Директора сокращают встречи до 15 минут

Каролин Пламб, сооснователь и гендиректор консалтинговой фирмы Fresh­Minds, и Дивиния Ноулз, президент и финансовый директор технологической компании Mind Candy, в результате эксперимента обнаружили, что разгрузили свои расписания и сделали встречи куда эффективнее.

Для Пламб это был вынужденный шаг. После рождения в 2010 г. ребенка она вернулась к работе, но сократила рабочую неделю до четырех дней: «В это время я хотела впихнуть куда больше, чем делала обычно». Сократить время на совещания было самым очевидным решением. Они растягивались на час – так была устроена система внутреннего расписания. Поначалу Пламб сократила их до получаса, а потом еще вдвое.

Только на прошлой неделе у нее было 17 совещаний. Ограничение по времени оказалось потрясающей вещью: «В итоге у меня выросли перерывы между встречами, которые я могу посвятить важным вещам». Но и ее сотрудники тоже оказались в выигрыше.

«Встречи оказываются куда продуктивнее, – продолжает она. – Теперь мы тратим время не на уговоры их участников ускориться, а на обсуждение и принятие решений».

Загодя участники встречи получают ее повестку и нужную информацию, подготовленную ответственным за мероприятие. Пламб рассчитывает, что участники заранее обдумают свою позицию и придут с готовыми решениями. Потому как времени на пустые разговоры явно нет: «Совещания не предназначены для общих рассуждений. Социальным и культурным аспектам бизнеса нет на них места». Чтобы стимулировать краткость, совещания проводятся стоя или же на местах для отдыха сотрудников.

Ноулз из Mind Candy признает, что тягомотина совещаний встала ей поперек горла год назад, в итоге она «повыкидывала все игрушки из этого манежа», иначе рабочий день превращался в непрерывную череду встреч.

«Каждая длилась 45 минут, но если структурировать ее, можно было легко уложиться в полчаса», – вспоминает она. Совещания грозили захватить все ее время: перерывы между ними были так малы, что Ноулз просто не успевала ничем заняться всерьез.

Она установила в компании правило, что идеальное совещание идет 15 минут, максимум полчаса. Исключение – еженедельная часовая встреча старших менеджеров.

К большому разочарованию и Ноулз, и Пламб, они пока ничего не могут поделать со встречами вне компании, которые обычно занимают около часа. Похоже, только дай им волю – они ликвидируют и светские беседы, и чаепития.

FT, 15.03.2015, Антон Осипов