можно ли распорядиться этим ограниченным ресурсом более эффективно. Однако постоянное взвешивание, чем именно лучше пожертвовать, – верный способ добавить стресса и без того загруженным топ-менеджерам. По подсчетам исследователей из Гарварда, средний гендиректор компании в США работает 62,5 ч в неделю.

Глава компании Spirit AeroSystems Том Джентайл, принимавший участие в гарвардском исследовании, упрекает себя за то, что уделяет слишком много времени электронной почте и недостаточно – спорту и хобби. Следить за здоровьем очень важно, но иногда можно и пожертвовать занятиями на велотренажере ради того, чтобы почитать роман или послушать музыку – и не следить за временем. Как подсчитали исследователи, Джентайл проводит больше времени с клиентами и поставщиками по сравнению с другими директорами. Зато почти две трети своего свободного времени он посвящает семье. Это значительно выше среднего показателя директоров по результатам исследования, который составил 47%. И за это вряд ли стоит себя ругать, утверждают авторы исследования.

Перевела Надежда Беличенко