Почему российские компании платят мизерные командировочные

Недавно сервис OneTwoTrip for Business провел онлайн-опрос, каким образом сотрудникам компаний оплачивают расходы в командировках. 71% из 1300 опрошенных бизнес-путешественников признались, что суточных не хватает на расходы в поездках. Довольны выплатами 29%.

Авторы опроса выясняли, сколько же платят компании. Каждый пятый респондент сообщил, что получает менее 300 руб. суточных, и лишь 8% командированных сказали, что им платят больше 2000 руб. суточных.

Справедливый расчет суточных влияет на заинтересованность сотрудников в командировках и, если сотрудник вынужден тратить личные деньги, у него пропадает желание выезжать, говорит директор по развитию сервиса OneTwoTrip for Business Никита Булгаков. В то же время работодателю не следует платить больше, чем необходимо, потому что сотрудники тут же потратят эти деньги на личные нужды, замечает он. «Ведомости» пытались выяснить, как компании рассчитывают суточные.

Не хватает на еду

Многие из опрошенных «Ведомостями» сотрудников компаний говорили, что получают от работодателя не более 700 руб. на сутки. Откуда взялась эта сумма?

По закону компания может платить сотруднику любые суточные на свое усмотрение, однако только суточные до 700 руб. для поездок по России и до 2500 руб. для поездок за рубеж не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, говорит Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры». Затраты на командировки в расходы компании удастся списать, только если она сможет правильно документально подтвердить, что эти расходы действительно производственные, говорит партнер компании Strategic Business Partner Елена Каминская. В противном случае налоговая инспекция может заподозрить компанию в раздувании себестоимости с целью ухода от налогов.

Размер командировочных и виды расходов сотрудников обычно регулируются нормативными актами компании, говорит Иванова. И если затраты на питание в командировке превысили установленные суточные, сотрудник вправе потребовать возмещения. Однако эта компенсация тоже облагается страховыми взносами, говорит юрист. Если завтрак входит в стоимость номера в гостинице, во многих российских провинциальных городах на 700 руб. вполне можно пообедать и поужинать, считает Виктория Петрова, гендиректор консалтинговой компании «ЛюдиPeople».

Сотрудники же говорят, что этих денег не хватает даже на еду. Один из сотрудников компании, входящей в группу ОАК, рассказал, например, что в командировках часто вынужден угощать в ресторанах партнеров по бизнесу, 700 руб. в сутки ему не хватает и он вынужден доплачивать из собственного кармана. Он сообщил, что линейным менеджерам представительские расходы не полагаются.

Суточные в 700 руб. платили еще 10 лет назад, вспоминает партнер EY Денис Королев, который тогда работал в другой компании. Он рассказывает, что постоянно ездил в командировки в Сибирь, ему выдавали 720 руб. на сутки и за питание в отдаленных районах страны, например на Крайнем Севере, он нередко доплачивал сам.

Суточные в компании ФСК ЕЭС, по словам их представителей, выше 700 руб. Райффайзенбанк, по словам представителя, платит от 1000 руб. суточных в России. Суточные в ФСК ЕЭС ежеквартально корректируются в соответствии с индексом потребительских цен, утверждает представитель.

По данным опроса OneTwoTrip, 15% респондентов будут вполне довольны суточными в 1000 руб., 23% хотели бы получать 2000 руб. в сутки, 28% – 3000 руб., 9% – 4000 руб., 25% устроили бы выплаты в 5000 руб. или больше за сутки.

Комфорт под контролем

В последние годы компании стараются экономить на командировках и решать вопросы по скайпу или на видеоконференциях. Они отправляют сотрудников в командировки, лишь если вопрос нельзя решить удаленно, например нужно подписать документы, проконтролировать работу или переговорить лично, говорит Петрова. По ее словам, крупные компании стараются обеспечить сотрудникам комфортные условия проживания в командировке, но следят за тем, чтобы комфорт не был излишним. Они систематически контролируют крупные расходы – на проживание и проезд, говорит Петрова.

