Как предприятия перестроили работу в сезон отпусков

Интенсивность работы растет день ото дня, констатирует профессор кафедры управления человеческими ресурсами Высшей школы экономики Елена Варшавская. После массовых сокращений работников в компаниях осталось намного меньше, чем раньше, и в 2016 г. особенно остро встала проблема планирования отпусков, объясняет эксперт. Людей либо не отпускают на отдых, либо удлиняют рабочий день коллегам отпускника, нагружая их обязанностями отсутствующих, но без всякой прибавки к жалованью, говорит она.

«Одна моя знакомая, юрист торговой компании, не смогла в августе уйти в отпуск, так как штат юристов был сокращен и ее некому было заменить на судебном процессе. Женщине пришлось сдать уже купленные авиабилеты на Майорку», – рассказывает партнер компании «Экопси-консалтинг» Мария Макарушкина.

Некоторые руководители действуют жестко. По словам совладельца компании CallbackHunter Руслана Татунашвили, руководитель, который отправил людей в отпуск или сам собрался на отдых, должен в полной мере выполнять планы продаж. Сколько бы людей ни отсутствовало в его отделе, даже если отсутствует пять из шести, продажи должны идти своим чередом, чтобы эффективность работы не падала. В противном случае руководитель, вернувшись из отпуска, узнает, что он остался не у дел.

Другие же считают, что надо перестраивать работу в период отпусков. По словам руководителя компании по поиску менеджеров по продажам Salesupaudit Анастасии Грошевой, многие менеджеры по продажам работают все лето, не уходя в отпуск, а потом у них резко иссякают силы, они берут отпуск, после которого не желают возвращаться к прежнему работодателю. Непосильный летний труд заставляет сотрудников искать новое место, что невыгодно работодателю. Поэтому большинство компаний стараются находить компромисс между желаниями сотрудников и требованиями бизнеса.

Тщательное планирование

Совладелец компании «Энерджи фуд рус» по производству энергетического мармелада Megaday Даниил Сергунин неохотно отпускает на отдых ключевых сотрудников, например главного бухгалтера, потому что вынужден брать всю бухгалтерию на себя. В отпускную пору Сергунин старается не давать одновременно отпуска работникам с похожими функциями, особенно топ-менеджменту. Он вспоминает, как однажды руководитель подразделения и его заместитель одновременно ушли в отпуск, а свои обязанности возложили на подчиненного. Но работа в подразделении не ладилась. Исполняющий обязанности руководителя сотрудник две недели не мог выполнить поставленную задачу – провести переговоры с клиентом. А руководитель, вернувшись из отпуска, договорился с клиентом за два дня.

С тех пор Сергунин более тщательно планирует отпуска руководства. Каждый руководитель пишет инструкцию, что и кому конкретно он поручает. Сергунин отправляет в отпуск не более 2–3 человек из подразделения одновременно. Летом деловая активность снижается: меньше тендеров у больших компаний, ниже закупочная активность розничных сетей, партнеры сами уходят в отпуск. «В феврале я ни за что не отпустил бы в отпуск сразу троих. Но летом могу это позволить», – говорит он.

Доплата оставшимся

Некоторые предприниматели пытаются подсластить пилюлю и доплачивают сотрудникам, которые дополнительно берут на себя обязанности отпускников. Например, председатель совета директоров компании «Конфаэль» Ирина Эльдарханова говорит, что компания делает кондитерские изделия на заказ и многие сотрудники незаменимы, поэтому линейные руководители дают им отпуска по первой просьбе, лишь бы они отдохнули. Оставшиеся на работе коллеги начинают больше работать, но у них почасовая оплата. И если они сильно перерабатывают, то получают доплату к своей обычной ставке.

А владелец компании «Шар» (производитель детских развивающих игрушек) Игорь Золотов доплачивает сотрудникам, берущим на себя дополнительные обязанности в период отпусков, если эти обязанности не связаны непосредственно с их обычной деятельностью. Например, если кадровик выполняет работу ушедшего в отпуск секретаря, он получает надбавку.

Временная замена

Грошева из Salesupaudit вместо ушедшего в отпуск сотрудника временно нанимает внештатного специалиста. «Сейчас на рынке много фрилансеров. Они стоят недорого, и все хотят получить работу. У нас есть проекты, где обязанности и бизнес-процессы четко прописаны в инструкциях. Фрилансер сразу входит в курс дела», – рассказывает она. За счет таких внештатников, по словам Грошевой, Salesupaudit создает удаленный кадровый резерв и это помогает компании переживать пору отпусков без потерь.

Летом всегда растет спрос на временный персонал, констатирует гендиректор компании по предоставлению временного персонала FreeWork Юлия Лысенко. «Компании встают перед выбором: либо не отпускать людей в отпуска, либо распределять их обязанности между другими сотрудниками (что приводит к потере эффективности), либо нанимать вместо отпускников временных работников. И многие выбирают последнее, тем более что это недорого», – говорит она. По ее словам, временный сотрудник стоит на 10–15% дороже штатного персонала. Но временными работниками чаще всего замещают людей на низкоквалифицированных должностях с невысокими окладами, и в абсолютных цифрах затраты на них невелики. Лысенко заметила, что сейчас временный персонал все чаще заказывают не только крупные, но также средние и малые предприятия. Особенно часто требуются временные секретари в приемной и ассистенты отделов, которые ведут документацию и делают звонки. А компаниям с летним пиком продаж нужен сезонный вспомогательный персонал – продавцы, уборщики и промоутеры.

Нанимать трудоголиков

Некоторые компании изначально набирают нетребовательных сотрудников. «Мы берем на работу энергичных молодых людей до 35 лет. У них нет семьи и на первом месте стоит карьера», – рассказывает совладелец компании Ironstar по организации любительских соревнований по триатлону Владимир Волошин. Его сотрудники уходят в короткие отпуска по 7–10 дней несколько раз в год. В отпуске они отвечают на телефонные звонки и заходят в рабочую почту, продолжая участвовать в работе над проектом. Два человека из проектной команды в 6–8 человек одновременно в отпуск не уходят. Отпуск можно получить в основном в феврале, а не летом, так как три летних месяца команды занимаются организацией соревнований и у них нет свободной минуты.

Владелец небольшой компании «Живые впечатления» по выпуску блокнотов и ручек из обрезков дизайнерской бумаги Алексей Травин говорит, что специфика бизнеса и вовсе не предполагает официальных отпусков. Сотрудник может взять из офиса ящик с обрезками бумаги и делать из них ручки и блокноты где угодно, хоть дома, хоть в номере гостиницы на море. Главное – принести в офис готовый продукт.

Чехарда с отпусками и перераспределением обязанностей в отпускную пору происходит отнюдь не из-за того, что сотрудники малых и средних предприятий сильно перегружены работой, уверен гендиректор компании «Организация времени» Глеб Архангельский. Просто руководство многих предприятий до сих пор не ведет электронных календарей отпусков, где были бы четко прописаны отпуска и должностные обязанности всех сотрудников, а также не использует электронных систем удаленного контроля, которые позволяют руководителям спокойно уходить в отпуска и контролировать работу подчиненных из любой точки мира, считает эксперт. По мнению Архангельского, дело в неумении грамотно организовать рабочие процессы и в нежелании руководства осваивать программы удаленной работы. Легче просто не отпустить людей в отпуск или завалить работой оставшихся на рабочих местах, говорит он.