Работодатели несут многомиллионные потери из-за командировок своих сотрудников

Лишь десятая часть российских компаний с большими командировочными бюджетами (от 300 млн руб. в год) умеет профессионально управлять этими расходами и предотвращать махинации сотрудников, замечает Андрей Воронин, владелец компании ATH American Express, занимающейся организацией деловых поездок. Злоупотребления с командировками весьма распространены. По данным международной Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, на неправомерное возмещение расходов со стороны сотрудников в 2014 г. пришлось около 14% всех случаев присвоения активов в компаниях. По мнению Дениса Королева, старшего менеджера компании EY, кризис только усугубляет ситуацию. Опросив экспертов, «Ведомости» составили список самых популярных махинаций с командировочными расходами.

Золотой билет

Больше всего денег компании теряют на оформлении авиабилетов, отмечают эксперты. По мнению Воронина, самая распространенная схема – когда сотрудник покупает более дорогой билет или выбирает авиакомпанию, картой лояльности которой он пользуется. На этой карте накапливаются бесплатные мили за служебные полеты, и за эти мили сотрудник потом бесплатно летает с семьей в отпуск.

Из-за этих манипуляций бюджет на авиабилеты увеличивается на 10–20%, замечает Воронин.

Сотрудники могут оформлять авиабилеты на уволившихся коллег, а потом сдавать их через агентство, которое выписало эти билеты, и получать наличные. Еще проще обстоит дело с железнодорожными билетами, которые можно вернуть в кассе любого вокзала. В практике Воронина был случай, когда сотрудник одной крупной компании периодически выписывал на несуществующих коллег билеты в вагонах первого класса на поезд Москва – Владивосток стоимостью 60 000 руб., а потом сдавал их на вокзале и забирал деньги. В таких схемах, как правило, участвует один или несколько человек, а ущерб может измеряться миллионами рублей, говорит эксперт.

Бороться с билетными злоупотреблениями несложно – например, заставить подчиненных покупать самые дешевые билеты и оформлять их через электронные системы бронирования. Например, в торговой сети «Леруа Мерлен» сотрудники имеют доступ в систему онлайн-бронирования партнерского туристического агентства. В ней отражаются все имеющиеся на рынке предложения, и те из них, которые превосходят установленный в компании лимит для соответствующего типа билетов и пункта назначения, помечаются красным значком, а более дешевые предложения – зеленым. Сотруднику разрешено выбирать только зеленые варианты. По словам Веры Боярковой, директора по персоналу «Леруа Мерлен», при бронировании билета или номера в отеле, помеченного красным значком, система автоматически направляет заявку сотрудника финансовому контролеру подразделения и он принимает решение, одобрить бронь или нет. В систему каждый заходит под своим паролем, поясняет Бояркова, и никому из сотрудников не удастся что-либо оформить на коллег или на уволившихся сотрудников.

Если электронной системы в компании нет, работодатель должен обязать командированного сотрудника представлять доказательства, что он выбрал самый дешевый рейс из возможных. Например, сотрудник должен показать руководителю распечатку предложений с билетных сайтов. Достаточно закрепить такое требование в положении о командировочных расходах и дать его сотруднику для ознакомления под расписку, говорит Королев.

Агентство неприятностей

В последнее время на рынке появилась мошенническая схема с участием агентств, которые занимаются оформлением авиабилетов, рассказывает Станислав Костяшкин, гендиректор компании Continent Express, специализирующейся на деловом туризме. Агентства вносят в электронные билеты изменения, вставляя в них помимо сервисного сбора, указанного в договоре, дополнительные суммы или несуществующую таксу, поясняет он. По словам Воронина, если сравнить обычный и измененный агентством билет, то в последнем в строках с налогами, сборами и пошлинами будут значиться суммы, завышенные на 200–300 руб. В результате итоговая цена билета увеличивается в среднем на 1000 руб. Эти деньги агентство либо полностью оставляет себе, либо делится с менеджером компании, отвечающим за командировки. Признак недобросовестности агентства – очень низкие расценки на обслуживание, меньше 300 руб. с билета, говорит Воронин.