«Ведомости» спросили 18 крупных российских и международных компаний, как они контролируют траты сотрудников в бизнес-путешествиях. Ответ дали только три компании. Владимир Химаныч, управляющий директор по работе с персоналом Райффайзенбанка, рассказал, что банк применяет электронную систему заявок на командировки. Суточные, предельные затраты на проживание и стоимость билетов регламентированы. Работник вводит заявку, в ней он может сообщить пожелания по перелету и проживанию, но, если он превысил лимит, установленный банком, система его предупредит. Система автоматически рассчитает суточные для конкретного сотрудника – по России от 1000 руб. В 90% случаев билеты и гостиницы бронируют сотрудники отдела деловых поездок, они сравнивают тарифы, подбирают оптимальное время перелета и дополняют заявки формами документов, которые понадобятся для авансового отчета после командировки.

Похожая система электронного документооборота действует и в группе Evraz. Ее вице-президент Наталья Ионова рассказывает, что бюджет на командировки утверждается ежегодно. В этом году компания запустила новые проекты, число командировок выросло, говорит Ионова. Когда сотрудник собирается в командировку, он пишет заявку на внутреннем портале, компания бронирует билеты и номер в гостиницах Новокузнецка или Нижнего Тагила (где расположены комбинаты Evraz), с которыми у нее заключен договор.

Классы билетов и предельная стоимость проживания регламентированы для всех должностей, рассказывает представитель ФСК ЕЭС. Если сотрудник самостоятельно бронирует билет, гостиницу и оплачивает другие расходы, после поездки он должен предоставить отчет для компенсации расходов, и компания проверит обоснованность трат.

Украсть по мелочи

Тем не менее все опрошенные компании сообщили, что не следят за тем, на что сотрудники тратят суточные, если они укладываются в лимит. Но они пытаются контролировать перерасход. Королев из EY говорит, что большинство крупных работодателей выдает сотрудникам корпоративные карты, на которые начисляются суточные и которыми они должны расплачиваться в командировках. Компенсации за перерасход можно запрашивать лишь по суммам, потраченным с этой карты.

Однако в некоторых городах до сих пор невозможно везде расплачиваться картами и работнику часто дают наличными не только суточные, но даже деньги на оплату гостиницы, говорит Иванова. И это открывает простор для мелких махинаций, поясняет она: например, работник живет у родственника, договаривается с администратором гостиницы о том, чтобы тот поставил штампы о прибытии и убытии, а деньги присваивает. Или сотрудники покупают чеки прямо на вокзале в небольших городах, а потом сдают их в бухгалтерию – в подтверждение расходов, говорит Королев. Увеличение суточных до уровня, который обеспечивал бы нормальный комфорт в командировке, могло бы помочь в борьбе с этим мелким мошенничеством, объясняет эксперт. По его мнению, суточные надо поднять до1500 руб. для России.

Поможет решить проблему и гибкий расчет суточных в зависимости от пункта назначения. Лучшая практика такова: разделить страну на регионы, проанализировать местные цены на продукты и общепит и рассчитать суточные для каждого региона, рассказывает Королев.

Меньше развлечений

Опрос OneTwoTrip показал, что 80% работников стараются найти в командировке время для личных дел: встреч с родственниками и друзьями, осмотра достопримечательностей или шопинга. 20% опрошенных сказали, что в командировке занимаются исключительно работой.

Химаныч из Райффайзенбанка рассказывает, что банк может позволить сотруднику задержаться на выходные в командировке, потому что авиабилет с вылетом в выходной день в среднем на 30–40% дешевле, чем билеты туда и обратно в рабочие дни. Банк оплачивает сотруднику билет в оба конца, но за гостиницу и питание в выходные дни работник платит сам, говорит Химаныч.

Ионова из Evraz говорит, что по внутреннему распорядку компании командировки могут приходиться только на рабочие дни. Если сотрудник задерживается на выходные, он оплачивает все расходы самостоятельно.

В последние годы, считает Каминская из Strategic Business Partner, сотрудники российских компаний все-таки все реже занимаются в командировках личными делами. Она вспоминает, что раньше на региональных конференциях и совещаниях зал наполовину пустел уже на второй день после обеда – командированные разбредались по городу. Теперь залы полны до последнего дня конференции, говорит Каминская.