Компаниям трудно обезвреживать такие схемы. Чтобы проверить партнера на благонадежность, нужно проанализировать большой объем информации (об акционерах, директорах, участии в судебных спорах, имеющихся фактах нарушения ими закона и т. п.), замечает Королев. Внутренним сотрудникам компании часто для этого не хватает квалификации, а доверять проверку билетных агентств сторонним фирмам обойдется недешево – от 1000 до 3000 евро за проверку одного контрагента.

Президентские апартаменты

При бронировании номеров в гостиницах способов обмануть работодателя ничуть не меньше, чем при заказе билетов. Например, сотрудник бронирует самый дешевый номер, но, приехав в гостиницу, переселяется в более дорогой. Бухгалтерия знает, что руководство одобрило поездку, но понятия не имеет, какой именно номер в отеле был разрешен. В одной крупной российской компании такой схемой пользовались сотни сотрудников, компания теряла на этом миллионы рублей, рассказывает Воронин.

Избежать потерь нетрудно – достаточно добавить в положение компании о командировках пункт о том, что расходы, связанные с переселением в номер улучшенной категории, сотрудник оплачивает из личных средств, говорит Королев. Также следует обязать сотрудника вместе с авансовым отчетом и чеком из отеля предоставлять в бухгалтерию документ – подтверждение брони, в котором указана категория номера. Бухгалтер должен не полениться сверить данные брони с категорией номера, в котором человек проживал по факту. Работодатель должен объяснить сотрудникам бухгалтерского отдела, что проверять авансовые счета – их обязанность, и в случае необходимости наказать ленивых, говорит Королев.

Еще более серьезный вид мошенничества – бронирование номеров на мертвые души – бывших или существующих, но ни о чем не догадывающихся сотрудников. Сотрудницу крупной розничной сети поймали на том, что она не только сама жила полгода в пятизвездочном отеле за счет компании, но и потратила несколько миллионов рублей компании на номера для родственников, рассказал Воронин.

В идеале бронирование гостиниц должно вестись через электронные системы, говорит Королев. Система автоматически будет отправлять заявку на одобрение тому сотруднику, на кого заказывается номер.

Ужин с трюфелями

Труднее всего бороться с присвоением денег с корпоративных карт, выданных для оплаты представительских расходов. Допустим, сотрудник устраивает под видом деловой встречи ужин с друзьями. Или он оплачивает счет якобы за деловой обед собственными деньгами, забирает кассовый чек, а потом предъявляет его в бухгалтерию и просит возместить ему всю сумму. К примеру, за ужин в Лондоне на шесть человек по 100 фунтов на каждого командированный сотрудник получит от компании 500 фунтов (56 000 руб.), рассуждает Воронин. 100 таких ужинов в год – и компания потеряет из-за мошенничества 5,6 млн руб.

Нередко деньги с корпоративной карты используются сотрудником для личных нужд, например для заправки автомобиля, приводит другой пример Королев. А потом он включает эти расходы в один авансовый отчет вместе с реальными служебными расходами в надежде, что никто не заметит. Пресечь злоупотребления можно дисциплинарным способом: обязать сотрудников предоставлять отчеты с указанием имен приглашенных, их мест работы и целей встречи.

По словам Королева, электронные системы контроля командировочных расходов позволяют решить все проблемы, но они обычно входят в состав дорогих ERP-систем, которые имеются не в каждой компании. Но в любом случае подробный отчет о командировочных расходах поможет справиться с большинством схем. Авансовые отчеты должны проверяться на разных уровнях – от руководителей отделов до менеджеров и бухгалтеров. Люди должны понимать, что они несут ответственность за траты. А недобросовестных сотрудников нужно штрафовать или даже увольнять, убежден он.

Исправленная версия. Первоначальный опубликованный вариант можно посмотреть в архиве "Ведомостей" (смарт-версия)